Webkonferenz

Unter einer Webkonferenz oder einem Online Meeting versteht man über das Internet organisierte und durchgeführte „virtuelle“ Treffen zwischen Teilnehmern, die sich real an ganz unterschiedlichen Orten befinden können. An Stelle des realen Konferenztisches tritt bei einer Webkonferenz der PC-Desktop des Sitzungsmoderators.

Alle Teilnehmer können in einem Fenster auf ihrem Bildschirm das Geschehen auf dem PC-Desktop des Moderators verfolgen („Desktop Sharing“) – beispielsweise das Halten einer Präsentation, die Vorstellung einer Software oder das Editieren eines Textdokuments. Im Laufe der Webkonferenz kann die Rolle des Moderators flexibel zwischen den Teilnehmern (und Ihren Desktops) gewechselt werden. Damit folgen sie dem wesentlichen Merkmal von ortsgebundenen Sitzungen, bei denen – im Gegensatz z. B. zu Vorträgen – ein Dialog unter vielen stattfindet („Many-to-many“-Prinzip).

Zur Erhöhung der Interaktivität oder zur Durchführung von Online-Workshops können Webkonferenzen um Elektronische Meetingsysteme (EMS) ergänzt werden. EMS erweitern die Funktionalität einer Webkonferenz um Werkzeuge wie Brainstorming, Abstimmungen und Diskussionen, die in der Regel auch anonym durchgeführt werden können, sowie eine Volltextdokumentation. Sie ermöglichen zudem die asynchrone Vor- und Nachbereitung des Online-Meetings.

Im Gegensatz zur Webkonferenz, bei denen zwei bis etwa 20 Teilnehmer gemeinsam Dokumente bearbeiten und Applikationen nutzen, werden Webinare vorrangig für Online-Schulungen (sog. „E-Learnings“^[1]) oder z. B. Online-Pressekonferenzen eingesetzt. An ihnen nehmen bis zu mehrere Hundert Personen teil, in Ausnahmefällen sogar tausende. Bei Webinar-Tools steht funktional die Rolle des Vortragenden im Vordergrund („One-to-many“-Prinzip).

Bei Videokonferenzen steht die Übertragung von Live-Video-Streams der Teilnehmenden bzw. der verteilten Konferenzräume im Vordergrund.

Grundprinzip von Webkonferenzen

Webkonferenzen funktionieren im Wesentlichen nach dem Prinzip: Der Organisator versendet eine E-Mail-Einladung mit einem Hyperlink und dem Zugangscode zur Webkonferenz. Zum Zeitpunkt des Meetings loggen sich alle Teilnehmer in die Webkonferenz ein, wobei die Eingabe des Zugangscodes erforderlich ist. Anschließend sehen die Teilnehmer den Bildschirm des Organisators und können auf dessen PC gemeinsam Dokumente und Applikationen ansehen bzw. nutzen. Während des Meetings kann jederzeit auf den Desktop eines anderen Teilnehmers gewechselt werden. Bei den meisten Webkonferenz-Lösungen kann auch die Maus- und Tastaturkontrolle für den PC, dessen Desktop alle Teilnehmer sehen, kontrolliert zwischen den Teilnehmern umgeschaltet werden.

Installation: Hosted Service versus Inhouse-Server

Online-Meeting-Lösungen können in zwei Varianten installiert werden: als gehosteter Service oder Inhouse-Server. Bei einem gehosteten Service befindet sich der Server beim Webkonferenzanbieter, und der Kunde zahlt eine Nutzungsgebühr. Im Gegensatz zum gehosteten Server können Nutzer bei einigen Anbietern eine Serverlizenz erwerben und die Webkonferenz-Software auf einem im Unternehmen befindlichen Kommunikationsserver installieren. Diese Variante wird besonders von Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen und starker Nutzung bevorzugt.

Funktionalitäten

Heutige Webkonferenzsysteme bieten eine Reihe von Funktionalitäten, die die Zusammenarbeit und Durchführung von Meetings effektiver gestalten soll.

