Projects in Controlled Environments

PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) ist eine Projektmanagement-Methode. Sie behandelt Management, Steuerung und Organisation eines Projekts.

Diagramm zu den PRINCE2-Prozessen. Die Pfeile symbolisieren Informationsflüsse.

Geschichte

PRINCE (Projects in Controlled Environments) ist eine Projektmanagement-Methode für Organisation, Management und die Steuerung von Projekten. Sie wurde ursprünglich 1989 von der britischen Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) als Regierungsstandard für Projektmanagement im Bereich der Informationstechnik (IT) entwickelt, wurde jedoch bald regelmäßig auch außerhalb von reinen IT Umgebungen angewendet.

PRINCE2 wurde 1996 als allgemeine Projektmanagement-Methode veröffentlicht. PRINCE2 ist zunehmend populärer geworden und ist nun der de facto-Standard für Projektmanagement in Großbritannien. Seine Anwendung ist mittlerweile in mehr als 50 anderen Ländern verbreitet. Die aktuelle Version wurde 2005 vom Office of Government Commerce (OGC) veröffentlicht, das mittlerweile die CCTA abgelöst hat.

PRINCE2:2009 Refresh: Seit 2006 wird die Methode grundlegend überarbeitet und wird am 16. Juni 2009 als PRINCE2:2009 veröffentlicht. Die Beibehaltung der Bezeichnung "Prince2" (anstatt "Prince3" o.ä.) soll ausdrücken, dass die Methode den Grundprinzipien treu bleibt. Nichtsdestoweniger handelt es sich hierbei um eine Anpassung der Methode von 1996 an die veränderte Geschäftswelt einschließlich einer starken Verschlankung der Methode, der Klärung von bisherigen Kritikpunkten bzw. Missverständnissen sowie eine bessere Integration von PRINCE2 mit anderen Methoden (ITIL, P3O, P3M3, MSP, M_o_R usw,).

Prozesse

PRINCE2 ist ein prozessorientierter Projektmanagement-Ansatz. Es werden acht Prozesse definiert:

• Lenken eines Projekts, Directing a project (DP)
• Planung eines Projekts, Planning (PL)
• Vorbereiten eines Projekts, Starting up a project (SU)
• Initiieren eines Projekts, Initiating a project (IP)
• Steuern einer Phase, Controlling a stage (CS)
• Managen der Produktlieferung, Managing product delivery (MP)
• Managen der Phasenübergänge, Managing stage boundaries (SB)
• Abschließen eines Projekts, Closing a project (CP)

Wichtig und etwas ungewohnt ist die Trennung der o.a. Prozesse von den Projektphasen (Stages). Eine Phase besteht aus mehreren Prozessen, der Prozess Vorbereiten eines Projekts (SU) ist dem Projekt vorgelagert und gehört damit zu gar keiner Phase.

Ein PRINCE2-Projekt muss aus mindestens zwei Phasen bestehen, nämlich der Initiierungsphase und mindestens einer Managementphase. Die Initiierungsphase besteht aus den Prozessen Initiieren eines Projekts (IP) und Managen der Phasenübergänge (SB), eine Managementphase aus den Prozessen Steuern einer Phase (CS), Managen der Produktlieferung (MP) und Managen der Phasenübergänge (SB). Wenn die Managementphase die letzte ist, wird der Prozess SB durch den Prozess Abschließen eines Projekts (CP) ersetzt.

Der Prozess Lenken eines Projekts (DP) bezieht sich auf die gesamte Projektdauer. Der Prozess Planen (PL) bezieht sich auf alle Prozesse außer Steuern einer Phase (CS) und Abschließen eines Projekts (CP).

Typische Managementphasen eines Projekts können z.B. eine "Konzeptphase" und eine "Implementierungsphase" sein.

