Managed Print Service

Managed Print Service (MPS) ist ein neuer Ansatz zur Steuerung des individuellen Druckoutputs von Unternehmen. Alle eingesetzten Drucker sind Netzwerkdrucker, welche über das Netzwerk zentral konfiguriert und gepflegt werden können.

Jeder Anwender im Netzwerk kann jeden der zentral aufgestellten Drucker ansteuern und dort einen oder mehrere Druckaufträge unter Eingabe einer zugeordneten PIN abrufen.

Die Verbrauchsteileversorgung ist automatisiert, so dass alle Drucker automatisch melden, wenn Verbrauchsteile benötigt werden.

Managed Print Services (MPS)

Managed Print Services (MPS) werden für Unternehmen oder Institutionen durch Dienstleister erbracht, die auf Druckprozesse und deren Infrastruktur spezialisiert sind, wie Systemhäuser, Software-Anbieter, IT-Dienstleister oder Druckgeräte-Hersteller. MPS im allgemeinen Sinne umfassen die Leistungen des Betriebs einer Infrastruktur, sprich die Überwachung und Verwaltung dieser im Rahmen eines Flottenmanagements. Professionelle MPS-Konzepte dagegen gehen noch viel weiter: Sie beinhalten eine vorhergehende Analyse der Infrastruktur und Dokumentenprozesse, die daraus folgende systematische Planung für eine optimierte Infrastruktur aus Hard- und Software, deren Implementierung sowie anschließend deren Betrieb, inkl. Wartung und Support.

Hintergrund

Die Unternehmen in Deutschland geben rund 34 Milliarden Euro jährlich für das Drucken von Unterlagen aus. Je nach Branche macht dies zwischen drei und sechs Prozent des Umsatzes der Betriebe aus. Trotzdem können rund 70 Prozent weder Druckvolumen noch Druckkosten bestimmen. In der Regel betragen die reinen Hardwarekosten eines Druckers oder Multifunktionssystems (MFP) zwischen fünf und 20 Prozent der Gesamtkosten des Systems. Die restlichen 80 bis 95 Prozent teilen sich in direkte anwendungsbezogene Verbrauchskosten und indirekte Kosten auf. Direkte Kosten entstehen durch Verbrauch von Toner, Patronen, Druckzylinder, Energie, Tinte, Papier etc. Indirekte Kosten – rund 50 Prozent der Gesamtkosten – entstehen durch Instandhaltung, Wartung, Administration, Schulungen, Logistik, Störungen etc. Unnötig hohe indirekte Kosten entstehen durch heterogene Gerätestrukturen (mehr Aufwand für Wareneinsatz, Lagerhaltung, EDV-Aufwand, Schulung der Mitarbeiter etc.), ineffizienten Support, schlechte Einkaufskonditionen, dezentralen Einkauf, unkoordiniertes Verbrauchsmaterial- Management, hohen administrativen Aufwand oder überdurchschnittlich viele Störungen durch veraltete Systeme.

Nutzen

MPS macht die Druck-Infrastruktur und deren Gesamtkosten in einem Unternehmen transparent und entwickelt auf dieser Basis optimierte Druckprozesse. Deren Kosten können sich um bis zu 30 Prozent reduzieren. Der Einsatz zusätzlicher Software in einer bereits optimierten Systemlandschaft ermöglicht weitere Effizienzgewinne im Bereich des Dokumentenmanagements. Diese reichen von vereinfachten oder automatisierten digitalen Dokumentenprozessen über elektronische Archivierung bis zur kompletten Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Phasen eines professionellen MPS-Konzeptes

Analyse Ist-Zustand Die Bestands- und Prozessanalyse ist die Basis eines MPS-Projekts. Ihre Qualität bestimmt die Passgenauigkeit der unternehmensspezifischen Bedarfsbestimmung. In sie fließen i.d.R. ein:

• Bestehende Drucker und Multifunktionssysteme: technische Eigenschaften, Auslastung, Standorte
• Bestehende Prozessabläufe zu diesen Systemen, z.B. Druckverhalten der Mitarbeiter am Arbeitsplatz und an zentralen Druckinseln
• Kaufmännische Daten: Kauf-, Leasing-, Supportverträge

Definition optimaler Soll-Zustand Die Analyse mündet in eine spezifische Bedarfsbestimmung mit der Beschreibung einer individuell zugeschnittenen Systemausstattung für alle Unternehmensbereiche und Standorte. Dieser Optimierungsplan kann u.a. folgende Elemente beinhalten:

• Anzahl und Typen eingesetzter Systeme sowie dazugehörige Services und Verbrauchsmaterialien
• Erstellen eines Gebäude- bzw. Raumplans mit Festlegung von Standort und Leistungsumfang, Voreinstellung und Abrechnungsmodus jedes Systems
• Zentrales Treibermanagement und automatisierte Bestellprozesse
• Einsatz zusätzlicher Softwarelösungen, um Datensicherheit (Authentifizierung, Follow-Me-Print etc.) und Arbeitsprozesse zu optimieren

Nach der Optimierung ist i. d. R. eine erhebliche Konsolidierung der im Unternehmen gewachsenen Print-Infrastruktur, d. h. Fax, Scanner und Drucker, zu verzeichnen. Zudem sind reduzierte Betriebskosten sowie mehr Effizienz die Folge.

Inbetriebnahme der neuen Struktur Nach dem Roll out, der Auslieferung und Installation von Hard- und Software und der Schulung der Anwender findet die laufende Funktionskontrolle und Steuerung der Systemlandschaft im Regelbetrieb statt. Viele MPS-Anbieter umfassen lediglich den Betrieb in ihrem MPS-Konzept. Der Anteil externer Dienstleistungen in der Betriebsphase wird in einem Service Level Agreement (SLA) festgehalten. Dieser kann beinhalten:

• Einrichtung eines Help-Desk
• Automatische Störungsmeldung
• Modus der Lieferung von Verbrauchsmaterialien und Ersatzteilen
• Update- und Upgrade-Vereinbarungen zu Hard- und Software
• Regelmäßige Status-Reports und -Besprechungen, um ggf. weitere Optimierungen vornehmen zu können