Betriebsausgaben

Dieser Artikel oder Absatz stellt die Situation in Deutschland dar. Hilf mit, die Situation in anderen Ländern zu schildern.

Betriebsausgaben sind – steuerrechtlich betrachtet – Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.

Die Aufwendungen sind einem Betrieb zuzuordnen und können somit nur im Zusammenhang mit Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft, aus Gewerbebetrieb und aus selbstständiger Arbeit anfallen. Im Rahmen dieser Gewinneinkunftsarten mindern die Betriebsausgaben den Gewinn. Das Gegenstück zu den Betriebsausgaben bilden die Privatentnahmen.

Der Begriff der Betriebsausgaben entspricht dem Begriff der Werbungskosten bei den Überschusseinkünften. Betriebsausgaben und Werbungskosten haben gemeinsam, dass sie durch den Betrieb - bzw. durch den Beruf, die Kapitaleinkünfte, die Vermietung usw. - veranlasst sein müssen (Veranlassungsprinzip).

Inhaltsverzeichnis

1 Betriebliche Veranlassung
2 Nichtabzugsfähige Betriebsausgaben
- 2.1 Komplett nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
- 2.2 Teilweise nicht abziehbare Kosten
3 Nachweis der Betriebsausgaben
4 Betriebsausgabenpauschalen
5 Siehe auch

Betriebliche Veranlassung

Eine betriebliche Veranlassung ist zu bejahen, wenn die Aufwendungen objektiv mit dem Betrieb zusammenhängen und subjektiv dem Betrieb zu dienen bestimmt sind. Die Art und Höhe der Aufwendungen für den Betrieb bestimmt der Steuerpflichtige allerdings allein. Die betriebliche Veranlassung hängt vor allem nicht davon ab, ob die Aufwendungen notwendig, üblich und zweckmäßig sind.

Im Gegensatz dazu stehen die Aufwendungen für die private Lebensführung, also insbesondere für den Privathaushalt und für den Unterhalt der Familienangehörigen. Da diese Aufwendungen grundsätzlich nicht abziehbar sind (§ 12 Nr. 1 EStG), können Ausgaben für Ernährung, Kleidung, Hobby und Wohnung in der Regel nicht abgezogen werden.

Oftmals sind die Realitäten des Lebens jedoch nur bedingt in das Steuerrecht übertragbar und dies gilt vor allem für die Trennung von betrieblich und privat veranlassten Aufwendungen. Probleme treten also auf, wenn sich der betriebliche und der private Bereich überschneiden. Häufigstes Beispiel dafür ist der Firmenwagen, der auch für private Zwecke genutzt werden kann. Auch bei Reisen ist eine private Mitveranlassung denkbar. Dann stellt sich die Frage, ob - und in welchem Umfang - die damit zusammenhängenden Aufwendungen als Betriebsausgaben anzuerkennen sind. Diese Kosten werden als gemischte Aufwendungen bezeichnet, für die die Regelung des § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG gilt, nach der Aufwendungen für die Lebensführung, die die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung mit sich bringt, auch dann nicht abgezogen werden dürfen, wenn sie zur Förderung des Berufs oder der Tätigkeit des Steuerpflichtigen erfolgen. Die Auslegung der Regelung hat zur Folge, dass auch der Teil der Aufwendungen nicht abgezogen werden kann, der betrieblich veranlasst ist.

Beispiel: Zur Geburtstagsfeier des Firmeninhabers werden Verwandte und Freunde, aber auch Geschäftspartner eingeladen. Mithin können die Kosten, auch soweit sie betrieblich veranlasst waren, nicht abgezogen werden.

Das generelle Abzugsverbot gilt jedoch nicht, wenn die private Mitveranlassung von nur ganz untergeordneter Bedeutung ist.

Beispiel: Während einer zweitägigen Geschäftsreise nach Paris macht ein Unternehmer dort noch einen kurzen Besuch im Louvre. Da dieser Museumsbesuch nur von untergeordneter Bedeutung ist, steht dem vollständigen Abzug der Reisekosten als Betriebsausgaben nichts entgegen.

Nichtabzugsfähige Betriebsausgaben

Einige Betriebsausgaben berühren den privaten Bereich derart, dass aufgrund gesetzlicher Vorschriften (§ 4 Abs. 5 EStG) der steuerliche Abzug ganz oder teilweise ausgeschlossen wird, obwohl die betriebliche Veranlassung gegeben ist.

