Abwesenheitsnotiz

Autoreply ist eine aus dem Englischen entlehnte Bezeichnung für eine E-Mail, die automatisch (auto) als Antwort (engl.: reply) auf ein Ereignis (in der Regel eine eingehende E-Mail) versendet wird. Der Mechanismus, der ein solches Autoreply erzeugt, wird als Autoresponder bezeichnet und ist eine Sonderform eines Mail-Robots.

Autoreplys werden in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt, zum Beispiel zur Bestätigung von Bestellvorgängen oder Änderungen an Mailinglisten oder für Unzustellbarkeits- oder Abwesenheits-Nachrichten (out of office reply).

Bei Bestell- oder Buchungsbestätigungen handelt es sich in der Regel nicht um Autoreplys sondern um (automatisch generierte) Bestätigungen, die etwa von einer Webshop-Software abgesandt werden. Auch aus Textbausteinen zusammengesetzte Mails sind keine Autoreplys, da der Absender die Bausteine manuell auswählt, bevor er die Mail abschickt.

Beispiele

From: [e-mail]
Subject: Martin Schlumpf ist außer Haus.                                                                
To: Lucius Kunde <[e-mail]>

Ich werde ab 14. Mai 2007 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am
21. Mai 2007.

In wichtigen Fällen wenden Sie sich bitten an meine Kollegin, Frau Kleinschlumpf
(Ruf Nr. 040/123  456 - 78).

From: [e-mail]
Subject: Meine E-Mail Adresse hat sich geändert                                                       
Reply-To: [e-mail]

Achtung!

Meine E-Mail-Adresse hat sich geändert. sie lautet jetzt:
[e-mail]
Bitte senden sie ab sofort ihre E-Mail an die neue Adresse, da 
Mails an diese Adresse nicht mehr beachtet werden und die Adresse in Kürze
aufgelöst wird.

Kritik und Alternativen

Automatisch generierte Antworten sind zwar im Zuge automatisierter Vorgänge wie Confirmed Opt-In auf Mailinglisten erforderlich und im Geschäftsverkehr weit verbreitet. Der unüberlegte Einsatz von Autoreplys ohne Filterfunktionen eingesetzt kann jedoch zu Problemen führen. RFC 3834 gibt Richtlinien vor, nach denen Autoreplys versandt werden sollen und verbietet das undifferenzierte Versenden derselben.

Probleme mit Mailinglisten

Auf Mailinglisten können Autoreplys unerwünschte Antworten auf jegliche E-Mails generieren. Aus diesem Grund werden die zugehörigen Absender häufig aus dem Verteiler entfernt, wenn sie nicht das automatische Antworten deaktivieren.

Sendet ein Spammer an die Subscribe-Adresse einer Mailingliste eine Mail mit gefälschtem Absender, so fragt die automatische Mailinglistenverwaltung unter dieser Absender nach einer Bestätigung für die Anmeldung. Eine automatische Antwort führt dann zur unerwünschten Anmeldung an der Mailingliste.

Spamproblematik und Viren

Generelle Empfangsbestätigungen oder Abwesenheitsnachrichten sind zum Beispiel problematisch, da der Absender einer E-Mail beliebig fälschbar ist. Automatische Antworten auf eingehenden Spam können dem Spammer ungewollt die Gültigkeit der Adresse bestätigen oder - bei gefälschter Absenderadresse - als kollateraler Spam unbeteiligte Dritte belästigen. Geschieht dies absichtlich, um dem Ansehen eines Unternehmens, welches ungefiltert Autoantworten verschickt, zu schaden, so handelt es sich um einen sogenannten Joe-Job.

Autoreplys werden selten auch zur Spamvermeidung eingesetzt. Der Absender einer E-Mail erhält dann eine automatische Antwort (die sogenannte "Challenge"), die ihn auffordert, in irgendeiner Weise zu belegen, dass er ein Mensch (und kein Spambot) ist, in der Regel durch einfaches Antworten auf die autoamatische Antwort. Erst danach leitet das Mailsystem des Empfängers die Mail an diesen weiter. Dieses Verfahren behindert durch die zusätzlichen Schritte den Nachrichtenfluss.

