Open Space

Open Space (englisch für „geöffneter“, „offener“ oder auch „weiter Raum“) oder Open Space Technology ist eine Methode der Großgruppenmoderation zur Strukturierung von Konferenzen. Sie eignet sich für Gruppen von etwa 50 bis 2000 Teilnehmern. Charakteristisch ist die inhaltliche und formale Offenheit: Die Teilnehmer geben eigene Themen ins Plenum und gestalten dazu je eine Arbeitsgruppe. In dieser werden mögliche Projekte erarbeitet. Die Ergebnisse werden am Schluss gesammelt. Wichtig ist eine Infrastruktur, die die Umsetzung der entstandenen Projektideen organisiert, denn Open Space kann in kurzer Zeit eine große Vielfalt von konkreten Maßnahmen produzieren.

Geschichte

Die Open Space Technology wurde in den USA von Harrison Owen um 1985 entwickelt und ist inzwischen weltweit verbreitet. Die Website open space world map zählt Eintragungen in 125 Ländern der Erde und hunderte eingetragene Open-Space-Begleiter.^[1]

Die Gründungslegende von Open Space, so wie sie Harrison Owen immer wieder überzeugend erzählt: Er habe ein Jahr lang einen Kongress für 200 Organisationsentwickler vorbereitet, der soweit auch befriedigend ablief. Ein Freund hätte dann zu ihm gesagt: „Weißt du Harrison, es war großartig, aber das Beste waren die Kaffeepausen“. Harrison hätte danach auf einer Terrasse am Meer gesessen und überlegt, wie man eine Konferenz gestalten könne, die nur noch aus Kaffeepausen besteht. Zwischen zwei Martinicocktails, sich an seine Erfahrungen als Zuschauer bei der Organisation eines Festes in einem afrikanischen Dorf erinnernd, hätte er dann Open Space „entdeckt“. Diese „Coffee-break“ Metapher ist bis heute prägend für das Selbstverständnis von Open Space.

Ziel

Ziel ist, in kurzer Zeit mit einer großen Zahl von Menschen zu einem umfassenderen Thema eine Aufbruchstimmung zu nutzen (oder zu erzeugen) und zu vertiefen, in der wesentliche Teilthemen innovativ und lösungsorientiert besprochen werden, damit daraus konkrete Projekte entstehen können.

Methode

Open Space schafft einen Raum, in dem viele Menschen selbstorganisiert und selbstverantwortlich ihre Anliegen gemeinschaftlich bearbeiten können. Es gibt keine vorgegebenen einzelnen Themen. Jeder kann ein Anliegen, das ihm besonders am Herzen liegt, vorantreiben. Das können komplexe und dringliche gemeinsame, aber auch persönliche Fragen und Themen sein. Sie werden erst zu Beginn der Veranstaltung formuliert. Auch Konflikte können bearbeitet werden. So entsteht ein großer „Themen-Marktplatz“, auf dem sich die Teilnehmer zu Themengruppen zusammenschließen. Die Methode ermöglicht eine breite Beteiligung und erzeugt gegenseitiges Verständnis.

Themen

Open Space steht immer unter einem Generalthema. Geeignete Themen haben eine oder mehrere der folgenden Eigenschaften:

• Dringend – es brennt den Teilnehmenden unter den Nägeln, es betrifft sie/geht sie an/berührt sie, und die Lösung hätte gestern bereits vorliegen sollen
• Breit angelegt – Raum für neue Ideen und kreative Lösungen
• Komplex – es gibt viele verschiedene Ideen und Wege, es kann nicht von einer Person gelöst werden
• Wichtig – von zentraler Bedeutung für die Zukunft des Systems

Mögliche Themen sind beispielsweise: Stadtteilentwicklung, drohende Werksschließung, Probleme mit der Produktqualität, Entwicklung eines Bildungsprogrammes, Fusion zweier Firmen, Projektentwicklung, Konzept für Großbauten, Kirchenentwicklung usw.

Teilnehmer

Bei Open Space gibt es nicht den richtigen oder falschen Teilnehmer. Jeder ist willkommen, der oder die sich direkt betroffen und motiviert fühlt, etwas verändern zu wollen. Es sollen möglichst unterschiedliche Menschen eingeladen werden (Berufsgruppen, Verantwortungsbereiche, Alter, aber auch Kunden, Nachbarn, etc.), darunter die wesentlichen Meinungsmacher und Multiplikatoren. Die Teilnahme muss freiwillig sein.

