Musterbrief

Im folgenden Text werden die wichtigsten Regeln zur DIN 5008 in einem nach dieser Norm verfassten Schreiben zusammengestellt.

Die DIN 5008 hat im deutschen Sprachraum ihre Bedeutung vorwiegend im geschäftlichen Bereich, insbesondere im Schriftverkehr zwischen Unternehmen und von Unternehmen zu Privatpersonen. Obwohl jedes Unternehmen seine Darstellung gegenüber Geschäftspartnern und Privatpersonen selbstverständlich frei und individuell gestalten kann, haben sich im Schriftverkehr Regeln dieser Art schon seit Jahrzehnten als sehr praktisch erwiesen.

Somit werden diese Regeln nicht nur für die Ausbildung, sondern auch in der Praxis relativ genau übernommen – nicht zuletzt deshalb, weil die Deutsche Post AG zur computergestützten Briefsortierung entsprechende Vorgaben zu Anschriftenfeld und Formaten macht. Im Vergleich hierzu existieren in anderen Ländern (beispielsweise im angelsächsischen Sprachraum) weit weniger formale Regeln, sondern mehr landesübliche, meist recht flexible Gepflogenheiten, die sich eher an Inhalt und Sprachstil orientieren.

Grundaufbau eines Schreibens

• (a) Kopfbereich
• (b) Anschriftzone
• (c) Körper des Briefes mit Betreff, Anrede, Text und Gruß
• (d) Fußbereich – meist nur auf erster Seite

Optischer Eindruck eines DIN-gemäßen Formbriefes

(a) Kopfbereich

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(b) Anschriftzone

Siehe auch: Postanschrift

Das Anschriftenfeld ist auf Maschinenlesbarkeit für die vollautomatische Sortierung ausgerichtet. In verschiedenen DIN-Vorgaben (u. a. DIN 676) werden zusätzlich auf Wunsch der Deutschen Post AG und des Weltpostverbandes UPU genaue Maße angegeben, die bei der Beschriftung im Geschäftsbereich beachtet werden sollen.

Grundsätzlich ist jetzt auch eine einfache Absenderangabe oberhalb des Anschriftfeldes vorgesehen. Die erste tatsächliche Anschriftzeile ist die vierte Zeile des Adressfeldes, deren Position „bindend“ ist. Nicht verwendete Zeilen bleiben oben bzw. unten einfach frei.

^{Computer Service GmbH, 90461 Nürnberg}

[leer]	[leer]	[leer]
[leer]	[leer]	[leer]
[leer]	[leer]	12345/ca/vg/11/734a
Comptech GmbH	Logistics Team Ltd	Frau Olga Musterfrau
Berufsschule für Briefschreibwesen	Dpt Engineering II	Herrn Olaf Mustermann
Abraham-Lincoln-Allee 62	Ms Judith K Example	Fantasieweg 99 // W 402
00000 Fantasiestadt b. München	2100 Harding Rd	00000 Fantasiestadt/M.
[leer]	COSTA MESA, CA 92626	[leer]
[leer]	USA	[leer]

Bis vor einigen Jahren war es Standard, bei internationalen Sendungen den Ländercode vor die Postleitzahl zu schreiben. Diese Vorgehensweise ist jedoch veraltet und soll nicht mehr angewendet werden. Stattdessen sind sowohl Bestimmungsort als auch -land in lateinischen Großbuchstaben zu notieren. Zudem ist bei internationalen Sendungen zu beachten, dass der Bestimmungsort in der Sprache des Bestimmungslandes verfasst werden soll. Das Bestimmungsland soll nur in deutscher Sprache angegeben werden; alternativ dazu sind Angaben des Bestimmungslandes in englisch oder französisch zulässig.^[1]

(c) Körper des Briefes

(Bitte beachten, dass die aktuelle Normung eine andere Version des Infoblocks vorsieht als hier beschrieben!)

Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom	Unser Zeichen, unsere Nachricht vom	Telefon, Name	Datum
		+49 123 45-
at-zz 2008-01-04	E011/pk-ra	6789 Frau Mustermann	2008-01-04

Deutschsprachige Briefe nach DIN 5008:2005-05

(unter Berücksichtigung der neuen deutschen Orthografie in der Fassung vom Februar 2006)

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir freuen uns, dass wir Ihnen auszugsweise die wichtigsten Inhalte der an das internationale Computer-Zeitalter angepassten DIN 5008 Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung des Deutschen Instituts für Normung e. V. in der Fassung von 2005 vorstellen können.

Diese Vorschläge standardisieren das Grundgerüst der geschäftlichen und behördlichen Briefe im nationalen und internationalen Schriftverkehr – sie lassen von vornherein allerdings relativ viele Variationen in der Anordnung zu. Die weitreichende berufliche und persönliche Bedeutung einer guten Gestaltung von Schriftstücken, z. B. bei Bewerbungen oder im B2B- bzw. B2C-Bereich, ist inzwischen allgemein akzeptiert.

