- Katalogisieren
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Unter Dokumentation versteht man die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung. Ziel der Dokumentation ist es, die dokumentierten Objekte gezielt auffindbar zu machen. Bei den Objekten handelt es sich in der Regel um Dokumente mit einem Informationsgehalt, der mit Hilfe der Dokumentation systematisch verwertet werden soll. Dokumente können in diesem Sinne Fachbücher, Zeitschriftenartikel oder sonstige Druckschriften sein, aber auch Bilder, Filme, Tondokumente und ähnliches. Auch wissenschaftlich erhobene Daten können im Sinne einer Dokumentation behandelt werden.
Die Erschließung von Informationen ist eine der wesentlichen Aufgaben von Bibliotheken und anderen Dokumentationseinrichtungen. Die Beschreibung und Verzeichnung bibliographischer und archivalischer Ressourcen geschieht u.a. durch Katalogisierung, d.h. die Aufnahme von Dokumentationseinheiten in einen Katalog. Dies geschieht in der Regel unter Berücksichtigung von Regelwerken (z. B. RAK oder AACR) und mit Hilfe von Dokumentationssprachen und anderen kontrollierten Vokabularien. Daneben kommen immer häufiger automatische Verfahren des Information Retrieval zum Einsatz.
Die durch Dokumentation ermittelten Angaben über ein Objekt bezeichnet man als Metadaten.
Inhaltsverzeichnis
Wissenschaftliche Sach- und Formalerschließung
In der Bibliotheks- und Dokumentationswissenschaft wird häufig zwischen Formalerschließung und Sacherschließung unterschieden. Während sich die Formalerschließung auf die (objektiven) formalen Kriterien eines Objektes beschränkt, geht die Sacherschließung auf dessen Inhalt ein.
Zur Zeit der Zettelkataloge wurde zwischen Alphabetischer Katalogisierung und Systematischer Katalogisierung unterschieden. Diese Unterscheidung ist mit Einführung von Datenbanken nicht mehr notwendig.
Projektmanagement und Softwareentwicklung
Dokumentation bedeutet in den Bereichen Projektmanagement und Softwareentwicklung, sämtliche Schritte und Maßnahmen zu dokumentieren. Ziele: Nachvollziehbarkeit und Lerneffekte.
Publizistische Dokumentation
In Printmedien, Filmen und Rundfunk wird mit Dokumentation ein journalistisch aufbereiteter Bericht bezeichnet, der mithilfe von Quellen und Zeugnissen Anspruch auf Nichtfiktionalität, auf Bezug zur realen Welt, erhebt. In Dokumentarfilmen und Radio-Features kommt es zu einer Mischung von erklärenden und erzählenden Elementen. Dabei sind Übergänge in zwei Richtungen möglich. Zum Einen tendieren die dokumentarischen Genres zum ästhetisch-künstlerischen Bereich, weg vom reinen Lehrfilm bzw. Schulfunk. Zum Anderen gibt es auch einen Übergang zum Unterhaltungsbereich, wobei ebenfalls die Grenzen zur Fiktionalität überschritten werden („Doku-Soap“).
Qualitätsmerkmale
Einige Qualitätsmerkmale von Dokumentation sind: Vollständigkeit, Übersichtlichkeit, Verständlichkeit, Strukturiertheit, Korrektheit, Editierbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Integrität/Authentizität (z. B. Änderungshistorie), Objektivität
Eine Dokumentation enthält - neben dem eigentlichen Inhalt - folgende Informationen:
- eindeutige Zuordnung zu einem Prozess
- verantwortlicher Prozesseigner
- Datum und Unterschrift der Änderung
- Abnahmevermerk des Prozesseigners mit Datum und Unterschrift
- offizieller aktueller Stand des Dokumentes: Datum und Link
- Liste der Anlagen mit Links
Probleme
Ein grundsätzliches Problem der Dokumentation ist, dass sie sehr kostspielig werden kann und sich erst nach einer Vorlaufzeit wirtschaftlich auszahlt, weshalb viele Unternehmen auf eine eigene Dokumentationsabteilung verzichten.
Bei "Tonaufnahmen nur zur Dokumentation" greift man daher auf preisgünstigste Mittel zurück; auch der Ausführende wird danach ausgesucht. Das führt zwangsläufig zu wenig zufriedenstellenden Ergebnissen.Siehe auch
- Softwaredokumentation
- Dokumentationswissenschaft, Bibliothekskatalog, Dokumentar, Schlagwortkatalog, Technische Dokumentation, Dokumentenmanagement, Dokumententechnologien, Dokumentenanalyse, Informationssystem, Paul Otlet
- Museumsdokumentation
- Verfahrensdokumentation
- Wissenschaftliche Publikation
- Zentralstelle für Primärdokumentation
Literatur
- Klaus Haller: Katalogkunde. Saur, München 1998, ISBN 3-598-11364-1
- Elaine Svenonius: The Intellectual Foundation of Information Organization. Cambridge (Mass.) 2000, ISBN 0-262-19433-3
- Samulowitz und Ockenfeld: Bibliothek und Dokumentation - eine unendliche Geschichte. In: Information - Wissenschaft & Praxis. Nr. 54, 2003, S. 453-462 (online)
- Jutta Bertram: Einführung in die inhaltliche Erschließung, Grundlagen - Methoden - Instrumente. In: Content and Communication. Terminology, Language Resources and Semantic Interoperability. Bd. 2, Ergon-Verlag, Würzburg 2005, ISBN 3-899-13442-7
- Paul H. Otlet: Die Dokumentation. In: Peter R. Frank (Hrsg.): Von der systematischen Bibliographie zur Dokumentation. Wissenschaftl. Buchges, Darmstadt, 1978 (aus: L'Organisation Systématique de la Documentation. Institut International de Bibliographie. No. 82. 1907).
Weblinks
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