Bewerbungsunterlagen

Eine Bewerbung ist ein Leistungsangebot, mit dem der Bewerber den Adressaten davon überzeugen will, dass er sich für eine bestimmte Aufgabe eignet. Am häufigsten sind an ein Unternehmen gerichtete Bewerbungen um einen Arbeitsplatz, ein Praktikum oder eine andere Stelle, sowie für Selbständige als Freier Mitarbeiter. Diese Bewerbungen können auch die Form einer Initiativbewerbung haben.

Im weiteren Sinn umfasst der Begriff das Ersuchen um Aufnahme an einer Hochschule oder Universität sowie die Bewerbung einer Stadt oder eines Landes um die Austragung kultureller oder sportlicher Großereignisse.
Zur Bewerbung um die Heirat eines gewünschten Partners, siehe Brautwerbung.

Grundsatz

Der Schwerpunkt dieses Artikel bezieht sich auf die Bewerbung als Antwort auf eine Stellenausschreibung oder Stellenanzeige. Form und Inhalt von Bewerbungen unterscheiden sich hierbei nicht nur bei den Branchen, Betriebsgrößen und der Wertigkeit der Stelle, sondern auch nach Ort (Land, See usw.) und Zeit (ständiger Wandel innerhalb der Gesellschaft).
Alle Kapitel müssen in diesem Kontext (der ständigen Änderung) betrachtet werden.

Außerdem unterscheiden sich Bewerbungen außerhalb von Deutschland zum Teil sehr stark von hiesigen Gepflogenheiten. Daher konzentriert sich der Artikel auf die deutsche Situation.

Bewerbungsunterlagen

Mögliche Bestandteile von Bewerbungsunterlagen. Die konkrete Zusammenstellung variiert zwischen der Art der Arbeitsstelle, der Bewerbungsmethode und des Landes.

Die in der Grafik dargestellten Bestandteile von Bewerbungsunterlagen variieren je nach konkreter Bewerbung. Für eine optimale Zusammenstellung empfiehlt sich immer die Nutzung mehrere Quellen, da die offiziellen Dokumentationen von Behörden pauschalisiert sind, die mündlichen Informationen einer Personalabteilung schwanken können und die unübersichtliche Palette an Bewerbungsratgebern viele Falschmeldungen enthält.
Allgemein gilt:

1. Gibt es eine schriftlich formulierte Vorgabe für die Zusammenstellung der Bewerbungsunterlagen, ist diese exakt einzuhalten.
2. Die Auslegung des Gleichheitsgrundsatzes in den verschiedenen Ländern variiert. Hier ein Beispiel anhand von Bewerbungsfotos:

• In den USA muss, sofern es nicht ausdrücklich erwünscht ist (Schauspieler, Aupair usw.), auf das Bewerbungsfoto verzichtet werden. Grund ist die Rechtsauffassung der US-Bürger, die bei der Vermutung einer Diskriminierung juristische Schritte gegen die Unternehmen einleiten würden.
• In Deutschland wird nur bei wenigen Stellenausschreibungen ausdrücklich von der Verwendung eines Fotos abgeraten - ein Bewerbungsfoto ist selten Bedingung, aber ein allgemein akzeptiertes und häufig praktiziertes Mittel der Selbstdarstellung. Der Verzicht auf das Foto würde dabei einer Chancenminderung gleichkommen.

Deckblatt

Die Hauptfunktionen des Deckblattes ist es, einen Akzent zu setzen:

• ein bestimmtes Detail der Bewerbung hervor zu heben (Details der Persönlichkeit wie Name und Foto)
• eine Gegensatz zu den folgenden (mit vielen Details gefüllten) Seiten zu bilden.

Die Verwendung eines Deckblattes ist keine Bedingung, es soll nur den Eindruck steigern.

Anschreiben

Das Anschreiben soll einen ersten Eindruck vom Bewerber vermitteln und beschränkt sich meist auf den Umfang einer DIN-A4-Seite. Neben formalen Gepflogenheiten enthält es eine Begründung des Berufswunsches oder der Eignung für die Stelle (Motivation des Bewerbers).

