Vertragsmanagement-Software

Eine Vertragsmanagement Software zielt in erster Linie auf die Automatisierung und Optimierung des Vertragswesens ab. Sie sollte in diesem Zusammenhang die wesentlichen Aspekte des Vertragsmanagements (Vertragsarchivierung, Vertragsverwaltung und Vertragscontrolling) abdecken.

Charakteristika

Zu den wesentlichen Charakteristika einer Vertragsmanagement Software gehören zunächst die Eigenschaften einer Standardsoftware. Daneben erlangt die Bereitstellung einer zentralen Vertragsdatenbank einen besonders hohen Stellenwert, um eine hohe Verfügbarkeit von Verträgen und vertragsrelevanten Informationen für alle User zu gewährleisten (zentrale Datenhaltung). Dies setzt die Einbindung der Vertragsarchivierung (Dokumentenarchivierung) voraus. Des Weiteren sollte die Vertragsmanagement Software eine dezentrale Erfassung und Verwaltung von vertragsrelevanten Informationen (siehe auch Vertragsverwaltung) sowie ein zentrales und eingebundenes Vertragscontrolling bereitstellen, um die Optimierung im Vertragswesen zu gewährleisten. Qualitätssichernde Maßnahmen wie bspw. eine Benutzerverwaltung (die Verteilung von Rollen und Verantwortungen im Vertragswesen), die zentrale Erfassung der Vertragspartner oder die Benutzerfreundlichkeit sind ebenfalls wichtige Eigenschaften einer Vertragsmanagement Software. Aus der Sicht der IT ist eine harmonische Integration in bestehende Systemlandschaften (wie bspw. die Anbindung an bestehende ERP-, Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder E-Mail-Applikationen) die Voraussetzung für den effizienten Einsatz einer Vertragsmanagement Software. Hierbei spielt natürlich auch die Flexibilität der Software eine wesentliche Rolle, da an das Vertragsmanagement in der Praxis eine Vielzahl von fachspezifischen Anforderungen gestellt werden. Im folgenden sind einige dieser Anforderungen zusammengefasst:

• Einkauf: Vertragserstellung, Lieferantenbewertungen, UNSPSC, etc.
• Rechtsabteilung / Interne Revision: Transparenz der Prozesse im Vertragswesen
• Controlling: aktive Risikobewertung
• Geschäftsführung: Einbindung in das Management Risk Controlling (MRC)

Vertragsmanagement Software der neueren Generation verfügt ebenfalls über Funktionalitäten, die den Erstellungsprozess eines Vertrages aktiv unterstützen. Klauselbibliotheken erlauben es, Vertragsvorlagen zu gestalten, Alternativ-Klauseln auszuwählen und von Anfang an korrekte Vertragsentwürfe zu erstellen. Ebenfalls unterstützen diese Systeme den Vertragsverhandlungsprozess, in dem entweder der Geschäftspartner direkt auf dem System mit Hilfe eines Log-Ins an dem Vertrag arbeitet, oder der Vertrag als Microsoft Word-Dokument aus dem System an den Geschäftspartner versandt wird. Änderungen im Microsoft Word-Dokument werden durch das System automatisch erkannt und Genehmigungsprozesse automatisch oder manuell angestossen.

Nutzenaspekte einer Vertragsmanagement Software

• Mehrfacharbeiten vermeiden und Suchzeiten verkürzen (Zentrale Datenhaltung)
• Vertragsvereinbarungen automatisiert erfüllen
• automatisiertes Analyse- und Berichtswesen
• Alle Verträge im Überblick
• Revisionssicherheit
• Strukturiertes Genehmigungsverfahren sowie transparente Prozesse
• Benutzerverwaltung zur Erhöhung der Sicherheit (eindeutige Zuweisung von Rollen & Verantwortung)
• Personal- und Infrastrukturkosten senken
• Optimierung der Vertragsverhandlungen (Erlössteigerungen)
• Konventionalstrafen vermeiden
• keine finanziellen Verluste wegen vergessener Vertragskündigungen (Termin- und Zahlungsüberwachungen) oder nicht ausgeschöpften finanziellen Konditionen