Vorbereiten eines Projekts

Das Ziel dieses Prozesses ist es, das Projekt richtig aufzusetzen. Es ist ein Prozess vor Beginn des Projekts, der feststellt, ob das Projekt lohnend und durchführbar (machbar) ist, bevor die Ressourcen festgelegt werden. Seine Haupt-Eingangsgröße ist das Projektmandat. Der Prozess beinhaltet die Identifizierung der leitenden Entscheider, die zur Besetzung des Lenkungsausschusses (project board) benötigt werden, und die das Projekt überwachen. Der Lenkungsausschuss wählt einen Projektmanager aus. Die Gründe für das Projekt werden in einer Projektbeschreibung dargestellt. Es werden ein Lösungsansatz und ein Plan für die Initiierungsphase beschlossen, um dem Projekt eine solide Grundlage zu geben.

Die Elemente des Prozesses „Vorbereiten eines Projekts“ sind:

• SU1. Projektauftraggeber und Projektmanager ernennen
• SU2. Projektmanagementteam entwerfen
• SU3. Projektmanagementteam verpflichten
• SU4. Projektbeschreibung vorbereiten
• SU5. Projektlösungsansatz definieren
• SU6. Initiierungsphase planen

Lenken eines Projekts

Dieser Prozess definiert die Funktionen des Lenkungsausschusses, der für das Projekt verantwortlich ist. Der Projektmanager informiert den Lenkungsausschuss mit regelmäßigen Berichten, die täglichen Management-Aufgaben des Projekts bleiben dem Projektmanager überlassen. Der Lenkungsausschuss wird nur an den Phasengrenzen eingebunden, wo er den bisherigen Fortschritt billigen und den Übergang in die nächste Phase freigeben muss. Ein grundlegendes Prinzip von PRINCE2 ist Management by Exception, was bedeutet, dass der Lenkungsausschuss nur in einem einzigen weiteren (Ausnahme-) Fall Entscheidungen über das Projekt trifft, nämlich dann, wenn abzusehen ist, dass es vom Kurs abweicht.

Die Elemente des Prozesses „Lenken eines Projekts“ sind:

• DP1. Projektinitiierung freigeben
• DP2. Projekt freigeben
• DP3. Phasen- oder Ausnahmeplan freigeben
• DP4. Ad-hoc-Anweisungen geben
• DP5. Projektabschluss bestätigen

Planen

Planen ist ein Prozess, der über die ganze Projektdauer benötigt wird.

Die Elemente des Prozesses „Planen“ sind:

• PL1. Plan entwerfen
• PL2. Produkte definieren und analysieren
• PL3. Aktivitäten und Abhängigkeiten identifizieren
• PL4. Aufwand abschätzen
• PL5. Zeitplan erstellen
• PL6. Risiken analysieren
• PL7. Plan vervollständigen

Initiieren eines Projekts

Damit ein Projekt genehmigt wird, muss es sorgfältig geplant werden und zeigen, wie es seine Ziele erreicht. Dazu müssen detaillierte Abschätzungen der Kosten gemacht werden. Gleichzeitig wird das Haupt-Produkt dieses Prozesses erstellt, das Projektleitdokument, Project Initiation Document oder PID, das vom Lenkungsausschuss zu genehmigen ist, bevor die Implementierung beginnen kann.

Die Elemente des Prozesses „Initiieren eines Projekts“ sind:

• IP1. Qualität planen
• IP2. Projekt planen
• IP3. Business-Case und Risiken verfeinern
• IP4. Projektsteuerungsmittel einrichten
• IP5. Projektablagestruktur einrichten
• IP6. Projektleitdokument (PID) zusammenstellen

Steuern einer Phase

Um sie leichter managen und steuern zu können, werden PRINCE2 Projekte in Phasen unterteilt. Die genaue Zahl der Phasen ist nicht festgelegt, sie hängt von der Größe und den Risiken des Projekts ab. Dieser Prozess beschreibt das tagtägliche Management durch den Projektmanager.

