Business travel management

Mit Travel-Management oder auch Business-Travel-Management bezeichnen Unternehmen neben der Buchung und Organisation von Geschäftsreisen den kompletten Verlauf des Reisebuchungs- und Abrechnungsprozesses. Somit ist Travel Management die Analyse, Steuerung und Optimierung von Prozessen und Leistungen, die in Zusammenhang mit Planung, Organisation, Durchführung sowie Abrechnung und Kontrolle von Geschäftsreisen notwendig ist.

Aufgaben

• der strategische Einkauf von Reisedienstleistungen z.B. Bahn, Flugzeug, Hotelbuchungen und Mietwagen
• die komplette Reisekostenabrechnung und das Reisekostencontrolling
• das Fuhrparkmanagement und Führen/Kontrolle von Fahrtenbüchern
• die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (Meetings, Incentives, Tagungen, Kongresse und sonstige Gruppenreisen) - in Verbindung mit touristischen Angeboten und weiteren reiseaffinen Leistungen
• die Entwicklung, Realisierung und Ergänzung von Travel Management Systemen zur Verbesserung der Reiseabläufe
• Beratung der Konzerngesellschaften zu allen Fragen, die den Bereich Business Travel Management betreffen
• die Erstellung und Überprüfung von firmeninternen Reiserichtlinien

Prozesse

Vorbereitungsphase

In der Vorbereitungsphase wird die Reise geplant und auf Wirtschaftlichkeit geprüft. Teilweise können Geschäftsreisen durch Video- oder Telefonkonferenzen ersetzt werden. Im Normalfall plant der Mitarbeiter seine selber. Er kann aber auch das Sekretariat oder ein Reisebüro damit beauftragen. Im Vorfeld wird der Zweck, Zeitpunkt und Ort abgestimmt. Teilweise können mehrere Termine miteinander verknüpft werden. Oft müssen Geschäftsreisen von Vorgesetzten genehmigt werden. Der Genehmigungsprozess kann manuell als Antrag in Papierform oder über ein integriertes Workflowsystem, bei dem der Antrag automatisch an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet wird abgewickelt werden. Dabei wird die Einhaltung der Reiserichtlinien integriert. Für die Informationsbeschaffung, wie Transportmittel, Reisezeiten, Abfahrt- und Ankunftszeiten sowie Unterkunftsmöglichkeiten stehen dem Reisenden verschiedene Quellen zur Verfügung. Die notwendigen Daten erhält er beispielsweise über Internet/ Intranet, Reisebüro und Hotelführer. Die Planung der Reise kann mehr oder weniger umfangreich sein. Dauer der Reise, Entfernung (kontinental/ interkontinental) sowie ein oder mehrere Ziele sind ausschlaggebende Faktoren. Wichtig ist auch, ob der Mitarbeiter zum ersten oder wiederholten Mal an den Zielort reist. Bei einer wiederholten oder sogar regelmäßigen Reise können alte Reispläne aktualisiert werden. Oft ähneln sich Geschäftsreisen eines Unternehmens. Dann ist es sinnvoll, den Prozess durch Business Travel Management Systeme zu automatisieren und standardisieren.

Organisationsphase

In der Organisationsphase wird die Reiseplanung umgesetzt und der reiserichtlinienkonforme Buchungsprozess findet statt. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen die vom Reisenden gewünschten Leistungen geändert werden. Beispielsweise wird dann ein günstigeres Verkehrsmittel, Hotel oder ein alternativer Flug gebucht. Das Reisebüro muss darauf achten, dass alle Buchungen möglichst über einen Kanal laufen. Dadurch erhält das Travel Management sämtliche relevanten Reisedaten zur Auswertung und Steuerung. Oft buchen Mitarbeiter ihre Hotels selber oder wählen alternative Buchungswege, umgehen so die Einhaltung der Reiserichtlinien. Die Reisemittler haben von allen Reisenden Profile im System hinterlegt. So werden persönliche Präferenzen, Teilnahme an Bonusprogrammen oder vorhandene Company Cards bei Buchung automatisch berücksichtigt. Nach dem Erhalt der Buchungsbestätigung erhält der Reisende, sofern notwendig, seine Reisedokumente. Diese werden mittlerweile fast ausschließlich durch elektronische Tickets ersetzt. Weiterhin besteht die Möglichkeit, dass gebuchte Reiseleistungen umgebucht oder storniert werden müssen, wodurch sich der komplette Reiseplan des Reisenden ändern kann. In vielen Unternehmen haben die Mitarbeiter die Möglichkeit ihre Reisen persönlich über eine sog. Internet Booking Engine (IBE) zu buchen. Diese Möglichkeit ist nur bei unkomplizierten Punkt – zu – Punkt – Verbindungen möglich. Dabei ermöglicht dieser durchgängige Prozess hohe Kosteneinsparungen. Für komplizierte Reisen wird weiterhin das Fachwissender Experten im Reisebüro benötigt. Sofern keine Kreditkarte (Company und Corporate Card) im Unternehmen vorhanden ist, wird eine Vorfinazierung beantragt. Diese deckt alle für die Reiseleitungen entstehenden Aufwände während der Reise ab.

