Veranstaltungsverwaltungssystem

Ein Veranstaltungsverwaltungssystem (VVS) bzw. Event-Management-System (EMS) ist ein Softwaresystem zur Verwaltung von Veranstaltungen, der Besucher und verbundener Prozesse.

Bestandteile

Unter die relativ neue Gruppe der Veranstaltungsverwaltungssysteme fallen meist baukastenartig aufgebaute Systeme, die mit Modulen die manuellen Prozesse bei Veranstaltungen abbilden und somit den Aufwand für die Agenturen verringern.

Der Aspekt der Kostensenkung dürfte die treibende Kraft sein, dass prozessoptimierende Software nun auch diesen, doch eher kleinen aber umsatzstarken, Markt erreicht hat.

Übliche Module bei Veranstaltungsverwaltungssystemen

• Planer z.B für Hochzeiten
• Einladungsmanagement
• Wissenschaftliche Services (Konferenzbeiträge, Peer-Review)
• Mitarbeitermanagement
• Referentenmanagement
• Agendamanagement
• Rollen und Rechte: z. B: welcher Teilnehmer sieht welche Agenda
• Delegation von Aufgaben: Einbindung von Reisebüros und Hotels in das EMS
• Kontingentverwaltung mit Online-Buchung
• individuelle Sitzplatz- und Raumverwaltung
• Akkreditierung
• Zutrittskontrolle (RFID, Barcode, Sichtkontrolle)
• Anwesenheitsdokumentation
• personalisierte Services während des Events (RFID, Barcode)
• VIP & Personenschutz
• Statistiken
• Informationsmaterial (Verwaltung und Versand)
• Kommunikationsmodule
• Abrechnung (Kostenstellenverrechnung, Prepaid, Selbstzahler)
• Hauptversammlung via Internet
• Budgetierung
• Online-Ausschreibungen (RFPs)

Siehe auch

Event Eventagentur