1. Alle Zeilen beginnen an der sogenannten Fluchtlinie (2,41 cm vom linken Seitenrand entfernt). Die einzelnen Absätze des Briefes werden jeweils durch eine Leerzeile abgetrennt.
2. Der Briefkopf kann individuell gestaltet werden, z. B. mit Firmenbezeichnung, Werbetext, Grafik.
3. Der klein gedruckte Absender über dem Anschriftenfeld enthält die Adresse gegebenenfalls in verkürzter Form. Bei geschickter Platzierung (und Faltung) passt auch diese Zeile noch in das Fenster eines Fensterkuverts.
4. Das EDV-gerechte Anschriftenfeld ist 9-zeilig nach internationaler Normung aufge‎baut: 3 Zeilen für die Zusatz- und Vermerkzone (ZVZ), 6 Zeilen für die Anschriftzone ‎‎(AZ). Es beginnt ca. 3,39 cm unterhalb des oberen Blattrandes. Leerzeilen innerhalb ‎des Anschriftenblocks entfallen seit Neuestem vollständig. Alle Zusätze stehen unmittelbar über der ‎Empfängeradresse, die immer in der 4. Zeile beginnt. Bei Auslandsanschriften werden ‎Bestimmungsort und Land in GROSSBUCHSTABEN geschrieben.‎ Sollte der Bestimmungsort einen Ortsteil haben, dann wird dieser vor der Straße eingeschoben (siehe Infobroschüre der Post vom 1. Juli 2006).

   3. ZVZ – z. B. elektronische Freimachungsvermerke

   2. ZVZ – z. B. Vorausverfügung Nicht nachsenden!

   1. ZVZ – z. B. Einschreiben / Recommandé

   1. AZ – Firma (= Name des Unternehmens)

   2. AZ – Anrede, ggf. Berufs- oder Amtsbezeichnungen

   3. AZ – ggf. Akademische Grade (z. B. Dr., Dipl.-Ing., Dipl.-Hdl.), Name

   4. AZ – Straße/Hausnummer (ggf. // App.-Nr.), Postfach

   5. AZ – Postleitzahl und Ort (BESTIMMUNGSORT)

   6. AZ – (LAND)

5. Der Raum rechts neben dem Anschriftfeld bleibt normalerweise frei für die Eingangs- und Bearbeitungsvermerke des Empfängers. Alternativ kann ein sogenannter Informationsblock in diesem Bereich alle wichtigen Bezugs- und Kommunikationsangaben (siehe Punkt 6) zusammenfassen.
6. Die Bezugszeichenzeile enthält die Bezugszeichen des Absenders, also Angaben zum bisherigen Schriftverkehr, die Durchwahlnummer, den Namen der Sachbearbeiterin oder des Sachbearbeiters, das Datum und gegebenenfalls Diktatzeichen (z. B. fan8-cc). Das Datum wird numerisch 2006-06-07 (JJJJ-MM-TT) oder alphanumerisch 7. Juni 2006 geschrieben (Datumsformat nach ISO 8601).

   In einem Kommunikationsblock rechts neben der letzten Zeile des Anschriftfelds können z. B. Telefonnummer und/oder Faxnummer stehen. Die E-Mail-Adressierung, die Bankverbindung(en) mit BLZ und IBAN und weitere wichtige Geschäftsangaben – wie z. B. Handelsregister-Eintragung und Umsatzsteuer-Identifikation-Nummer – werden normalerweise in den Fußzeilen des Schreibens angegeben.

7. Der Betreff in Form einer stichwortartigen, kurzen und sinnvollen Inhaltsangabe beginnt an der Fluchtlinie, wird nicht unterstrichen und endet ohne Punkt. Das Wort Betreff selbst wird keinesfalls (mehr) geschrieben. Darunter bleiben zwei Zeilen frei.
8. Die Anrede wird mit einer Leerzeile vom Text abgesetzt. In manchen kaufmännischen Briefen, insbesondere bei Formularen, kann eine persönliche Anrede weggelassen werden.
9. Der Brieftext sollte empfängerbezogen und möglichst übersichtlich und verständlich sein:

   • Gliederung in Abschnitte durch je eine Leerzeile
   • Hervorheben wichtiger Angaben (z. B. Fristen, Termine) durch Einrücken und Leerzeilen oder besondere Schriftarten und Schriftstile (auch S p e r r e n)
   • Formulierung in einem klaren, guten und anschaulichen Deutsch
   • Verzicht auf umständliche und altmodische Ausdrucksweisen

10. Der Gruß beginnt ebenfalls an der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom Text abgetrennt. Auch die kaufmännischen Grußformeln unterliegen der Mode, heute üblich sind beispielsweise Mit freundlichen Grüßen oder Hochachtungsvoll.
    • Nach der Grußformel bleibt wieder eine Zeile frei. Danach folgen

    • drei Leerzeilen für Unterschrift und Firmenstempel und
    • zuletzt der Name der/des Unterzeichnenden, ggf. mit Zusatzangaben.

    • Der Gruß soll nie ohne verbindenden Text auf einem Blatt stehen, da sonst eine eindeutige Zuordnung einer rechtsverbindlichen Unterschrift zum Schriftstück erschwert würde.
11. Anlagen- und Verteilervermerke werden gegebenenfalls durch eine Leerzeile abgetrennt unter den Unterzeichnernamen oder rechts neben den Grußteil geschrieben. Die Anlagen sollten bereits im Brieftext erwähnt werden und können (nochmals) genau aufgezählt werden.

Mit besten Empfehlungen	[Anlage/n]	[leer] x5	[Verteiler]
i. V. Unterschrift	[hier: alle Auszubildenden]
[leer]
[ggf. Hr./Fr.] Vorname Nachname
Abt. für Zukunftsorientierung

(d) Fußbereich

(Der Fußbereich kann durch weitere wichtige Angaben ergänzt werden.)

Telefon [phone], Fax -111	Fantasiebank Fantasiestadt	Geschäftsführung: Vorname Mustermann
E-Mail [e-mail]	Konto-Nr. 99999	AG Fantasiestadt HRB 000000
Website http://www.example.com	(BLZ 000 000 00)	USt-IdNr. DE000 456 789?

Einzelnachweise

1. ↑ Deutsche Post: Richtig Adressieren

Weblinks

• Vorgaben der Deutschen Post für automatisierungsfähige Briefe 2008 (PDF)