Verwaltungsfachangestellte

Verwaltungsfachangestellte (VFA) sind ausgebildete Fachkräfte des öffentlichen Dienstes, arbeiten in den Verwaltungsbehörden des Bundes, der Bundesländer, der Kommunen, anderen öffentlich-rechtlichen Körperschaften, seltener auch in Kirchenverwaltungen der evangelischen oder katholischen Kirche. Dort sind sie als Sachbearbeiter bzw. Bürosachbearbeiter (Bundesverwaltung) tätig. Da Verwaltungsfachangestellte häufig hoheitliche Aufgaben im öffentlichen Dienst wahrnehmen, fungieren sie als Amtsträger nach § 11 Nr. 2 StGB (Beamte im haftungsrechtlichen und strafrechtlichem Sinne; jedoch keine Beamten i.S.d. Art. 33 Abs. 4 GG). Verwaltungsfachangestellter ist ein anerkannter Ausbildungsberuf nach dem BBiG. Der Beruf ist dem Berufsfeld Wirtschaft und Verwaltung, Schwerpunkt Recht und öffentliche Verwaltung zugeordnet.

Voraussetzung

Die meisten Ausbildungsbehörden stellen überwiegend Auszubildende mit einem mittleren Bildungsabschluss (Realschule, Wirtschaftsschule, Fachoberschulreife …) ein, die Zahl der Hauptschüler ist äußerst gering. Darüber hinaus werden zunehmend auch Abiturienten als Auszubildende zum Verwaltungsfachangestellten eingestellt.

Fachrichtungen

Verwaltungsfachangestellte werden je nach Art der Behörde, bei der sie beschäftigt sind, in unterschiedlichen Fachrichtungen ausgebildet.

• Bundesverwaltung (z. B. Bundesministerien, Bundesämter, Wasser-und Schifffahrtsämter, Bundeswehr-Dienstleistungszentren)
• Landesverwaltung (z. B. Landesministerien, staatliche Landratsämter, Landesforstbehörden)
• Kommunalverwaltung (z. B. Stadtverwaltungen, Gemeindeverwaltungen, Verwaltungsgemeinschaften)
• Handwerksorganisation und Industrie-und Handelskammern (z. B. Industrie- und Handelskammer, Handwerkskammern)
• Kirchenverwaltung in den Gliedkirchen der Evangelischen Kirche in Deutschland (Verwaltungen der evangelischen Kirche)

In Bayern sind die Fachrichtungen Kommunalverwaltung und Landesverwaltung in der Fachrichtung „allgemeine innere Verwaltung des Freistaates Bayern und Kommunalverwaltung“ zusammengefasst.

Ausbildung

Die Ausbildung im dualen System dauert drei Jahre und umfasst praktische Ausbildungsabschnitte in den Ausbildungsbehörden sowie theoretisch in Berufsschule (Blockunterricht), an den Studieninstituten der Bundesländer sowie ggf. in internen Lehrgängen der Verwaltung. Nach der Ausbildung wird ein Verwaltungsfachangestellter üblicherweise in ein Angestelltenverhältnis (TVöD, TV-L, BAT, TV-BA), teilweise auch in einem Beamtenverhältnis übernommen (§ 20 Bundesbeamtengesetz)

Während der praktischen Ausbildungszeit wird der Auszubildende in den verschiedensten Sachgebieten eingesetzt, beispielsweise im Bauamt, Einwohnermeldeamt, Kraftfahrzeug-Zulassungsstelle und Kasse erwähnt (Landes-und Kommunalverwaltung). Liegenschaftsmanagement, Controlling, Beschaffungswesen und Personalmanagement lauten einige Sachgebietsbezeichnungen in Behörden der Bundesverwaltung.

Üblich sind Berufsschulblöcke mit einer Dauer von sechs Wochen, von denen zwei pro Ausbildungsjahr stattfinden. Auch wird in jedem Ausbildungsjahr ein Lehrgang am Studieninstitut (z. B. Bayerische Verwaltungsschule, Bundeswehrverwaltungsschule …) besucht.