Regeln

Im Open Space gibt es vier Prinzipien (eigentlich eher Beobachtungen, wie sich die Welt zeigt)

• Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Leute – einer oder 25 ist egal, und jeder ist wichtig und motiviert.
• Was auch immer geschieht, es ist das Einzige, was geschehen konnte – Ungeplantes und Unerwartetes ist oft kreativ und nützlich.
• Es beginnt, wenn die Zeit reif ist – wichtig ist die Energie (nicht die Pünktlichkeit)
• Vorbei ist vorbei – Nicht vorbei ist Nicht-vorbei – wenn die Energie zu Ende ist, ist die Zeit um.

und ein Gesetz:

Gesetz der zwei Füße

Das „Gesetz der zwei Füße“ ist Ausdruck der Freiheit und Selbstverantwortung: Der Teilnehmer bleibt nur so lange in einer Gruppe, wie er es für sinnvoll erachtet, also solange er etwas lernen und/oder beitragen kann.

Hummeln und Schmetterlinge

Wenn Menschen das Gesetz der zwei Füße anwenden, zeigen sie manchmal Verhaltensweisen, die metaphorisch mit den Begriffen „Hummeln“ und „Schmetterlingen“ ausgedrückt werden könnten: „Hummeln“ flattern von Gruppe zu Gruppe und bilden eine Brücke zwischen den Themen durch häufige Gruppenwechsel, die „Schmetterlinge“ flanieren und pausieren, sind einfach da und „sind schön“.

Stellenweise werden in Open Space Konferenzen auch andere metaphorische Begriffe verwendet, z. B. „Gesetz der Anziehungskräfte“, „Kometen“ und „Meteore“: „Kometen“ ziehen ihre Bahnen über mehreren Gruppen und verbinden so die Gedanken aller, „Meteore“ tauchen plötzlich auf und hinterlassen dabei ihre Ideen wie Leuchtspuren am Himmel.^[2]

Dauer

Ein „Open-Space-Technology-Meeting“ dauert zwei bis drei Tage, die „klassische Form“ zweieinhalb Tage.

Ein Open Space beginnt immer im Kreis mit der Einführung des Verfahrens und der Sammlung der Anliegen (siehe Ablauf), was ca. 30 bis 90 Minuten dauert. Täglich werden vier bis fünf Gruppenarbeitsphasen von etwa eineinhalb Stunden durchgeführt. Der Tag wird mit den Abendnachrichten im Kreis abgeschlossen, um Erfahrungen auszutauschen. Der nächste Tag beginnt mit den Morgennachrichten für organisatorische Fragen und zur Einbringung weiterer Anliegen.

Der letzte halbe Tag dient der Auswertung und der Planung der Umsetzung. Oft werden bereits auf der Tagung Arbeitsgruppen zur Umsetzung zusammengestellt und erste Schritte vereinbart.

Ungewöhnliches

Trotz der dreitägigen Dauer gibt es:

• keine typische Tagesordnung
• keine vorbestimmten Redner
• keine festgelegten Aufgaben

Dafür gibt es ein ganzzeitig zugängliches Pausenbuffet mit Fingerfood (Nüsse, Obst, Gemüse und Dips, Kaffee, Tee, Wasser und Saft), das sich über Mittag in ein Lunchbuffet verwandelt, um die größtmögliche Flexibilität für die Teilnehmenden in ihrer Tagesgestaltung zu gewährleisten

Ablauf Schritt für Schritt

1. Zu Beginn sitzen alle Teilnehmer in einem Kreis. Der Begleiter „öffnet den Raum“ und führt in das Verfahren ein.
2. Inhalte und Organisation ergeben sich aus den Anliegen der Teilnehmenden. Alle können ein Anliegen einbringen. Es handelt sich dabei um ein Anliegen, das unter den Nägeln brennt und wofür jemand Verantwortung übernehmen will.
3. An einer großen Packpapier-Wand werden die Anliegen den Zeiten und verfügbaren Arbeitsräumen zugeordnet.
4. In der Marktphase wird über Anfangszeiten und Räume verhandelt, und jeder trägt sich bei jenen Themen ein, die ihn interessieren.
5. Gruppenarbeitsphase: Die Teilnehmenden arbeiten in dieser Zeit selbstorganisiert, geleitet vom Gesetz der zwei Füße und den Grundsätzen des Verfahrens. Die „Einladenden“ der Arbeitsgruppen werden gebeten, die Ergebnisse der Gruppenarbeit zu dokumentieren, damit sie auch den anderen Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden können.
6. Abend- und Morgennachrichten
7. Auswertung und Planung der Umsetzung
8. Abschlussrunde (häufig mit dem Redestab-Ritual)
9. den „Raum schließen“

