Passive Rechnungsabgrenzung

Die Rechnungsabgrenzung ist in der kaufmännischen Buchführung ein Schritt im Periodenabschluss (i. d. R. Jahresabschluss), mit dem Werte in der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz der richtigen Rechnungsperiode (z. B. Geschäftsjahr, Quartal) zugeordnet werden.

Zweck und rechtliche Voraussetzungen

Eine Abgrenzung ist notwendig, um den Erfolg eines Unternehmens selbst dann periodengerecht ermitteln zu können, wenn zusammenhängende Geschäftsvorfälle mehrere Buchungen erfordern und diese unterschiedliche Rechnungsperioden betreffen. Dies ist zum Beispiel regelmäßig dann der Fall, wenn mit Kunden oder Lieferanten Zahlungsziele vereinbart wurden, wenn also die Lieferung und Leistung (und damit das Datum der Rechnungsstellung) einerseits und die Zahlung andererseits nicht zeitgleich stattfinden. Die Rechnungsabgrenzung sichert auch, dass die Umsatzsteuer und andere Steuern in der richtigen Höhe für die entsprechenden Zeiträume abgeführt werden können.

Die Rechnungsabgrenzung ist also die periodische Abgrenzung der Aufwendungen und Erträge einer Rechnungsperiode. Rechnungsabgrenzungsposten sind eine Art Verbindlichkeiten oder Forderungen - aber eben nicht in Geld, sondern in Leistung. Wir haben schon bezahlt, die Leistung wird (ganz oder teilweise) erst im nächsten Geschäftsjahr erbracht. Oder umgekehrt: Der Kunde hat schon bezahlt, wir erbringen die Leistung aber (ganz oder teilweise) erst im nächsten Jahr.

Im Gegensatz zu Rückstellungen ist bei der Rechnungsabgrenzung immer der genaue Betrag bekannt, er wird also weder geschätzt noch errechnet. Die gesetzliche Grundlage ist für Deutschland in § 250 und § 252 HGB und für Österreich in § 198 Abs. 5,6 UGB geregelt.

„Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres sind unabhängig von den Zeitpunkten der entsprechenden Zahlungen im Jahresabschluss zu berücksichtigen.“

– § 252, Abs. 1, Zi. 5 HGB

Aktive Rechnungsabgrenzung

Die aktive Rechnungsabgrenzung (Abkürzung: ARAP) ist eine Leistungsforderung. Sie entsteht, wenn ein Aufwand des neuen Jahres bereits im alten Jahr eine Ausgabe darstellt. Wird zum Beispiel im Dezember eine Vorauszahlung für die Januar-Miete geleistet, wird wie folgt gebucht:

1. Bei Rechnungseingang

Mietaufwand (=Raumaufwand)

an

Verbindlichkeiten (=Kreditoren)

2. Bei der Zahlung

Verbindlichkeiten (=Kreditoren)

an

Bank

3. im Jahresabschluss (der Aufwand wird neutralisiert, ARAP wird gebildet)

ARAP (= oder auch Transitorische Aktive)

an

Mietaufwand (=Raumaufwand)

4. im Januar (der Aufwand wird in die richtige Periode gebucht, ARAP wird aufgelöst)

Mietaufwand (=Raumaufwand)

an

ARAP (= oder auch Transitorische Aktive)

Passive Rechnungsabgrenzung

Erträge des neuen Jahres, die im alten Jahr bereits Einnahmen sind, zum Beispiel Vorauszahlungen von Kunden, werden auf Konten für passive Rechnungsabgrenzung (Abkürzung: PRA) gebucht. Sie begründen Leistungsverbindlichkeiten, also Ansprüche der Kunden oder anderer Gläubiger an Leistungen des Unternehmens. Die Buchung auf den Erlös- und Forderungskonten entspricht der oben aufgezeigten Buchungslogik.

Beispiel: Ein Fitness-Studio (Geschäftsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember) verkauft am 1. Dezember 2008 eine Jahreskarte für 600 €. Das Geld wird sofort bar bezahlt. Das Studio hat dann also für das Jahr 2008 eigentlich 550 € "zu viel" eingenommen. Diese anteiligen 550 € für die Zeit von Januar bis November 2009 gehören erfolgsmäßig nicht in das Geschäftsjahr 2008 sondern in das Jahr 2009 (zumal der Kunde im Jahr 2009 u. a. auch die Duschen benutzt und dafür im Jahr 2009 Kosten verursacht, ohne im Jahr 2009 etwas dafür zu bezahlen.)

Da die vollen 600 € aber schon auf das Konto des Studios eingegangen sind, werden die anteiligen 550 € für das nächste Jahr als Rechnungsabgrenzungsposten bilanziert.

Das Fitness-Studio hat also am 31. Dezember 2008 eine Art "Verbindlichkeit" in Leistung - Es schuldet dem Kunden noch das Recht, das Studio 11 Monate zu nutzen - ohne dass er dafür noch bezahlen muss.

Transitorische und antizipative Posten

In der Bilanz werden so abgegrenzte Werte separat als so genannte Rechnungsabgrenzungsposten auf beiden Seiten ausgewiesen. Diese Bilanzpositionen werden auch transitorische Posten genannt, weil sie Ausgaben und Einnahmen vom alten in das neue Jahr übertragen.

Der umgekehrte Fall wird über die sogenannten antizipativen Posten abgebildet. Dies sind Aufwendungen und Erträge des alten Jahres, die erst im neuen Jahr zu Einnahmen und Ausgaben werden. Die Erfolgswirksamkeit wird hier also vorweggenommen. Ein Beispiel hierfür sind Zinserträge für das alte Jahr, die erst im neuen Jahr zur Zahlung fällig werden. Gemäß § 250 HGB und § 5 (5) EStG sind antizipative Posten nicht als RAP zu führen. In der Bilanzgliederung sind hierfür die Positionen „sonstige Forderungen“ (auf der Aktivseite) und „sonstige Verbindlichkeiten“ (auf der Passivseite) vorgesehen.

Gesetzliche Regelung und Ausnahmen

Während im Regelfall für die Bilanz Ansatzpflicht für Rechnungsabgrenzungsposten besteht, sieht § 250 Abs. 3 HGB ein Aktivierungswahlrecht für das Disagio vor. Wird dieses in die RAP aufgenommen, kann es über die gesamte Laufzeit eines Kredites abgeschrieben werden. Dies ist sachgerecht, weil das Disagio ein Zinsäquivalent ist, das über den Zeitraum der Kapitalnutzung verteilt wird.

Entscheidungsschema der transitorischen / antizipativen RAP

Literatur

• Manfred Deitermann, Siegfried Schmolke: Industrielles Rechnungswesen. Winklers, Darmstadt 1999, ISBN 3-8045-6652-9, S. 238-245

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