Funktionsmatrix

Das Funktionendiagramm (Funktionsmatrix, engl. activity distribution chart) wurde 1929 von Eva und Ernst Hijmans entwickelt. Es ordnet die einzelnen Aufgaben den beteiligten Stellen und die entsprechende Kompetenz in Form einer zweidimensionalen Matrix zu. Das Funktionendiagramm verknüpft die Prozesse der Ablauforganisation mit den Strukturen der Aufbauorganisation.

Das Beispiel zeigt ein einfaches Funktionendiagramm:

• Stelle 1 obliegt die Kontrolle von Aufgabe A und die Planung von Aufgabe C.
• Stelle 2 obliegt die Entscheidung über Aufgabe A und die Kontrolle über Aufgabe B.
• Stelle 3 ist für die Ausführung von Aufgabe A zuständig und hat gleichzeitig eine Gesamtfunktion (X) für die Aufgaben B und C
• Stelle 4 übernimmt eine Gesamtfunktion (X) für Aufgabe D

	Stelle 1	Stelle 2	Stelle 3	Stelle 4
Aufgabe A	K	E	A
Aufgabe B		K	X
Aufgabe C	P		X
Aufgabe D				X

Aus den Zeilen des Funktionendiagramms wird ersichtlich, wie die Funktionen zur Lösung einer Sachaufgabe auf verschiedene Stellen verteilt werden. Die Zeilen sind somit eine Grundlage für Arbeitsablaufdarstellungen. Aus den Spalten sind die Funktionen ersichtlich, die von einzelnen Stellen an verschiedenen Sachaufgaben zu erfüllen sind. Die Spalten sind dadurch Grundlage für die Erstellung von Stellenbeschreibungen. Im Gegensatz zu einer Stellenbeschreibung enthält ein Funktionendiagramm wesentlich weniger Informationen über die einzelnen Stellenaufgaben, es vermittelt dafür aber eine Übersicht der beteiligten Stellen.

Vorteile

• Kompetenzkonflikte werden durch klare Zuweisung verhindert
• Präzise Vorgaben für die Stellenbesetzung und Personalentwicklung
• Organisatorische Mängel lassen sich leicht erkennen
• Niedriger Änderungsaufwand

Nachteile

• Abgrenzungsschwierigkeiten bei der Aufgabengliederung
• Gefahr der Überoganisation durch zu starke Formalisierung
• Aufgrund der schematischen Darstellung lassen sich detaillierte Regelungen nicht darstellen
• Behinderung von Initiative und Kreativität

Literatur

• Schulte-Zurhausen, Manfred: Organisation, Vahlen 2002, ISBN 3800628252.