Die Elemente des Prozesses „Steuern einer Phase“ sind:

• CS1. Arbeitspaket freigeben
• CS2. Fortschritt überwachen
• CS3. Offene Punkte aufnehmen
• CS4. Offene Punkte prüfen
• CS5. Phasenstatus prüfen
• CS6. Über Projektstatus berichten
• CS7. Korrekturmaßnahmen einleiten
• CS8. Offene Punkte eskalieren
• CS9. Abgeschlossenes Arbeitspaket entgegennehmen

Managen der Produktlieferung

PRINCE2 ist ein Produkt-basiertes System. Ein Produkt kann ein körperlicher Gegenstand wie ein Buch oder ein eher immaterieller Gegenstand wie ein Dienstleistungsvertrag sein. Tatsächlich ist alles, was von PRINCE2 erzeugt wird, ein Produkt, einschließlich der Dokumente. Im Gegensatz zu Spezialistenprodukten (d.h. den Dingen, die das Projekt eigentlich liefert) sind die von der Methode PRINCE2 definierten Produkte Managementprodukte. Produkte können von jedem erzeugt werden, auch von externen Zulieferern. Dieser Prozess erzeugt die Produkte des Projekts, hier wird der größte Teil der Projektressourcen eingesetzt.

Die Elemente des Prozesses „Managen der Produktlieferung“ sind:

• MP1. Arbeitspaket annehmen
• MP2. Arbeitspaket ausführen
• MP3. Arbeitspaket abliefern

Managen der Phasenübergänge

Nach den PRINCE2 Grundsätzen muss jede Phase vom Lenkungsausschuss abgeschlossen und gebilligt werden, bevor der Übergang in die nächste Phase freigegeben wird.

Die Elemente des Prozesses „Managen der Phasenübergänge“ sind:

• SB1. Phase planen
• SB2. Projektplan aktualisieren
• SB3. Business-Case aktualisieren
• SB4. Risikoprotokoll aktualisieren
• SB5. Über Phasenabschluss berichten
• SB6. Ausnahmeplan erstellen

Abschließen eines Projekts

Ein weiterer Grundsatz von PRINCE2 ist, dass Projekte kontrolliert und geordnet abgeschlossen werden müssen. Das beinhaltet eine Bewertung des Projektergebnisses (die Projektrevision). Alle gemachten Erfahrungen (Lessons Learned) werden dokumentiert, wenn nötig wird ein Übergabedokument erstellt und ein Implementierungs- Revisionsplan erstellt.

Die Elemente des Prozesses „Abschließen eines Projekts“ sind:

• CP1. Projekt auflösen
• CP2. Folgeaktionen identifizieren
• CP3. Projekt bewerten

Komponenten

PRINCE2 hat acht Haupt-Konzepte, die die Prozesse unterstützen :

Business-Case

Der Zweck des Business-Case ist die (betriebswirtschaftliche) Rechtfertigung des Projekts – er ist die Motivation für den Geschäftsprozess und stellt sicher, dass der Projektfortschritt an den Geschäftszielen ausgerichtet ist. Für die Existenz des Projekts wird ein stichhaltiger Business-Case benötigt. Eigentümer des Business-Case ist der Auftraggeber des Projekts. Ein Hauptbestandteil des Business-Case ist das Projektmandat.

Organisation

Definiert alle Rollen und Verantwortlichkeiten für die Personen, die das Projekt managen und durchführen. PRINCE2 geht davon aus, dass Projekte in einer Kunde – Lieferant Umgebung ablaufen.

Die wichtigsten Rollen sind:

• Lenkungsausschuss
  • Auftraggeber
  • Benutzervertreter
  • Lieferantenvertreter
• Projektmanager
• Projektsicherung

Optionale Rollen sind:

• Teammanager
• Projektunterstützung

Pläne

PRINCE2 Pläne müssen vor ihrer Umsetzung genehmigt werden. Es werden drei Ebenen von Plänen unterschieden:

• Projektpläne
• Phasenpläne
• Teampläne

Bei Projektabweichungen wird als vierte Art von Plan ein Ausnahmeplan verwendet, der den Phasenplan ersetzt.