Sortieren der Absender oder dessen Spamfilter die Challenge irrtümlich aus, oder erhält der Absender die Challenge nicht rechtzeitig (z.B. wegen einer Reise), so geht die ursprüngliche Mail verloren. Software, die dieses Verfahren einsetzt, wird heutzutage kaum noch angeboten.

Servicequalität

Empfangsbestätigungen sind bei Serviceanfragen an Unternehmen verbreitet. Strittig ist, ob Absender über den Eingang seiner Mail benachrichtigt werden sollten, obwohl noch keine Antwort vorliegt. Eine solche Autoantwort kann dem Absender vorab Service-Informationen wie eine Vorgangsnummer oder zu die zu erwartende Bearbeitungszeit zukommen lassen, doch durch den standardisierten Inhalt auch verärgern^[1].

Automatisch erzeugte Benachrichtigungen enthalten bei manchen Unternehmen eine Absenderadresse, auf der eingehende Mails ignoriert und mit einem Standardtext beantwortet werden.

Abwesenheitsbenachrichtigungen

Besser als Abwesenheits- und Urlaubsbenachrichtigungen einzustellen, ist es, wichtige Mails weiterleiten und von einer Vertretung bearbeiten zu lassen. Eine Alternative sind auch sogenannte Role-Accounts, durch die eine Mail bei Bedarf an den zuständigen Bearbeiter geleitet wird.

Mail-Loops

Unnötiger Datenverkehr in extremem Umfang kann durch Mail-Loops (deutsch E-Mail-Schleifen) entstehen, wenn zwei Mailserver sich gegenseitig ständig Autoreplys zusenden, weil die Software dies nicht erkennt. Um dies zu verhindern könnten die Autoreplys mit leerem Absender (Envelope-From <>) versandt werden, dies ist jedoch nach RFC2505 eigentlich für Fehlermeldungen vorgesehen.

Filtereinsatz

Bessere automatische Antwortfunktionen setzen (unter Umständen sehr komplexe) Filter ein, um Spam, Mailloops und Mehrfachversand an dieselbe Person zu vermeiden. Das E-Mail-Programm exim unterstützt beispielsweise Autoreplys, welche jedem Absender nur eine automatische Nachricht pro Woche zuschicken und eventuell nur dann, wenn die Mail nur an den Empfänger persönlich gesandt wurde und nicht gleichzeitig per CC an einen Role-Account.

generelle Empfangsbestätigungen

E-Mail ist kein garantierter Dienst. Generelle Empfangsbestätigungen sind daher in den E-Mail-Protokollen nicht vorgesehen. Generell Autoreplys zu verschicken ist daher nicht nützlich: Da der Empfänger nicht zwingend eine Empfangsbestätigung zu jeder Mail erhält, weiß er auch nicht, ob er bei einem bestimmten Empfänger eine erwarten kann. Ebenfalls weiß er auch bei nicht, ob nichts über Antworten, die verloren gegangen sind und ihn nicht erreicht haben.

Absender können bei Bedarf eine Empfangsbestätigung nach RFC 1894 (Delivery Status Notification, DSN) und RFC 2298 (Message Disposition Notification, MDN) anfordern. Allerdings muss bei DSN der Server, bei MDN das E-Mail-Programm des Empfängers dies unterstützen. Die Bestätigungen „ist auf dem Server eingetroffen“ und "wurde angeklickt" sagen aber nichts darüber aus, ob die Nachricht gelesen und verstanden wurde.

Siehe auch

• Mailer-Daemon
• Role-Account

Weblinks & Quellen

1. ↑ http://www.zdnet.de/itmanager/strategie/0,39023331,2122696,00.htm

• Universität Stuttgart (RUS-CERT): Urlaubsbenachrichtigungen und unerwünschte Nebeneffekte
• RFC 3834 – Automatic Responses to Electronic Mail