Handelt es sich um eine Kurzbewerbung, wird noch die Qualifikation im Zusammenhang zur beworbenen Stelle erwähnt.

Foto

Nur in Ausnahmefällen (Beispiel Sedcard) ist ein Foto Bedingung für eine Bewerbung.
Dass trotzdem fast alle Ratgeber und Informationsquellen zur Verwendung eines Fotos raten, liegt daran, dass ein Bewerbungsfoto ein ideales Mittel zur Selbstdarstellung ist:

• Durch die Übermittlung nonverbaler Informationen soll die Eignung des Bewerbers unterstrichen werden (Beispiel Soft Skills).
• Nonverbale Informationen können auch mit anderen Mitteln transportiert werden (beispielsweise Arbeitsproben), aber nur ein Portraitfoto besitzt universelle Eigenschaften (passt zu jedem Berufsbild und kann von jedem Bewerber geliefert werden)

Bei der Standardbewerbung wird das Foto rechts oben auf dem Lebenslauf befestigt. Um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten, muss das Portrait nach links gewandt sein (also in den Lebenslauf zeigen). Bei der Größe empfiehlt sich ungefähr 4,5 x 6,5 cm. Anders sieht es bei der Deckblattgestaltung aus. Hier ist das Foto größer und in der Gestaltung freier. Sowohl die Blickrichtung als auch das Format (Quer, Hochkant,...) können abweichen. Ein gutes Format ist 6 x 9 cm mit einem weißen Schmuckrand.

Lebenslauf

Der Lebenslauf enthält die biografischen Daten sowie die beruflichen Qualifikationen des Bewerbers. Neben den persönlichen Daten bietet er Informationen über die Ausbildung und den beruflichen Werdegang. Daneben können besondere Qualifikationen (wie Fremdsprachen oder Computerkenntnisse) sowie persönliche Interessen dargestellt sein. Besondere Qualifikationen werden nur angegeben, wenn sie überragend sind, zum Beispiel wenn ein Vorstellungsgespräch in der angegebenen Fremdsprache geführt werden kann. Ansonsten hängen alle besonderen Kenntnisse eng mit dem Anforderungsprofil zusammen.

Wird eine dritte Seite verwendet, werden die besonderen Qualifikationen in dieser beschrieben.

Der Lebenslauf ist meist in Tabellenform aufgebaut und zeigt die Stationen der Ausbildung und der Berufstätigkeit in chronologischer oder umgekehrter Reihenfolge („amerikanische“ Form). In besonderen Fällen kann ein handschriftlicher und/oder ausformulierter Lebenslauf gewünscht sein. Der Lebenslauf ist persönlich zu unterschreiben und mit aktuellem Datum zu versehen.

Dritte Seite

Der Begriff Dritte Seite wird sowohl als formaler Gliederungspunkt in der Reihenfolge Anschreiben, Lebenslauf, dritte Seite und Anhang wie auch als eigenständige inhaltliche Bezeichnung verwendet. Die Dritte Seite ist eine neue Erscheinung, die erst seit den 1990er-Jahren häufiger in Bewerbungen verwendet wird. Sie steht neben Anschreiben und Lebenslauf als weitere Seite zur Darstellung der eigenen Person, Motivation, Qualifikation oder anderer persönlicher Eigenschaften zur Verfügung. Verwendet werden als Überschriften zum Beispiel: „Was Sie noch über mich wissen sollten“ oder „Meine Motivation“.

Die Verwendung der Dritten Seite ist umstritten. Einige Personalverantwortliche sehen sie nicht gerne, weil sie dem Bewerber erlaubt, seine Vorzüge über die üblichen Konventionen hinaus ausführlich darzustellen, was als unfairer Vorteil gegenüber Mitbewerbern bewertet wird. Andere hingegen sehen in der Dritten Seite die Chance, etwas mehr über den Bewerber zu erfahren.

Ursprünglich entstand die Dritte Seite in den USA, wo es unüblich ist, der Bewerbung ein Anschreiben beizufügen. Daher kann es hier durchaus genügen, die Inhalte einer Dritten Seite in einem gut formulierten Anschreiben darzustellen und auf die Dritte Seite zu verzichten.

