- Kommunaler Gesamtabschluss
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Der kommunale Gesamtabschluss ist mit der Reform des öffentlichen Haushalts- und Rechnungswesens in Deutschland (Stichwort Neues kommunales Finanzmanagement) als zentrales Element für die Berichterstattung über den „Konzern Kommune“ in den Gemeinde- bzw. Gemeindehaushaltsverordnungen verankert worden. Dabei werden die Gemeinde, ihre verselbständigten Aufgabenbereiche und ihre Beteiligungen als wirtschaftliche Einheit betrachtet. Das wesentliche Ziel dabei ist, angelehnt am „einheitstheoretischen“ Gedanken der Konzernrechnungslegung, zu einer den tatsächlichen Verhältnissen entsprechenden Gesamtsicht über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Kommune zu kommen.Die Aufstellung eines kommunalen Gesamtabschlusses ist umfangreich und je nach Größe des „Konzerns Kommune“ mit hohem Aufwand verbunden. Kosten und Komplexität werden dabei durch die Größe der Kommune bzw. des Konsolidierungskreises, aber auch die Art und Qualität des Berichtswesens der angeschlossenen Gesellschaften sowie die eingesetzte Software bestimmt. Weitere Faktoren, die in diesem Zusammenhang eine Rolle spielen, sind die organisatorische Umsetzung (zentrale oder dezentrale Konzernbuchhaltung), die Mitarbeit der Gesellschaften hinsichtlich des Zeitplans, der Saldenabstimmung und der Übermittlung der Meldedaten.
Dabei ist zu bedenken, dass die Aufstellung des ersten Gesamtabschlusses einer intensiven Vorlaufphase und engen Zusammenarbeit mit den einzelnen Gesellschaften bedarf. Eine besondere Herausforderung im kommunalen Umfeld ist eine in der Regel sehr heterogene Beteiligungsstruktur, die von eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen über Tochtergesellschaften aus Kultur, Versorgung oder Gesundheitswesen bis hin zu Teilkonzernen reichen kann, die nach handelsrechtlichen Vorschriften bereits einen Konzernabschluss zu erstellen haben.
Zur Vorbereitung des Projektes empfiehlt es sich, zunächst eine genaue Abgrenzung des örtlichen Konsolidierungskreises vorzunehmen. Hilfreich ist in diesem Zusammenhang als Ausgangspunkt – soweit vorhanden – das Organigramm aus dem Beteiligungsbericht, das sämtliche Beteiligungen sowie prozentuale Verflechtungen innerhalb des „Konzerns Kommune“ aufführt.
Als weitere Schritte schließen sich die Definition der inhaltlichen Anforderungen an das Berichtswesen, die Ausgestaltung der Überleitung des originären Einzelabschlusses zum ausweis-, ansatz- und bewertungsmäßig vereinheitlichten Kommunalabschluss sowie Überlegungen zur Datenlogistik an.
Standardsoftware oder Excel?
Regelmäßig wird die Frage diskutiert, ob eine Standardsoftware benötigt wird oder eine eigenentwickelte MS Excel-basierte Lösung ausreicht. Eine pauschale Antwort hierauf lässt sich nicht geben, schlussendlich können aber die Größe des Konsolidierungskreises und die Komplexität der Beteiligungsstruktur und der Konsolidierungsanforderungen als erste Indikatoren für den Einsatz einer professionellen Konsolidierungssoftware gesehen werden. Der Gesamtabschluss ist deutlich mehr als die bloße Addition der Einzelabschlüsse der einzelnen Organisationseinheiten und der Anwender hat umfangreiche Entscheidungen hinsichtlich der Konsolidierung zu treffen. Vor diesem Hintergrund benötigt er automatische Unterstützung bei sämtlichen relevanten Maßnahmen, wie z.B. der Kapital-, Schulden- oder auch der Aufwands- und Ertragskonsolidierung. Die maschinelle Abstimmung der Salden (Forderungen/Verbindlichkeiten, Aufwendungen/Erträge) zwischen verbundenen Organisationseinheiten sollte ebenso integraler Bestandteil einer Softwarelösung sein. Zudem dürfen auch die notwendigen Aktivitäten im Zusammenhang mit der Fortführung des Rechenwerkes im Rahmen der sogenannten Folgekonsolidierung nicht unterschätzt werden. Hier muss eine Software unkompliziert automatische Fortschreibungen unterstützen. Dies alles sind Funktionalitäten und Mechanismen, die in einer MS Excel-Umgebung erst mühsam selbst aufgebaut und ständig gewartet werden müssen. Darüber hinaus sollte unbedingt bedacht werden, dass mangels konsistenter Datenhaltung und fehlender betriebswirtschaftlicher Logik die Nutzung von MS Excel mit zahlreichen potentiellen Fehlerquellen verbunden ist. Auch aus Gründen der Dokumentationspflicht, der Sicherheit und der Arbeitserleichterung dürfte eine Spezialsoftware der empfohlene Weg sein. Anbieter solcher Standardsoftware sind zum Beispiel DATEV mit dem Softwarepaket DATEVkommunal, IDL mit IDLKONSIS, LucaNet mit LucaNet.Kommunal, das Lösungspaket SAP for Public Sector der SAP AG sowie das Modul "Kommunaler Gesamtabschluss" der Infoma Software Consulting GmbH.
Beratung
Die Erstellung eines Gesamtabschlusses hat auch viel mit Projektorganisation, Gestaltung des Prozesses und fachlich inhaltlichen Fragen zu tun. Wenn man also alleine aufgrund des Erwerb und Einsatzes einer Konsolidierungssoftware auf die reibungslose Abbildung des Gesamtabschlusses vertraut, wird das nicht zielführend sein. Deshalb sollten sich Kommunen über die reine Software hinaus für diese Aufgabe einen Partner für die Umsetzung suchen, der eine Kombination aus fachlicher Beratung und leistungsfähiger Konsolidierungssoftware anbietet.
Quellen
http://doppikvergleich.de/rechtsvergleich-doppik/gesamtabschluss.html
http://www.im.nrw.de/bue/doks/praxisleitfaden.pdf
http://www.publicgovernance.de/publikationen/13807_13994.htm
http://www.publicgovernance.de/pdf/Studie_KommunalerGesamtabschluss_final.pdf
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