Durchführung der Reise

Die geplante und gebuchte Reise findet statt. Wartezeiten an Flughäfen oder Bahnhöfen werden häufig zum Arbeiten genutzt. Von Flughäfen und Bahnhöfen werden oft Business – Lounges angeboten, die meistens nur den Vielfliegern oder Nutzern der ersten Klasse vorbehalten ist. Zusätzliche Reiseausgaben können vom Reisenden mit der vorhandenen Corporate Card beglichen werden. Die Abbuchung findet zunächst vom privaten Konto des Mitarbeiters statt, wird aber über die Reisekostenabrechnung zurückerstattet. Bei Unregelmäßigkeiten, wie Verspätungen und Ausfall von Transportmitteln muss der Reisende schnellstmöglich vom Reismittler informiert werden. Anschließend besteht die Möglichkeit Alternative Verkehrsmittel auszuwählen, Termine zu verschieben und die Reiseplanung zu ändern.

Reisekostenabrechnung

Die gesamten Kosten werden erfasst. Oft entstehen hier Medienbrüche, denn es findet von der Reisplanung über – organisation kein durchgängiger Prozess statt. In der Reiskostenabrechnung die vor Beginn der Reise gebuchten Leistung, wie Transportmittel und alle Leistungen, die während der Reise angefallen sind enthalten. Wenn alle Leistungen mit Kreditkarte bezahlt wurden, sind alle Daten im System erfasst und eine manuelle Eingabe ist unnötig. Manuell erfasst werden nur Barausgaben. Anschließend wird die Abrechnung vom Vorgesetzten geprüft und genehmigt Der Mitarbeiter erhält die Zahlung. Heute größtenteils unüblich, aber in manchen Unternehmen noch vorhanden, ist der manuelle Prozess der Reisekostenabrechnung. Alle Belege werden hier manuell in ein System eingegeben. Es finden keine automatisierten Prozesse statt. Somit entstehen lange Wartezeiten und eine zeitnahe Erstattung ist nicht möglich. Über die Kreditkarte getätigte Zahlungen werden automatisch erfasst und archiviert. Auch die Weiterleitung an die Buchhaltung und die Überweisung an den Reisenden erfolgt automatisch. Die Kreditkartendaten fließen im Management – Informationssystem (MIS) zusammen. Diese geben dem Travel Management Aufschluss über die Zusammensetzung der Reisekosten, häufig bereiste Destinationen und Nutzung bevorzugter Leistungsträger. Die Daten werden nach Auswertung und Analyse zur Steuerung verwendet. Weiterhin ist Optimierungspotential erkennbar.

Auswertung und Controlling

Das Controlling dient zum Einen der Steuerung und Kontrolle der Geschäftsreiseprozesse, Reiserichtlinien und Beschaffung. Zur Auswertung werden die Daten aus dem MIS und Berichtswesen herangezogen. Außerdem wird geprüft, ob alle Reisprozesse korrekt abgewickelt wurden. Die Reisedaten verdeutlichen eine evtl. Veränderung des Reiseaufkommens. Entsprechen die ermittelten Daten Vergangenheitswerten, so ist eine effektivere Planung möglich als bei starken Veränderungen. Der Travel Manager kann jetzt gezielt mit Leistungsträgern in Vertragsverhandlungen treten. Weiterhin ist erkennbar, wie sich die direkten Kosten auf die einzelnen Reiseleistungen aufteilen. Zur optimalen Steuerung wird ggf. eine Änderung der Reiserichtlinien vorgenommen. Meistens werden diese Änderungen nur in Bezug auf Abläufe (Einführung Kreditkarte), selten in Bezug auf Strukturen (Änderung Genehmigungsstelle) vorgenommen. Zur Optimierung von Zeit und Kosten ist Transparenz für den gesamten Geschäftsreiseprozess erforderlich. Diese stärkt zusätzlich die Position des Travel Managers bei Verhandlungen mit Leistungsträgern.

Unternehmen

Folgende Unternehmen beschäftigen sich im engeren oder weiteren Sinne mit dem Travel Management:

• Reisebüroketten oder Einzelreisebüros
• Beherbergungs- und Gastronomiebetriebe
• Event- und Veranstaltungsagenturen
• Incentivespezialisten
• Anbieter von Transportdienstleistungen
• Anbieter von digitalen Travel Management-Systemen
• Anbieter von Reise-Abrechnungs-Systemen
• IT-Entwickler mit entsprechender Erfahrung
• Bundesverwaltungsamt
• Verbände wie der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR)

Beruf Travel-Manager: Die Fachhochschule Worms bietet im Fachbereich Touristik / Verkehrswesen einen Bachelor, Master Studiengang "Tourism and Travel Management" an.

Siehe auch

• Reisekosten
• Dienstreise
• Verpflegungsmehraufwand
• Fachhochschule Worms

Literatur

• Gerald Espich: Business Travel Management. Expert Verlag
• Gerd Engelmann: Geschäftsreisen managen. Deutscher Betriebswirte-Verlag
• Ewald Brochhausen, Markus Melzer, Hendrik Vordenbäumen, Marcus Thurner: SAP Travel Management 2004. 2004, SAP PRESS Verlag, ISBN 978-3-89842-407-3
• Gerd Otto Rieke: Modernes Geschäftsreise-Management 2004. 2000, Alabasta Verlag

Weblink

• Kompakte Info-Seite über das Thema Travel-Management
• Homepage der Fachhochschule Worms zum Studiengang Travel-Management