Steuerungsmittel

Steuerungsmittel stellen sicher, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit hergestellt werden und dass das Projekt im Sinne des Business-Case durchführbar bleibt. PRINCE2 folgt dem Konzept Management by Exception. Daher gibt es ausdrücklich keine Anforderung, standardmäßig Sitzungen mit dem Lenkungsausschuss einzuberufen, andererseits wird der Lenkungsausschuss aber unmittelbar informiert, wenn Ausnahmen auftreten. Die wichtigsten Arten von Steuerungsmitteln sind:

• Projektinitiierung
• Projektstatusberichte
• Ausnahmeberichte
• Ausnahmebewertung
• Phasenabschlussbewertung
• Projektabschluss
• Toleranz

Risikomanagement

Jedes Projekt ist ein einmaliges individuelles Unterfangen und damit Gegenstand unvorhersehbarer Risiken. Risiko wird als “Unsicherheit des Ergebnisses” verstanden. Beim Risikomanagement geht es darum, die Risiken auf effektive und wirtschaftliche Art innerhalb akzeptabler Grenzen zu halten.

Die folgenden drei Grundsätze gelten für das Risikomanagement:

• Risiko-Toleranz
• Risiko-Verantwortung
• Risiko-Eigentümer

Qualität in einer Projektumgebung

Zunächst sollte festgestellt werden, dass sich Qualität nicht auf die alltägliche Bedeutung des Wortes bezieht, sondern auf jede quantifizierbare Eigenschaft des Produkts, die es für seinen Zweck geeignet macht. Solche Eigenschaften und Qualitätserwartungen sind zum Beispiel „Das Produkt muss um 09:00h morgens fertig sein“, „Das Produkt muss blau sein“ oder „Das Firmenlogo muss mindestens 3 cm groß gedruckt sein“. Das Ziel eines Projekts ist es, Produkte herzustellen, die für ihren Zweck geeignet sind, und die die Erfordernisse und Erwartungen des Kunden erfüllen. Die Qualitätserwartungen sind in der Projektbeschreibung und im PID festgehalten. Qualitätsmanagement besteht aus vier wesentlichen Elementen:

• Qualitätsmanagement-System
• Qualitätssicherungsfunktion
• Qualitätsplanung
• Qualitätssteuerung

Konfigurationsmanagement

Konfigurationsmanagement befasst sich mit der Steuerung aller Produkte des Projekts. Eine Konfiguration ist eine Menge logisch verwandter Produkte, die gemeinsam gemanagt werden müssen. Bezogen auf Projektmanagement gehören dazu alle Produkte und Lieferergebnisse. Konfigurationsmanagement besteht aus fünf Haupt-Funktionen:

• Planung
• Identifikation
• Steuerung
• Status-Fortschreibung
• Verifikation

Änderungssteuerung

Die Steuerung von Änderungen wird von der Technik „Änderungssteuerungstechnik“ behandelt (siehe weiter unten).

Techniken

PRINCE2 benennt drei Techniken für die spezielle Verwendung in Projekten.

Produktbasierte Planung

Im Gegensatz zu aktivitätsbasierter Planung setzt PRINCE2 produktbasierte Planung ein. Das heißt PRINCE2 plant und misst gegen objektive und messbare Produkte (z.B. „die Wand“) statt gegen eher subjektiv definierte und gemessene Aktivitäten (z.B. „50% des Baus der Wand“ sondern eher "5 Reihen Steine gesetzt"). Produktbasierte Planung bedeutet die Erstellung von:

• Produktstrukturplan
• Produktbeschreibungen des Endprodukts des Projekts und jedes Produkts
• Produktflussdiagrammen

Im Produktstrukturplan werden die Produkte in einzelne Unterprodukte zerlegt und schematisch dargestellt. Dabei werden einfache und zusammengesetzte Produkte in Form eines Rechtecks, Produktcluster (Gruppen) als Raute und externe Produkte (Produkte, die nicht im Projekt herstellt werden, aber für ein Projekt-Produkte benötigt werden) als Ellipse dargestellt.

Das Produktflussdiagramm stellt dagegen die zeitliche Abfolge der (Teil-)Produkterstellung dar.

Änderungssteuerung

In PRINCE2 werden alle Änderungen als offene Punkte des Projekts behandelt. Es gibt drei Typen von offenen Punkten:

• Änderungsantrag
• Spezifikationsabweichung. Dies ist, wenn ein Produkt einer Anforderung nicht genügt
• Anfrage

Alle offenen Punkte liegen in der Verantwortung des Projektmanagers und werden in eine Liste der offenen Punkte aufgenommen. Änderungsanträge müssen vom Lenkungsausschuss genehmigt werden. Dieser wird in der Regel eine Analyse der Auswirkungen der Änderung fordern. Spezifikationsabweichungen können direkt vom Projektmanager behandelt werden, wenn sie innerhalb vorgegebener Toleranzgrenzen liegen. Der Lenkungsausschuss kann eine Spezifikationsabweichung als „Konzession“ ohne weitere Änderung genehmigen.