Industrie- und Handelskammern sowie Handwerksorganisationen bilden in der Regel fachspezifische Verwaltungsfachangestellte aus. Für diese Auszubildenden gibt es deutschlandweit nur eine Berufsschule, das Hubertus-Schwartz-Berufskolleg, welches im nordrhein-westfälischen Soest ansässig ist.

Lernfelder (LF) an der kaufmännischen Berufsschule

• LF 1: Die eigene Berufsausbildung mitgestalten
• LF 2: Die Verwaltung in das staatliche Gesamtgefüge einordnen
• LF 3: Güterbeschaffung rechnergestützt vorbereiten
• LF 4: Verträge zur Güterbeschaffung schließen und erfüllen
• LF 5: Personalvorgänge zielorientiert mitgestalten
• LF 6: Rechtsgrundlagen zur Ermittlung von Einkommen im öffentlichen Dienst anwenden und Arbeitsentgelte berechnen
• LF 7: Bestände und Wertströme im System der doppelten Buchführung erfassen und dokumentieren
• LF 8: Verwaltungsleistungen wirtschaftlich erstellen und kundenorientiert anbieten
• LF 9: Verwaltungsverfahren bürgerfreundlich durchführen
• LF 10: Rechtseingriffe verwaltungsmäßig vorbereiten, durchführen und überprüfen
• LF 11: Aufgaben der gewährenden Verwaltung bearbeiten
• LF 12: Öffentliche Leistungen in alternativen rechtlichen Formen erbringen
• LF 13: Öffentliche Leistungen finanzwirtschaftlich kontrollieren und steuern
• LF 14: Staatliches Handeln in nationale und internationale wirtschaftliche Zusammenhänge einordnen

Unterrichtet werden primär juristische Fächer, wie Privat-, Kommunal- und Staatsrecht sowie Haushaltsrecht. In den Berufsschulblöcken werden oft zusätzlich Deutsch, Englisch, Sozialkunde, Verwaltungshandeln / Verwaltungsrecht, Verwaltungsbetriebswirtschaftslehre, Rechnungswesen, Textverarbeitung und ggf. Religion unterrichtet.

Prüfungen und Notengebung

Zur Mitte des zweiten Ausbildungsjahres findet eine Zwischenprüfung (3 schriftliche Prüfungen zu je 60 Minuten) statt, deren Ergebnis keinen Einfluss auf die Endnote hat. Die Zwischenprüfung umfasst folgende 3 Prüfungsbereiche:

• Teil I: Ausbildungsbetrieb, Arbeitsorganisation und bürowirtschaftliche Abläufe
• Teil II: Haushaltswesen und Beschaffung
• Teil III: Wirtschafts-und Sozialkunde

Die Benotung an den Berufsschulen erfolgt nach dem regulären sechsstufigen Notensystem von sehr gut bis ungenügend. An den Studieninstituten wird eine modifizierte Form des sechszehnstufigen Oberschul-Punktesystems eingesetzt. Der Unterschied liegt darin dass eine so genannte „eins plus“ nicht erreicht werden kann, eine „sechs plus“ sehr wohl. (Beispiel: 4 Punkte entsprechen einem guten mangelhaft: 5+, auf Gymnasien hingegen einem schlechten ausreichend: 4-) Dies variiert jedoch bei den Verwaltungsschulen / Studieninstituten.

Die Ausbildung endet mit einer mehrtägigen Abschlussprüfung am jeweiligen Studieninstitut. Diese besteht aus vier schriftlichen Prüfungen zu je 90 bis 135 Minuten (Je nach Fach) in rechtswissenschaftlichen Fächern und ggf. einem kaufmännischen Fach und einer praktischen Prüfung (Meist ein Rollenspiel eines Sachverhaltes im Ordnungs- oder Sozialrecht) von etwa 40 Minuten, einschließlich Vorbereitung. Die Ausbildung gilt am Tag der praktischen Prüfung als abgeschlossen, soweit diese bestanden wird. Ein Freispruch wie in anderen Berufen ist nicht notwendig. Die Abschlussprüfung umfasst folgende Prüfungsbereiche:

