Hängemappe

Aktenarchiv

Eine Hängeregistratur ist eine Sonderform der Registratur. Durch Beschriftungslaschen wird, im Gegensatz zum Aktenstapel, ein schneller Zugang zu allen Dokumenten gewährt. In Politischen Büros werden so z. B. Zeitungsartikel thematisch zusammengefasst, um bei Bedarf ohne langes Suchen die passenden Artikel zur Hand zu haben.

Die Hängeregistratur wurde 1893 auf der Weltausstellung in Chicago präsentiert. (Quelle: Der Spiegel, Nr. 33, 2008, S. 85)

Hängeregistraturen gibt es als kleine Tischregistraturen mit Platz für Akten in zweistelliger Zahl bis hin zu Regalen mit Platz für Tausende von Akten.

Man unterscheidet zwischen vertikaler und lateraler (= Pendel-)Registratur.

Arten von Hängeordnern

Es gibt drei Sorten von Hängeordnern die seitlich mit einem Einhängehaken versehen sind.

In Hängemappen kann man Unterlagen einfach hineinlegen und die Mappen in der Hängeregistratur abhängen. Nachteil: Papiere können seitlich herausfallen.

Hängetaschen sind ähnlich wie Hängemappen, jedoch mit Gewebe an der Seite (sogenannte „Frösche“), damit nichts heraus fällt. Praktisch für Loseblattsammlungen.

Hängehefter sind im Prinzip Schnellhefter mit Hängevorrichtung. Vorteil ist auch hier der schnelle Zugriff auf den Hefter, allerdings dürfen keine losen Blätter enthalten sein, da diese herausfallen würden.

Umgang mit Hängeregistraturen

Alle Sorten von Hängeordnern können mit einem Reiter beschriftet werden. Die Reiter sind seitlich verschiebbar, so dass sie auch bei vielen Heftern hintereinander noch gut lesbar sind. Die Position der Beschriftungslasche an der Hängemappe kann auch den Status der Akte anzeigen (z. B. "in Planung", "auf Rückruf warten", ...). Da die Ordner aus Pappe sind, kann man sie auch direkt beschriften, um den Inhalt näher zu spezifizieren.

Der Vorteil einer Hängeregistratur ist, dass sie für die schnelle, vollständige Ablage prädestiniert ist: durch die Verwendung von "Zwischenordnern" wie "zu erledigen" oder "wichtig" und Monatsordnern (nummeriert von 1 bis 31), die Terminsachen enthalten, wird die Stapelbildung auf dem Schreibtisch vermieden und die Arbeitsfläche kann besser als solche genutzt werden.

Wächst der Inhalt des Hängeordners über ein gewisses Maß hinaus, sollte der Inhalt in einen konventionellen Aktenordner verschoben werden.