Komplett nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Aufwendungen die nur oder sowohl die private Lebensführung betreffen, und auch Betriebsausgaben sind und die nicht einfach und nachvollziehbar aufteilbar sind (Aufteilungsverbot) (§ 12 Nr. 1 EStG)
Zuwendungen (ohne Rechtspflicht) (§ 12 Nr. 2 EStG)
die Steuern vom Einkommen und sonstige Personensteuern sowie die Umsatzsteuer auf unentgeltliche Wertabgaben und die Vorsteuerbeträge auf Aufwendungen, für die das Abzugsverbot der Nummer 1 oder des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1, 3, 4, 7 oder Abs. 7 gilt; das gilt auch für die auf diese Steuern entfallenden Nebenleistungen (§ 12 Nr. 3 EStG)
Geldstrafen (§ 12 Nr. 4 EStG)
Aufwendungen des Steuerpflichtigen für seine erstmalige Berufsausbildung und für ein Erststudium, wenn diese nicht im Rahmen eines Dienstverhältnisses stattfinden (§ 12 nr. 5 EStG) (siehe auch Sonderausgaben)

Teilweise nicht abziehbare Kosten

Nur beschränkt abziehbar sind vor allem die folgenden Betriebsausgaben:

Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind; hier gilt eine Freigrenze: sie sind abziehbar, wenn die Anschaffungskosten des Geschenks insgesamt 35 EUR je Empfänger nicht übersteigen (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG); liegen die Kosten darüber, ist gar kein Abzug möglich
Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 % abzugsfähig - wenn sie nach der allgemeinen Verkehrsauffassung insgesamt als angemessen anzusehen sind (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG)
Aufwendungen für Gästehäuser am Ort des Betriebs sind immer abzugsfähig. Liegen die Gästehäuser nicht am Ort des Betriebs, so sind die Aufwendungen nur abzugsfähig, soweit sie eigene Arbeitnehmer betreffen (§ 4 Abs. 5 Nr. 3 EStG)
Aufwendungen für Jagdtourismus, Fischerei und Yachten (Segel-,Motorjachten) sind nur abzugsfähig, soweit sie als eigenständiger Gewerbebetrieb betrieben werden. Ausgeschlossen sind sie damit in anderen Gewerbebetrieben und in Fällen der Liebhaberei (§ 4 Abs. 5 Nr. 4 EStG)
Mehraufwendungen für Verpflegung bei Geschäftsreisen sind unabhängig von den tatsächlichen Kosten mit den Pauschalen zu bewerten (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG)
- bei Abwesenheit von 24h: 24 €
- bei Abwesenheit mindestens 14h: 12 €
- bei Abwesenheit mindestens 8h: 6 €
Aufwendungen für Fahrten des Steuerpflichtigen zwischen seiner Wohnung und der Betriebsstätte (§ 4 Abs. 5a EStG bis 2006: § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG)
bis 2002: Mehraufwendungen für doppelte Haushaltsführung (§ 4 Abs. 5 Nr. 6a EStG)
Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG)
andere die Lebensführung betreffende Ausgaben sind nur abzugsfähig, soweit angemessen. Sie sind damit nicht abzugsfähig, "soweit sie nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind". Bei der Prüfung der Angemessenheit sind alle Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen und insbesondere ist zu prüfen, inwieweit die Aufwendungen zweckmäßig, zur Verfolgung des mit der jeweiligen Maßnahme erstrebten Ziels erforderlich und durch wirtschaftlich vernünftige Gründe zu rechtfertigen sind. So kann z. B. die Unterhaltung eines Geschäftsflugzeugs und - in seltenen Fällen - auch der Unterhalt eines besonders aufwendigen Kraftfahrzeugs zu unangemessenen Aufwendungen führen. Vom Abzug ausgeschlossen sind grundsätzlich auch Aufwendungen für den Besuch von Nachtlokalen, sofern sie nicht zum Beispiel provisionsähnlich sind. (§ 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG)
Bußgelder, Ordnungs- und Verwarnungsgelder, sofern verhängt von einem deutschen Gericht, einer deutsche Behörde oder einer EU-Behörde (§ 4 Abs. 5 Nr. 8 EStG)
Hinterziehungszinsen auf betriebliche Steuern (§ 4 Abs. 5 Nr. 8a EStG)
Bestimmte Ausgleichszahlungen (§§ 14, 17, 18 KStG) an Anteilseigner
Bestechungs- und Schmiergelder, soweit Straf- oder Bußgeldbewehrt (§ 4 Abs. 5 Nr. 10 EStG)

Nachweis der Betriebsausgaben

Der Steuerpflichtige muss angeben und vor allem nachweisen, welche betrieblich veranlassten Ausgaben er getätigt hat, denn er trägt grundsätzlich die objektive Beweislast dafür, dass Abgänge im Betriebsvermögen tatsächlich betrieblich veranlasst waren.

Lässt sich trotz entsprechender Aufklärungsversuche nicht zweifelsfrei feststellen, dass Betriebsausgaben vorliegen, kann das Finanzamt den steuerlichen Abzug versagen.

Das Finanzamt kann vom Steuerpflichtigen auch verlangen, dass er den Gläubiger oder Empfänger von Betriebsausgaben benennt. Kommt der Steuerpflichtige diesem Verlangen nicht nach, kann die Berücksichtigung der geltend gemachten Betriebsausgaben abgelehnt werden (§ 160 AO).