• Verwaltungsbetriebswirtschaft
• Personalwesen
• Verwaltungsrecht und Verwaltungsverfahren
• Wirtschafts-und Sozialkunde
• Fallbezogene Rechtsanwendung (prakt. Prüfung)

Nach der Ausbildung

Nach der Ausbildung werden Verwaltungsfachangestellte üblicherweise als Bürosachbearbeiter in einer Abteilung der jeweiligen Verwaltung eingesetzt. Ihre Vergütung erfolgt nach den für die Behörde geltenden Tarifverträge (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst, TV-L oder BAT). Sie nehmen damit Aufgaben der vorbereitenden, teilweise auch einfachen ausführenden Sachbearbeitung (Bürosachbearbeitung) wahr, etwa vergleichbar mit denen der mittleren Beamtenlaufbahn.

Verwaltungsfachangestellte sind jedoch nicht zwingend auf eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst festgelegt. Da der Beruf des Verwaltungsfachangestellten eine Vielzahl von kaufmännischen Ausbildungsinhalten enthält, ist ebenso eine Verwendung in der freien Wirtschaft möglich. Darüber hinaus kann der Verwaltungsfachangestellte die „typischen“ kaufmännischen Weiterbildungen wie z. B. zum Betriebswirt oder Fachkaufmann absolvieren.

Finanzielle Aspekte

Nach abgeschlossener Berufsausbildung werden Verwaltungsfachangestellte von einigen Behörden auf Dienstposten, die mit Entgeltgruppe (EG) 3 vergütet werden, übernommen (ehem. BAT VIII), obwohl der TvÖD für Angestellte mit abgeschlossener Berufsausbildung eine Eingruppierung in die Entgeltgruppen 5–8 vorsieht.

Vergütungsbeispiele (Brutto-Monatsentgelt) gem. TvÖD-Bund, West (ab 1. Januar 2009)

Einstiegsgehälter:

• EG 3 – Stufe 1: 1.722,29 € Stufe 2: (nach einem Jahr) 1.907,76 €

• EG 5 – Stufe 1: 1.842,05 € Stufe 2: (nach einem Jahr) 2.040,25 €

• EG 8 – Stufe 1: 2.094,30 € Stufe 2: (nach einem Jahr) 2.321,11 €

Je nach persönlicher Eignung und Flexibilität kann der Verwaltungsfachangestellte ohne die Weiterbildung zum Verwaltungsfachwirt absolviert zu haben, bis in die Entgeltgruppe 9 aufsteigen. In Stufe 5 kann er damit ein maximales Grundentgelt von 3.211,40 € erreichen.

Aufstiegsmöglichkeiten

Nach einer Mindestzeit von zumeist vier Jahren kann ein Verwaltungsangestellter sich für einen Aufstiegslehrgang (Angestelltenlehrgang II) in seiner Dienststelle bzw. deren Geschäftsbereich bewerben. Wurde die Angestelltenprüfung I bzw. die Abschlussprüfung zum Verwaltungsfachangestellten nicht mit mindestens der Gesamtnote „gut“ abgeschlossen, ist die Teilnahme an einem Zulassungsverfahren notwendig. Nach der sich anschließenden Ausbildung in einem Studieninstitut / Verwaltungsschule sind die Absolventen befähigt, auch gehobene berufliche Tätigkeiten wahrzunehmen (vergleichbar: gehobener Beamtenlaufbahn). Ihre neue Berufsbezeichnung lautet: Verwaltungsfachwirt. Darüber hinaus kann auch das reguläre Aufstiegsverfahren in die Beamtenlaufbahn des gehobenen Verwaltungsdienstes absolviert werden, soweit die beamtenrechtlichen Voraussetzungen gegeben sind (Studium an einer Fachhochschule für öffentliche Verwaltung zum Dipl.-Verwaltungswirt bzw. Bachelor of arts, Studiengang Public Management).

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