Elektronische Personalakte
- Elektronische Personalakte
-
Die digitale Personalakte (auch elektronische Personalakte) ist eine Software zur Verwaltung elektronischer Dokumente aus der Personalakte. Dieses speziell für die Personalabteilung von Unternehmen entwickelte Dokumentenmanagementsystem ersetzt durch elektronische Archivierung die traditionelle Papier-Personalakte.
Die digitale Personalakte beinhaltet sowohl eingescannte Dokumente, die unstrukturierte Informationen enthalten, als auch strukturierte Informationen, die aus anderen IT-Systemen gewonnen wurden. Zu den elektronischen Dokumenten zählen Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Zeugnisse, Mitarbeiterbild, Schriftverkehr, Beförderungen, Bescheinigungen etc.
Beispiel der Registerstruktur für die digitale Personalakte
Schnittstellen der digitalen Personalakte zu verschiedenen Buchhaltungs-, Verwaltungs- und Archivsystemen ermöglichen die Integration in die bestehende Unternehmens-IT. Das meist Web-basierte System erlaubt ausschließlich definierten Benutzern Zugriff zu den besonders vertraulichen Personaldaten, die hoch verschlüsselt und damit hoch sicher übermittelt werden. Alle Bearbeitungsvorgänge in der digitalen Personalakte können über eine Protokollfunktion nachvollzogen werden.
Ein vereinfachtes Handling, der standortunabhängige Zugriff auf die Akten sowie Kosteneinsparungen sind Gründe für die Einführung der digitalen Personalakte in den Personalabteilungen von Unternehmen. Diese Art der Dokumentenablage entspricht den rechtlichen Anforderungen an die Personalaktenaufbewahrung und gilt als revisionssicher.
Siehe auch
Literatur
- R. Kos: Die elektronische Personalakte - Aufbau und Einführung. Vdm Verlag Dr. Müller; 2007, 105 Seiten, ISBN 978-3-8364-1035-9
- D. Bartosch: Digitale Personalakte Datakontext Verlag; 2007, 180 Seiten, ISBN 978-3-89577-415-7
- M. Grentzer: Die Einführung einer digitalen Personalakte – Leitfaden für den Praktiker. In: Lohn + Gehalt. 1/2005
- U. Jänicke: Digitale Personalakte: Suchen oder Finden? oder: der Irrsinn des Index’. In: Computer + Personal. 3-4/2006
- I. Geis, M. Grentzer und U. Jänicke: Rechtliche Betrachtung eines digitalen Personalakten-Systems. In: Lohn + Gehalt. 2/2003
- P. Gola: Die Digitalisierung der Personalakte und der Datenschutz In: Recht der Datenverarbeitung 4/2008 ISSN 0178-8930
Links
Wikimedia Foundation.
Schlagen Sie auch in anderen Wörterbüchern nach:
Personalakte — Der Begriff Personalakte, der in der Personalwirtschaft verwendet wird, ist weit gefasst. Weder die Form noch der exakte Inhalt sind gesetzlich geregelt. Auch finden sich aufgrund der elektronischen Datenverarbeitung immer seltener umfangreiche… … Deutsch Wikipedia
Digitale Personalakte — Die digitale Personalakte (auch elektronische Personalakte) ist eine Software zur Verwaltung elektronischer Dokumente aus der Personalakte. Dieses speziell für die Personalabteilung von Unternehmen entwickelte Dokumentenmanagementsystem ersetzt… … Deutsch Wikipedia
Personalinformationssystem — Ein Personalinformationssystem dient der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Pflege, Analyse, Benutzung, Verbreitung, Disposition, Übertragung und Anzeige von Informationen, die die Personalverwaltung betreffen. Da Personalinformationssysteme… … Deutsch Wikipedia
Dienerakte — Dieser Artikel oder Absatz stellt die Situation in Deutschland dar. Hilf mit, die Situation in anderen Ländern zu schildern. Der Begriff Personalakte, in Bayern Personalakt[1], der in der Personalwirtschaft verwendet wird, ist weit gefasst. Weder … Deutsch Wikipedia
Personalakt — Dieser Artikel oder Absatz stellt die Situation in Deutschland dar. Hilf mit, die Situation in anderen Ländern zu schildern. Der Begriff Personalakte, in Bayern Personalakt[1], der in der Personalwirtschaft verwendet wird, ist weit gefasst. Weder … Deutsch Wikipedia
EPa — Die Abkürzung EPA steht für: École du Patrimoine Africain, ein 1998 gegründetes internationales Zentrum zum Erhalt von Kulturerbe in Porto Novo, Benin Economic Partnership Agreement, Freihandelsabkommen zwischen EU und Entwicklungsland Éditions… … Deutsch Wikipedia
Epa — Die Abkürzung EPA steht für: École du Patrimoine Africain, ein 1998 gegründetes internationales Zentrum zum Erhalt von Kulturerbe in Porto Novo, Benin Economic Partnership Agreement, Freihandelsabkommen zwischen EU und Entwicklungsland Éditions… … Deutsch Wikipedia
EPA — Die Abkürzung EPA steht für: Chemie: Eicosapentaensäure, eine mehrfach ungesättigte Fettsäure Elektronenpaarabstoßungs Modell VSEPR Modell Medizin: Elektronische Patientenakte, die zentrale EDV gestützte Sammlung und Verwaltung aller den… … Deutsch Wikipedia
Arbeitnehmerdatenschutz — ist der Schutz des allgemeinen Persönlichkeitsrechts und insbesondere des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung von Personen in ihrer Eigenschaft als Arbeitnehmer im Unternehmen. Synonym werden auch die Begriffe Mitarbeiterdatenschutz,… … Deutsch Wikipedia
Beschäftigtendatenschutz — Arbeitnehmerdatenschutz ist der Schutz des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung von Personen in ihrer Eigenschaft als Arbeitnehmer. Synonym werden auch die Begriffe Mitarbeiterdatenschutz, Beschäftigtendatenschutz und Personaldatenschutz… … Deutsch Wikipedia