Auswertung und Umsetzung

Mit der Schlussrunde ist der Kern eines Open Space im Grunde beendet. Je nach Organisations- und Abhängigkeitsgrad der Teilnehmer untereinander haben sich in der Vergangenheit unterschiedliche Möglichkeiten herausgeschält, die Ergebnisse auch anderen sichtbar zu machen oder gar weitere Projektschritte gemeinschaftlich zu entwickeln. Für Open Spaces zu privaten Themen, beispielsweise zu Fragen der Kindeserziehung, in denen es im Grunde einfach nur um Erfahrungsaustausch ging, ist das nicht notwendig. Ansonsten protokollieren die Einberufer die wichtigsten Punkte ihrer Ergebnisse. Das Begleitteam hängt die Protokolle an der Dokumentations-Wand aus. Das ermöglicht allen Teilnehmenden, sich zu jeder Zeit einen Überblick über die Zwischenergebnisse zu verschaffen. Die Protokolle werden kopiert und in einer Protokoll-Mappe für jeden Teilnehmer zusammengestellt.

Der letzte halbe Tag dient der Auswertung und Planung der Umsetzung.

• Jeder Teilnehmer erhält bereits am Vorabend die Konferenzdokumentation mit Kopien aller Berichte der Arbeitsgruppen.
• Die Ergebnisse werden zu Themenblöcken zusammengeführt und von den Teilnehmern nach ihrer Bedeutung priorisiert (siehe Moderation).
• Die Topthemen werden noch einmal aufgegriffen und zu Verabredungen oder Maßnahmenplänen konkretisiert.
• In der Abschlussrunde berichtet jeder Teilnehmer, was ihn in den vergangenen Tagen besonders beeindruckt hat.

Steuerkreis

Der Steuerkreis ist verantwortlich für die Formulierung von Zielen und Gesamtthema, für die Einladung der Teilnehmer, für die Organisation (Räume, Materialien, Essen, Dokumentation), für die Begrüßung und Einführung des Themas und der Methode zu Beginn, für die Moderation und für die Auswertung.

Nach der Veranstaltung unterstützt er die Teilnehmer bei der Umsetzung.

Der Steuerkreis setzt sich zusammen aus dem verantwortlichen Initiator, den wichtigsten Entscheidungsträgern und dem Moderator. Er wird unterstützt von einem Organisations-Team.

Vor-/Nachteile

Stärken

• Komplexe Themen werden von vielen Menschen in sehr kurzer Zeit umfassend bearbeitet.
• Viele Leute sind bereit, sich für eine Sache nachhaltig zu engagieren.
• Fördert viele Ideen für Maßnahmen und die Motivation für Gruppen, diese dann auch umzusetzen.
• Wirkt immer gemeinschaftsbildend – man lernt sich neu und näher kennen, als dies zuvor im Arbeitsalltag möglich war.
• Zum Schluss liegt eine Dokumentation aller bearbeiteten Themen für alle Teilnehmer bereit, als Basis für die weitere Zusammenarbeit.

Gefahren

• Wenn die Organisation die notwendigen Ressourcen zur Umsetzung der Ergebnisse nicht bereitstellen kann, schadet eine Open-Space-Veranstaltung – ungeachtet der Qualität der Ergebnisse auf dem Treffen. Motivation wandelt sich in Frustration.
• Gruppen sprechen heikle Themen eventuell gar nicht oder nicht offen an.
• Bei erzwungener Teilnahme besteht die Gefahr, dass in Gruppen nicht konstruktiv gearbeitet wird.

Wichtige Elemente

• Die sorgfältige Vorbereitung durch die Vorbereitungsgruppe, die möglichst das ganze System abbildet und sicherstellt.
• Begrüßung durch den Veranstalter mit einer Erklärung der Ziele, der Grenzen und zu den Ressourcen bei der Umsetzung.
• Das Thema der Veranstaltung
• Kreis zu Beginn und Ende (alle sind gleichberechtigt)
• Die Öffnung des Raumes und die Erklärung der Methode von Open Space (der Begleiter schreitet dabei den Kreis innen ab)
• Anliegenwand alle Informationen sind ständig für alle Teilnehmenden sichtbar
• Doku-Wand
• Abendnachrichten und Morgennachrichten. Alle Teilnehmer treffen sich wieder im großen Kreis.
• Abschlussrunde
• Das „Schließen des Raumes“

Nach der Konferenz

Der Erfolg einer Open-Space-Konferenz steht und fällt mit der Umsetzung der entstandenen Ideen. Oft sind die Teilnehmer danach so stark motiviert, dass von selbst die vielfältigsten Aktivitäten entstehen. Die Umsetzung muss aber immer unterstützt und begleitet werden. Dafür ist der Steuerkreis zuständig. Regelmäßig wird geprüft, welche Projekte welche Unterstützung benötigen. In Unternehmen muss das Management die benötigten Ressourcen für die Umsetzung bereitstellen (Arbeitszeit, Geld, Handlungsspielraum, etc.). Bei komplexeren Themen müssen feste Projektteams gebildet oder Gruppen weiter aufgeteilt werden.

