- Projektabschlussdokumentation
-
Ein Projektabschluss ist die letzte Projektphase eines Projektes und umfasst die Schritte Produktabnahme, Projektabschlussanalyse, Erfahrungssicherung und Projektauflösung.
Inhaltsverzeichnis
Produktabnahme
Die Produktabnahme leitet den Projektabschluss ein. Hierbei muss als Erstes das Entwicklungsergebnis einen (vorgeplanten) Abnahmetest durchlaufen – und zwar am besten bei einer entwicklungsunabhängigen Stelle. Übergabe an den Auftraggeber und Übernahme durch denselben sind in einem Produktabnahmebericht festzuhalten. Auch sollte bereits bei der Produktübergabe eine eventuell künftige technische Betreuung der erstellten Entwicklungsleistung geregelt werden.
Projektabschlussanalyse
In der Projektabschlussanalyse wird die (abschließende) Nachkalkulation – möglichst in derselben Struktur wie bei den vorausgegangenen Vor- und Mitkalkulationen – durchgeführt. Abweichungen bzgl. der Termine und Kosten sowie der Leistungs- und Qualitätsmerkmale sind hinsichtlich ihrer Ursachen und möglichen Abhilfen im Rahmen einer Abweichungsanalyse zu untersuchen. Auch eine ehemals gemachte Wirtschaftlichkeitsrechnung sollte in einer Nachanalyse auf ihre Einhaltung durchleuchtet werden.
Erfahrungssicherung
Außerdem empfiehlt es sich, kein Projekt ohne eine systematische Sicherung der im Projekt gemachten Erfahrungen abzuschließen, also eine Erfahrungssicherung durchzuführen. Das Sammeln entsprechender Daten ist die Basis für das Bilden von Kennzahlen sowie den Aufbau eines Kennzahlensystems. Das Einrichten von Erfahrungsdatenbanken ist dabei besonders geeignet zur Erfahrungssicherung, weil hiermit die Erkenntnisse aus unterschiedlichen Entwicklungsbereichen über einen längeren Zeitraum in eine gemeinsame Datenbasis zusammengeführt werden. Das Sammeln von Erfahrungsdaten stellt außerdem eine wichtige Voraussetzung für das Kalibrieren von Aufwandsschätzverfahren dar. Ohne eine konsequente Erfahrungssicherung ist ein wirkungsvolles Wissensmanagement nicht möglich.
Projektauflösung
Letzter Schritt in der Projektabschlussphase und damit im gesamten Projektablauf ist die Projektauflösung. Jedes Projekt muss neben einem definierten Anfang auch ein eindeutiges Ende haben. Mit der Projektauflösung, die partiell schon an vorangegangenen Meilensteinen eingeleitet werden kann, wird das Projektpersonal auf neue Aufgaben übergeleitet und die im Projekt gebundenen Ressourcen werden neuen Projekten zugeführt
Projektabschlussdokumentation
Die Projektabschlussdokumentation (auch Projektbilanz) dokumentiert die Ereignisse und Ergebnisse des Projektes zusammengefasst. Gewöhnlich wird in oder in Folge dieser Dokumentation eine Nachkalkulation über Zeit und Kosten vorgenommen. Des Weiteren ist im Projektabschlussbericht eine Rubrik "Lerntransfer für zukünftige Projekte" zu finden. In diesem Teilabschnitt des Projekts wird dokumentiert, welche Erfahrungen und Verbesserungen in nachfolgende Projekt transferiert werden können.
Wird das Projekt beendet, obwohl die Projektziele nicht erreicht sind, so ist von einem Projektabbruch zu sprechen.
Siehe auch
Literatur
- Burghardt, Manfred: Projektmanagement, 6. Auflage, München, Publicis Corporate Publishing, 2002
Wikimedia Foundation.