Qualitätsprüfungen

PRINCE2 fordert, dass Produkte auf ihre Qualität geprüft werden. Dies findet in einer Qualitätsprüfungs-Sitzung statt, in der Fehler im Produkt identifiziert werden. In dieser Sitzung wird nicht versucht, die identifizierten Probleme zu beheben.

Stärken

Die PRINCE2- Methode hat eine Reihe von Stärken:

• Sie liefert stark standardisierte Projekte, die ein einheitliches Vorgehen, einheitliches Vokabular und einheitliche Dokumente haben. Schließlich ist es eine leicht erlernbare Arbeitsweise und jeder, der mit einer Methode vertraut ist, kann sich in einem sorgfältig geführtem PRINCE2-Projekt schnell zurechtfinden.
• Sie verkörpert „Best Practise“ im Projektmanagement, d.h. sie beinhaltet verschiedene in der Praxis bewährte Methoden.
• Sie propagiert „Management by Exception“ als Richtlinie, was es den Projektmanagern erlaubt, ihre Arbeit ohne unnötige Einmischung auszuführen, während gleichzeitig übergeordnete Manager an den Punkten, wo das Projekt schlecht läuft (oder nach PRINCE2 „außerhalb der Toleranzgrenzen“) involviert werden.
• Sie sorgt für kontrollierten Start, Verlauf und Ende des Projekts.
• Für jeden Dokumententyp, der von PRINCE2 gefordert wird, stehen Vorlagen mit den geforderten Unterstrukturen zur Verfügung. So entsteht eine leicht verständliche, standardisierte und vollständige Dokumentation.
• Sie kann auf die Bedürfnisse einzelner Organisationen oder Projekte angepasst werden.
• Sie ist gebührenfrei, so kann eine Organisation von ihren Lieferanten fordern, PRINCE2 einzusetzen, ohne Lizenzfragen beachten zu müssen.
• Die PRINCE2-Materialien liegen als veröffentlichte Dokumente vor, so dass eine Organisation nicht ihre eigene Projektmanagementmethode entwickeln muss, um ihr Personal in ihrer Anwendung zu schulen.

Schwächen

PRINCE2 hat die folgenden Schwächen:

• Einige Organisationen leiden unter „PINO“ (engl.: „Prince In Name Only“, dt.: „Prince nur dem Namen nach“), indem sie sich unbedacht der Methodologie bedienen, sich dabei aber nicht an die Grundsätze halten. (Wie bei einigen der unten aufgeführten Punkten ist dieses Problem natürlich nicht eine Schwäche der Methodik selbst sondern vielmehr ihrer Anwender.)
• PRINCE2 ist stark dokumentenorientiert, um eine gute Steuerung zu ermöglichen. Allerdings werden die Dokumente in einigen Organisationen zum Selbstzweck, wobei die eigentlichen Projekte ins Wanken geraten.
• PRINCE2 stellt keine ausdrückliche Behandlung von Anforderungsanalysen zur Verfügung. Es ist eine Implementierungsmethodik, was dazu führen kann, dass Projekte unter falschen Voraussetzungen aufgenommen werden und in der Folge scheitern.
• Ohne sorgfältige Anpassung an die Erfordernisse des Projekts kann PRINCE2 ein viel zu schwergewichtiges Vorgehen für kleine Projekte sein, weil es zu viel Arbeit erzeugt.
• Die Bücher, die für die Schulungen unentbehrlich sind, sind ziemlich teuer.

Personenzertifizierungen

Für PRINCE2 gibt es zwei Zertifizierungen für Personen. Es ist nicht möglich sich als Organisation zertifizieren zu lassen.