Virtuelle Zusammenarbeit

Teams von Projekten, die auch über größere Entfernungen hinweg auf der Grundlage der Open-Space-Philosophie weiterarbeiten wollen, können OpenSpace-Online(r) Internet-Konferenzen veranstalten.^[3]

Vision: Open-Space-Organisation

Eine Firma, ein Gemeinwesen, ein Verband könnte auch als Open Space Organisation aufgebaut werden, in der dann jeder direkte persönliche Verantwortung übernimmt, über Hierarchie- oder gesellschaftliche Grenzen und Zuständigkeiten hinweg, in der sich Gruppen zusammenfinden und selbstständig Themen bearbeiten und umsetzen. Dies setzt aber eine hohe Reife aller Beteiligten und der Gemeinschaft oder Organisation voraus.

Die Erwartung ist, dass solche Organisationen den traditionellen Formen überlegen sind durch schnellere Marktanpassung, schnelleres und größeres gemeinsames Wissen, höherer Identifikationsgrad der Mitglieder, mehr Blickwinkel durch Input aller / vieler Org-Mitglieder, usw.

Literatur

• Owen, Harrison: Open Space Technology, deutsch: Open Space Technology – Ein Leitfaden für die Praxis, Stuttgart, Klett-Cotta, 2001
• Owen, Harrison: Expanding our Now, deutsch: Die Erweiterung des Möglichen – Die Entdeckung von Open Space, Stuttgart, Klett-Cotta, 2001
• Owen Harrison: „The Power of Spirit“, Berrett Koehler Publ., 2000,
• Maleh, Carole: Open Space: Arbeiten mit großen Gruppen, Ein Handbuch für Anwender, Entscheider und Berater, Beltz, 2000
• Maleh, Carole: Open Space in der Praxis. Erfahrungsberichte: interessante Highlights, Grenzen und Möglichkeiten, Beltz Verlag, 2002
• Kolenaty, Erich, Weber, Susanne: Open Space und Organisation, Zeitschrift für Organisationsentwicklung 02/03
• Ulrich M. Drescher: Großformen der Moderation, in: Sabine Bolender (Hrsg.): Managementtrainer. Adressen, Referenzen, Honorare, Campus-Verlag, Frankfurt/M. 1998
• Otto Häußer: Die Open-Space-Konferenz. In: VerwArch. Bd. 91, 2000, S. 438–451.
• Frank Baumann/Malte Detlefsen: Open Space – oder: Kaffeepausen in der Stadt- und Regionalentwicklung. In: RaumPlanung 123/2005, S. 249–253
• Rogge, Klaus I.: Open-Space-Konferenz, in: Lexikon der politischen Bildung, hrsg. von Georg Weißeno, Bd. 3 Methoden und Arbeitstechniken, hrsg. von Hans-Werner Kuhn/Peter Massing, Schwalbach/Ts. 2000, S. 119–121
• Rogge, Klaus I.: Open-Space-Konferenz oder die strukturierte Kaffeepause; in: Open Space – Eine Methode zur Selbststeuerung von Lernprozessen in Großgruppen, hrsg. von Udo Witthaus/Wolfgang Wittwer, Bielefeld 2000, S. 40–50
• Rogge, Klaus I.: Mit Open-Space Kultur auf den Weg bringen Arbeitshilfe zur Umsetzung von Open Space Konferenzen, in: Handbuch KulturManagement: Die Kunst, Kultur zu ermöglichen (Zeitschrift), Berlin 2006, B 2.10 S. 1–22

Siehe auch

• Großgruppenmoderation eine Übersicht
• BarCamp
• Marktplatz-Methode

Weblinks

• Was ist denn open space?
• Kurzworkshops im Sinne des Open Space
• Methodenbeschreibung für Sozialwissenschaftler
• Open space-Landschaft Weltweite Landkarte zu Open space-Veranstaltungen

Fußnoten

1. ↑ Open Space World Map
2. ↑ Zur Bewegung der Teilnehmenden „als Kometen und Meteore durch den Kosmos der Tagung“ siehe Website des Team Zukunftswerkstatt Köln
3. ↑ siehe www.OpenSpace-Online.com