• Plattformunabhängigkeit: Web-Meetings für Windows, OS X, Linux, Solaris, BSD-Unix Betriebssysteme. Unterstützung (meist eingeschränkt) von mobilen Geräten
• Freigabe von Anwendungen
• File-Sharing
• Übertragung von Maus- und Tastaturkontrolle an einzelne oder alle Teilnehmer
• Wechsel der Rolle des Vortragenden (Wechsel auf Darstellung eines anderen PC-Desktops)
• Markierungs- und Zeichenwerkzeuge
• Whiteboard
• Annotation von Dokumenten mit PDF-Export
• PDF-Download von Dokumenten die auf der Präsentationsbühne gezeigt werden.
• Chat: moderierter und unmoderierter Chat
• Video und VoIP-Audio
• Telefonkonferenz-Funktion integriert über andere Anbieter (Anrufen von Teilnehmern per Telefon) oder VoIP
• Protokollfunktionen
• Aufzeichnen von Webmeetings, insbesondere „Playback“-Funktion, die es ermöglicht, Trainings aufzuzeichnen und beliebig oft in einem „Live“-Seminar abzuspielen.
• Webmeeting-to-Podcast Funktion, das aufgezeichnete Webmeetings auf iPod und AppleTV speichert und abspielt (spreed.com)
• Funktionen für Simultanübersetzer
• Scan-to-Present: Dokumente einscannen und sofort im Web-Meeting präsentieren
• Präsentation von Office-Dokumenten, insbesondere PowerPoint sowie PDF Dokumenten ohne Screensharing (dies funktioniert nur, wenn der Präsentator die Dokumente beim Serviceanbieter auf den Server hochgeladen hat).
• Zoom-Funktion für Dokumente, Zeichnungen, Bilder und Video. Dokumente werden vektorisiert dargestellt. Dadurch können Dokumente ohne nennenswerte Zeitverzögerung für alle Teilnehmer vergrößert und verkleinert werden. Die Vektorisierung ermöglicht insbesondere die unmittelbare größenunabhängige Darstellung medizinischer Aufnahmen (Röntgenaufnahmen, CT) und CAD-Zeichnungen.
• Zeitsynchrone Präsentationen von Videos in Formaten wie Podcasts, Quicktime, MPEG-2/4 oder AVI (spreed.com)
• Anpassbare E-Mail-Einladungen, Integration mit diversen E-Mail-Clients zur Versendung von Einladungsmails
• Splitscreen-Video für Many-to-Many Meetings mit vielen Teilnehmern
• Call-Out Telefonkonferenz. „Hinaus telefonieren“, d.h. Telefoniefunktionen für das Anrufen von Teilnehmern aus einem Web-Meeting heraus (Bsp. spreed.com, tevia.de)
• Call-In Telefonkonferenz: Anrufen einer Telefonnummer, um per Einwahl an einer gemeinsamen Telefonkonferenz teilzunehmen. Dieses Feature wird von einer Vielzahl von Anbietern unterstützt.

Sicherheit

Bei den meisten Softwarelösungen und Services für Webkonferenzen wird der Datenaustausch mit SSL 128-Bit verschlüsselt. Darüber hinaus gibt es auch Anbieter, die den Datentransfer mit 256-Bit und AES Advanced Encryption Standard verschlüsseln.

Lizenzmodelle

Die Anbieter von Online-Meeting Lösungen bieten eine Reihe von unterschiedlichen Lizenzmodellen an:

• kostenlose Webmeetings, üblicherweise eingeschränkt
• Prepaid- und Postpaid-Webmeetings (unterschiedlichste Bezahlmodelle: Monatliche Flatrate oder Zahlung pro Nutzer plus jährliche Grundgebühr)
• Pay-per-Use Lizenz (Abrechnung nach Minuten pro Teilnehmer)
• Kauf von Konferenzsystemen

Grundlegend kann der Nutzer zwischen zwei Lizenzprodukten unterscheiden:

• Einzellizenz (geeignet für Selbstständige und kleinere Unternehmen)
• „Corporate“-Lizenz (geeignet für größere Unternehmen)

Bei Corporate-Lizenzen oder mehreren Einzellizenzen können zeitgleich mehrere Webkonferenzen durchgeführt werden. Zudem bieten Multi-User-Lösungen erweiterte Administrationsfunktionalitäten: Administratoren haben die Möglichkeit, Lizenzen zentral zu verwalten, Funktionsfreigaben pro Nutzer zu definieren und detaillierte Reportings zur Nutzung durchzuführen.

Weblinks

• Web-Konferenzen können mehr als nur Reisekosten sparen. In: Computerwoche Online. IDG Business Media GmbH, 19.07, S. 4, abgerufen am 5.03. 
• Auflistung von verschiedenen Tools unterschiedlicher Hersteller
• Open Source Webkonferenz Tool Open Meetings

Einzelnachweise

1. ↑ Fallstudie zum Einsatz von E-Learnings

Weiterführende Literatur

• Rüdiger Keller: Live E-Learning im Virtuellen Klassenzimmer. Eine qualitative Studie. 2009, ISBN 3-8300-4149-7
• Josef W. Seifert / Bettina Kerschbaumer: Online-Moderation. 2011, ISBN 978-3-86936-196-3