Kompetenzprofil

Das Kompetenzprofil, auch Qualifikationsprofil genannt, geht einen anderen Weg als die erstgenannte Dritte Seite. Als Ergänzung zum Anschreiben und Lebenslauf gefertigt, stellt es ausschließlich das Fachwissen und die Schlüsselqualifikation mit persönlichen Erfolgen und Verantwortungen thematisch zusammen. Anders als der chronologische Lebenslauf, bietet es dem Personalentscheider den Vorteil die Kompetenzen dem jeweiligen Anforderungsprofil der Aufgabenstellung direkt gegenüberzustellen und dabei alle gleichartigen Erfahrungen auch über mehrere Positionen hinweg inhaltlich zusammenzufassen. Es ist daher für jede Bewerbung individuell zu erstellen.

Die Reihenfolge der Gliederung wird dabei durch die Wichtigkeit der Begriffe oder durch den Aufbau des Stellenangebots bestimmt. Die wesentlichen Gliederungspunkte sind Fachkompetenz, Methodenkompetenz, soziale Kompetenz und persönliche Kompetenz.

Anhang

Im Anhang stellt der Bewerber alle Urkunden zusammen, die für die Qualifikation von Bedeutung sind. Das gilt vor allem für Urkunden, die den Abschluss einer Ausbildung belegen, also vor allem das letzte Schulzeugnis oder die Urkunde, mit der die Berufsausbildung nachgewiesen werden kann. Bewerber mit Berufserfahrung legen alle (oder nur die relevanten) Arbeitszeugnisse bei. Schließlich können weitere Nachweise wie der Führerschein oder ein Sprachdiplom beigefügt sein, wenn das für die Stelle von Bedeutung ist.

Die Urkunden werden nie als Original, aber auch nicht mehr als beglaubigte Kopie versandt. Bei einer elektronischen Bewerbung ist das ohnehin nicht möglich und bei einer schriftlichen Bewerbung schicken Bewerber einfache Fotokopien, wenn nicht ausdrücklich eine andere Form gewünscht ist.

In einer Kurzbewerbung wird der Anhang weggelassen.

Referenzen

Referenzen können die Form von Arbeitsproben (bzw. deren bildliche Darstellung) oder der Benennung von Projekten und Stationen (der eigenen Laufbahn) haben. Ähnlich dem Foto ist eine Referenz selten Bedingung für eine Bewerbung, aber hilfreich bei der Selbstdarstellung. Zum einen kann das Renommee einer früheren Arbeits- oder Ausbildungsstelle von Vorteil sein, zum anderen kann eine Arbeitsprobe die Kompetenz unterstreichen.

• Arbeitsproben sind in verschiedensten Berufen möglich. In Medienberufen (Fotos, Filme, Druckerzeugnisse,...) und künstlerische Berufen (Audio, Video,...) ebenso wie im Handwerk (Fotos von Mustern,...) und Berufen aus dem Softwarebereich (Spiel, Datenbank,...).
• Bei der Benennung von Projekten und Stationen können diese aufgezählt werden oder in Form von schriftlichen (Teilnahme-) Bestätigungen der Bewerbung beigelegt werden.

Formen

Die Form der Bewerbung richtet sich nach den Wünschen des Betriebes und den Inhalten der Unterlagen. Beispiel:

• Eine schriftliche Bewerbung ist vom Betrieb erwünscht, aber die Referenzen lassen sich nur digital transportieren. Hier ist die Kombination mit einer Referenz-CD oder einer Bewerberwebseite denkbar.

Schriftliche Bewerbung

Damit ist eine Bewerbung in Papierform gemeint, deren Bestandteile häufig in einer Bewerbungsmappe verbunden sind. Diese Form der Bewerbung erfordert Entscheidungen über die angemessene Papiersorte (Gewicht, Qualität), das Layout (in Deutschland meist angepasst an DIN 5008), die Druckqualität (Laserdrucker, Tintenstrahldrucker) und die Hülle (aufwändige Bewerbungsmappe oder einfacher Kunststoffhefter).
Es sollte darauf geachtet werden, dass die Unterlagen nicht den Eindruck mehrfacher Verwendung erwecken (Gebrauchsspuren wie Knick in Papier oder Hülle). Dies kann zur Ablehnung der Bewerbung aus formalen Gründen führen.

