Flexible Office

Desksharing, auch „Shared Desk“ oder „Flexible Office“ genannt, ist eine Organisationsform, bei der innerhalb einer Organisationseinheit (Unternehmen, Hauptabteilung, Abteilung) weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter existieren. Die Mitarbeiter können „ihren“ Arbeitsplatz täglich frei wählen.

Gründe

Auslöser für die Einführung von Desksharing ist die Beobachtung, dass die Arbeitsplätze in einem Bürogebäude nur zu einem Teil besetzt ist. Arbeitsgebiete oder Tätigkeiten wie beispielsweise Projektarbeit, Außendienst, Beratung, IT-Administration oder Training finden nicht nur am eigenen Arbeitsplatz statt, sondern auch in Besprechungsräumen, bei Kunden, in Seminarräumen, bei Kollegen und so weiter. Durchschnittliche Anwesenheitszeiten von 70 % sind im deutschsprachigen Raum keine Seltenheit.

Praxis

Desksharing funktioniert gut, wenn die Mitarbeiter möglichst viele verfügbare Informationen und Daten elektronisch gespeichert haben und wenn den Mitarbeitern unterschiedliche Arbeitsorte, wie beispielsweise geschlossene Einzelbüros und offene Teamflächen, zur Verfügung stehen. In der Praxis bedeutet das, dass bei Arbeitsbeginn der Arbeitsplatz „aufgebaut“ wird und bei Arbeitsende der Arbeitsplatz aufgeräumt wird. Dieses Prinzip wird „Clean-desk-Policy“ („Aufgeräumter Arbeitsplatz“) genannt.

Arbeitsortwahl

Arbeitsorte können entweder durch Sichtkontrolle ausgewählt werden oder durch Buchung. Sichtkontrolle setzt eine Einsicht in die betreffenden Räume, beispielsweise durch Glasanteile, voraus. Buchungen können entweder mittels Buchungssystem vorgenommen werden oder über eine dafür verantwortliche Person, die die Buchung wie in einem Hotel vornimmt. Dieses Buchungsprinzip nennt sich „Hotelling“, die dafür zuständige Person „Floormanager“ („Etagenmanager“). Die räumliche Umgebung unterscheidet sich daher von klassischen Zellen- oder Großraumkonzepten. Desksharing erfordert daher eine Büroformenmischung oder einen „Business-Club“.

Produktivität

Die Produktivität ist laut einer Studie des Fraunhofer-IAO in einer Büroformenmischung am höchsten. Ein Grund dafür könnte sein, dass die Mitarbeiter immer den Arbeitsort wählen können, der tagesaktuell am besten zu ihrer Arbeit passt.

Bewertung des Desksharing

Vorteile für den Arbeitgeber:

• Einsparungen realisierbar bei:
  • Raumkosten
  • Büroausstattungskosten
  • Reinigungskosten
  • Energiekosten (bis zu einem Drittel der Kosten reduzierbar)
• Verbesserung der internen Kommunikation

Vorteile für den Arbeitnehmer:

• erreichte Flexibilität und daraus resultierende Einsparungen sichern Arbeitsplätze evtl. langfristig
• Arbeitsplatz je nach aktuellem Bedarf

Nachteile für den Arbeitgeber:

• weniger feste Strukturen und Routinen (Mitarbeiter sind nicht immer am gleichen Ort zu finden)

Nachteile für den Arbeitnehmer:

• Stress (bei unzureichender Regelung)
• evtl. geringere soziale Eingebundenheit / Verbindlichkeit
• Arbeitsmittel (Bücher, Unterlagen) sind nicht immer verfügbar bzw. müssen mittransportiert werden

Nutzen

Der Nutzen für die Arbeitgeber liegt in der Flächeneinsparung und reduzierten Miet-, Invest- und Folgekosten. Flächeneinsparungen zwischen 10 % und 20 % sind keine Seltenheit. Der Nutzen für die Arbeitnehmer liegt in der freien Arbeitsortwahl. Wird ein geschlossener Raum etwa für Besprechungen oder als Rückzugsbereich für konzentriertes Arbeiten benötigt, kann dieser gebucht oder belegt werden; für die Teamarbeit steht ein offener Arbeitsplatz zur Verfügung. Der größte Nutzen liegt bei der allgemeinen Vorbereitung auf Desksharing. Hat ein Mitarbeiter seine Arbeitsorganisation auf Desksharing umgestellt, kann er mobil arbeiten. Der Ort der Arbeit ist dann nicht mehr an das Unternehmen gebunden und spielt höchstens noch aus Sicherheitsgründen eine Rolle. Mobiles Arbeiten schafft zwar enorme Freiheitsgrade, setzt aber auch eine sehr gute persönliche Arbeitsorganisation und Vertrauen der Führungskraft voraus. Eine Kombination mit Telearbeit eignet sich gut, ist aber keine Voraussetzung.

Wichtige Nutzer von Desksharing sind beispielsweise IT-Unternehmen, wie Sun Microsystems oder Versicherungen und Beratungsunternehmen. Es können auch nur Teile innerhalb eines Unternehmens, wie beispielsweise bei der Deutschen Bank oder HP auf Desksharing umstellen.

Kritik

Als Kritikpunkte werden der Verlust des „eigenen“ Arbeitsplatzes, eine geringe Verbundenheit mit der Arbeitsumgebung (Dekoration des Arbeitsplatzes mit persönlichen Gegenständen), IT-dominierte Arbeitsprozesse und Umstellungsschwierigkeiten genannt. Kunden, Besucher oder auch Mitarbeiter anderer Abteilungen haben keine feste Anlaufstelle.

Unternehmen, die Desksharing erfolgreich eingeführt haben, lassen daher Personalisierungen und Freiheitsgrade, die Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz hatten, an anderer Stelle, wie beispielsweise in einer gemeinschaftlichen Lounge oder auf dem Bildschirm zu. Weitere Kompensationsmaßnahmen, wie ein attraktives Arbeitsumfeld, Sitz-Steh-Arbeitsplätze und ähnliches können die Umstellung unterstützen.

Literatur

• Jung, Hans: Personalwirtschaft, 5. Auflage; München Oldenbourg 2003