Foundation Examination

Die Foundation Examination (deutsch: Grundlagen-Prüfung) ist ein Wissenstest über das PRINCE2 Handbuch und seine Projektmanagement-Methodologie. Die Prüfung dauert eine Stunde und besteht aus einem Multiple-Choice-Test mit 75 Fragen. Zum Bestehen muss man mindestens 38 Fragen richtig beantworten.

Practitioner Examination

Kandidaten für die PRINCE2 Practitioner Examination (deutsch: Praktiker-Prüfung) müssen zuvor die Foundation Examination bestanden haben.

Die Fragen der dreistündige Prüfung basieren auf einem fiktiven Projekt, das in einem sogenannten Szenarioheft separat beschrieben wird. Der Prüfkandidat beginnt also zunächst damit, sich in die Details des Projektes einzulesen.

Die Fragen selbst sind in neun Kategorien unterteilt, die jeweils aus den Prozessen, Methoden und Komponenten von Prince2 ausgewählt wurden. Zu jeder Kategorie werden neuerdings mehrere, teilweise recht komplexe, Multiple-Choice-Fragen gestellt. Die Antworten werden in ein separates Antwortformular durch Schwärzung des entsprechenden Antwortfeldes mittels Bleistift eingetragen.

Zu erreichen sind pro Fragen-Kategorie 40 Punkte, insgesamt also 360 Punkte, von denen 180 Punkte mindestens erreicht werden müssen.

Jeder, der diese Prüfung bestanden hat, sollte in der Lage sein, PRINCE2 im Ablauf und Management eines Projekts anzuwenden.

Akkreditierte Anbieter von Schulungen

Nur ordentlich beim „Office of Government Commerce“ akkreditierte Organisationen dürfen Schulungen zur Vorbereitung auf die PRINCE2 Zertifizierung anbieten. Diese bieten offizielles Kursmaterial an und nehmen auch die Prüfungen (meist am Ende des Seminars) ab. Die Prüfungen werden in deutscher Sprache angeboten.

Siehe auch

• Projektmanagementmethode

Quellen

Literatur

• Office of Government Commerce: Managing Successful Projects with PRINCE2. (Official PRINCE2 publication) The Stationery Office Books, Norwich, 5th reviewed Edition, 2005, ISBN 0-11-330946-5
• Office of Government Commerce: Tailoring PRINCE2. (How to adapt PRINCE2 to your particular situation), The Stationery Office Books, Norwich, 2002, ISBN 0-11-330897-3
• Nadin Ebel: PRINCE2 – Projektmanagement mit Methode. Addison-Wesley, München, 2007, ISBN 3-8273-2542-0
• Oliver Linssen, Alexander Rachmann: PRINCE2 - ein prozessorientierter Projektmanagementansatz in HMD 260, Praxis der Wirtschaftsinformatik, S. 69-77. dpunkt.verlag, Heidelberg, 2008, ISBN 978-3-89864-508-9, [1]
• Steffi Triest: PRINCE2 – Gezielte Vorbereitung auf die Foundation- und die Practitioner Prüfung. mitp-Verlag, Bonn, 2008, ISBN 978-3-8266-1795-9, Auszug

Weblinks

• Offizielle PRINCE2-Seite (Englisch)
• PRINCE2 Documente (Englisch)
• The APM Group PRINCE2 site (Englisch)
• International PRINCE2 Usergroup (Englisch)
• PRINCE2 Deutschland e.V. PRINCE2-Interessenvertretung
• Best practice User Group Niederlande mit Übersetzung der englischen PRINCE2-Begriffe ins Deutsche
• Übersicht über Prozesse, Komponenten und Techniken bei prince2.ch
• PRINCE2 Wiki (Englisch)
• Prince2 TiddlyWiki complete (Englisch)
• PRINCE2 Phasenplan und A-Z (Englisch)
• Vorstellung von "PRINCE2:2009 Refresh" durch den Lead Author: Andy Murray's Presentation 'PRINCE2: 2009 Project - Progress Update' (PPT und Video, englisch)
• "PRINCE2:2009 Refresh": Überblick über die Neuerungen sowie erste Einschätzungen von Steffi Triest (PDF, deutsch)

Tools:

• in-Step PRINCE2 Edition
• Product Based Planner