E-Mail-Bewerbung

Die Bewerbung per E-Mail ist eine einfache und schnelle Alternative zur schriftlichen Bewerbung. Wegen der elektronischen Übermittlung sind einige Formalitäten entbehrlich. So kann das Anschreiben regelmäßig als gewöhnlicher E-Mail-Text verfasst werden, wobei die Konventionen des E-Mail-Verkehrs gelten. Der übrige Teil der Bewerbung wird meist als Datei-Anhang mitversandt; dabei müssen Benutzer des Betriebssystems "Windows" besonders auf die Virensicherheit achten.
Als Dateiformat setzt sich immer mehr das PDF-Format durch, das die einheitliche Wiedergabe des Layouts vereinfachen kann und mit kostenlos verfügbaren Programmen praktisch von jedem Computer-Nutzer geöffnet werden kann. Einige Bewerber verschicken auch das Anschreiben als PDF-Datei; im eigentlichen E-Mail-Text wird dann ein zusätzlicher Begrüßungstext formuliert, der auf den Inhalt des Anhangs verweist.

Aus Gründen der Kompatibilität wird der eigentliche E-Mail-Text meist im einfachen Text-Format versandt. Für die vom Bewerber selbst verfassten Anlagen (Lebenslauf, Dritte Seite) gelten die Konventionen der schriftlichen Bewerbung. Die weiteren Anlagen (Zeugnisse) werden als Scan elektronisch verfügbar gemacht.

Im Gegensatz zur schriftlichen Bewerbung ist die E-Mail-Bewerbung nicht ohne Weiteres akzeptiert, so dass Bewerber vorher klären sollten, ob und in welcher Form eine E-Mail-Bewerbung gewünscht ist.

Onlineformular

Große Firmen sind aus Kostengründen bemüht, den aufwendigen (und meist individuellen) Prozess der Personalentscheidungen zu schematisieren. Aus diesem Grunde wurden spezielle Kontaktformulare entwickelt, die auf der Homepage des Unternehmens ausgefüllt werden müssen. Je nach Art des Formulars können Texte (ASCII) und Dokumente (meist als PDF oder JPG) versendet werden.

Das Onlineformular ist für diese Firmen ein mittlerweile weitgehend akzeptiert Selektionsinstrument. Zu diesem Ergebnis kam eine Studie des Marktforschers Easyquest (2005). Die Studie bezieht sich auf Unternehmen in den europäischen Staaten Dänemark, Italien, Schweden, Norwegen, Deutschland, den Niederlanden und Belgien. Von 1635 Personalmanagern sprachen sich rund 50 Prozent für die Bewerbung in digitaler Form aus. Hervorgehoben wurde die einfachere Verarbeitung von digitalen Bewerbungen im internen Gebrauch.

Es empfiehlt sich, den Text außerhalb des Online-Formulares zu verfassen und per Copy & Paste hineinzukopieren. Zu schnell ist ein Absende-Button aktiviert (manchmal durch bloßes Drücken der Return-Taste im Text) und eine halbfertige, im Rohentwurf befindliche Bewerbung geht beim Adressaten ein. Wenn sich das mehrfach wiederholt, weckt es Zweifel an der Kompetenz des Bewerbers im Umgang mit neuen Medien.

Die Bewerberwebsite

Die Bewerberwebsite, auch Bewerberhomepage genannt, ist, neben der E-Mail-Bewerbung und der Bewerbung über ein Onlineformular, eine Form der Onlinebewerbung. Sie bezeichnet eine eigens für den Bewerbungsprozess erstellte Homepage. Sie enthält idealerweise alle Daten, die eine klassische Bewerbungsmappe enthalten würde und weist im Idealfall noch weitere Referenzen auf. Die Website sollte den Bewerber vorstellen, seinen Lebenslauf sowie Kenntnisse und Referenzen präsentieren. Ebenso sollte das Bewerbungsfoto vorhanden sein.

Idealerweise sollten alle Zeugnisse und Referenzen zusätzlich in einer Datei zusammengefügt und für einen zusammenhängenden Ausdruck aufbereitet sein. Auf private Bilder sollte verzichtet werden.

Mit der Bewerberwebsite bewirbt man sich, indem man dem Personalverantwortlichen den Link , also die URL, per E-Mail zusendet. Um die Daten der Website vor Missbrauch zu schützen, ist es ratsam, die Bewerberwebsite mit einem Passwort zu versehen. Dieses Passwort wird nur an die Personaler verschickt, bei denen man sich auch bewirbt.

Die Bewerbung per Bewerberwebsite ist noch nicht so weit verbreitet. Fehlende Kenntnisse in der Webseiten-Programmierung stellen möglicherweise eine Hemmschwelle dar. Aus diesem Grund haben sich im Internet zahlreiche Services etabliert, die die Erstellung von Bewerber-Homepages anbieten. Einige davon sind kostenpflichtig, andere kostenfrei. Dabei gibt es große Unterschiede bezüglich der Umsetzung und Qualität.

Mögliche Reaktionen

Bewerbungsgespräch

siehe Hauptartikel Bewerbungsgespräch

Die Organisation kann einen Bewerber nach einer Bewerbung zu einem Bewerbungsgespräch (Vorstellungsgespräch) einladen. Das ist die Regel bei der Bewerbung in einer Firma, wird aber auch immer mehr von Hochschulen gepflegt. Der Termin wird schriftlich oder fernmündlich bestätigt. Eine gute Vorbereitung ist dabei entscheidend für den Erfolg.

Auswahlverfahren

Manchmal werden spezielle Auswahlverfahren, in so genannte Assessment-Center, durchgeführt, um so spezifische Kenndaten von und über die Bewerber zu erhalten. Teilweise werden auch Eignungstests durchgeführt.
Alle Auswahlverfahren haben 2 Funktionen:

1. Die Prüfung einer Auswahl von Kompetenzen (fachlich, sozial,...). Natürlich wird dabei auch die "Stressresistenz" (bedingt durch die Prüfungsähnliche Situation) beobachtet.
2. Die Rechtfertigung der Personalentscheidung. Um das Unternehmen vor Klagen zu schützen (Nichtbeachtung des Gleichheitsgrundsatzes,...) werden durch die Auswahlverfahren nachvollziehbare und überprüfbare Entscheidungskriterien geschaffen.

Bewerbungen in anderen Ländern

In anderen Ländern können die Formvorschriften für Bewerbungsunterlagen grundlegend anders aussehen als in Deutschland ^[1]. Bei Bewerbungen ins Ausland empfiehlt es sich daher unbedingt, detaillierte Informationen sowohl über die Schriftform der Bewerbung als auch über alle weiteren Stationen eines Bewerbungsverfahrens einzuholen.

Vereinigte Staaten

In den Vereinigten Staaten besteht eine schriftliche Stellenbewerbung üblicherweise nur aus einem kurzen Anschreiben (Cover Letter) und einem so genannten Résumé, das auf übersichtliche Weise Elemente aus dem Lebenslauf und dem Kompetenzprofil vereint. Urkunden werden ebenso wenig beigelegt wie Fotos, und da Personalchefs in den USA angewiesen sind, Mitarbeiter ohne Ansehen der Hautfarbe, des Alters oder der familiären Situation einzustellen, entfallen auch alle persönlichen Angaben.^[2]

Einzelnachweise

1. ↑ http://www.gleichstellungsbuero.tu-bs.de/downloads/Praesentation_Berse.pdf
2. ↑ Résumé; Résumé – Wie schreibt man einen Lebenslauf in Englisch?; Resume and Cover Letter Writing Resources

Siehe auch

• Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz
• Berufsberatung
• Bewerbungsfoto
• Bewerbungskosten
• Personalvermittler
• Selbstdarstellung

Weblinks