Web2print

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Unter Web-to-Print wird eine online erzeugte Druckvorlage verstanden. Andere Begriffe, welche den gleichen Prozess beschreiben sind Online-Publishing, Webtop-Publishing, Automatic Documents, Print Factory, Dynamic Documents.

Erstmals Mitte der 90er Jahre, mit dem Start ins Internetzeitalter, gab es die Idee, die Druckvorlagenproduktion via Internet zu realisieren und deren Workflow online abzubilden. Ende der 90er Jahre, mit einer verbesserten technischen Infrastruktur im Internet und vor allem mit schnelleren Online-Verbindungen, konnte sich das Verfahren der Online-Erzeugung von Druckvorlagen via Internet, nun erstmals Web-to-Print genannt, durchsetzen.

Definition Web-to-Print

ZIPCON Consulting bringt Web-to-Print klar auf den Punkt: " Web-to-Print ist die servergestützte Online-Erzeugung von individuellen Druck-Dokumenten unter Einbeziehung der notwendigen kaufmännischen Prozesse." - so Bernd Zipper, Technologie- und Strategieberater der ZIPCON Consulting aus Essen/Deutschland.

Eine etwas erweiterte Definition:
1. Web-to-Print ist der Prozess der Erstellung und Abwicklung von Druckaufträgen über Internet, mit dem Ziel, den Produktions- und Freigabeprozess von standardisierbaren Produkten zu rationalisieren und die Kosten zu senken. Dazu werden Vorlagen definiert, die vom Anwender selbst im Internet-Browser mit Inhalten befüllt und beauftragt werden.
2. Web-to-Print ist mehr: Es ist die Verknüpfung zweier Medienwelten. Web-to-Print steht für eine Vielzahl neuer Anwendungen, die die Technologien beider Welten kombinieren.
Quelle: intomedia.de

Basisverfahren

Standardprozess Web-to-Print

Mit Web-to-Print kann nicht ein einziges Produktions-Verfahren bezeichnet werden, de facto ist Web-to-Print eine Prozesskette, die sowohl die Erzeugung der Druckvorlage via Internetserver als auch die Abbildung der kaufmännischen Abläufe realisiert. Ferner müssen auch Prozesse berücksichtigt werden, die den Kunden zum Kauf beziehungsweise zur Bestellung bringen. Es muss also auch für eine entsprechende Präsentation der „digitalen Produkte“ gesorgt sein.

Workflow: „Open Shop”

Prozess Web-to-Print bei einem Open-Shop

Die Realität ist allerdings komplexer als Abbildung 1 verdeutlicht. Es muss unterschieden werden, ob der Web-to-Print-Anbieter seinen Kunden schon kennt (ob er also Bestandskunde ist) oder ob es sich um einen „digitalen Laufkunden“ handelt.

So wird zwischen zwei verschiedenen Shop-Systemen unterschieden. Selbst dann, wenn der Anbieter sein Angebot nicht als Onlineshop sieht, greift immer eine der beiden Definitionen: „Closed Shop“ – Mit einem Kennwort geschützter Online-Shop, der eine Identifizierung des Kunden vor dem eigentlichen Kaufprozess notwendig macht. „Open Shop“ – Offener Online-Shop, der ohne Identifizierung vom Endanwender betreten und genutzt werden darf. Der Kunde muss sich erst identifizieren, wenn er eine Kaufentscheidung getroffen hat und eine Bestellung auslöst.

Eingabeverfahren

Um Daten in die jeweilige Vorlage einzubringen, gibt es verschiedene Verfahren, die zum Teil auch kombiniert genutzt werden können. Die wichtigsten Verfahren sind unter anderem:

• HTML-Formulare als Eingabe- und Auswahlfelder
• PDF-Formulare als Eingabe- und Auswahlfelder
• PDF-Formulare als Eingabe- und Auswahlfelder mit direkter Vorschau im PDF
• Flash-Formulare als Eingabe- und Auswahlfelder
• Flash-Editoren als Eingabefeld für Freitext inklusive Formatierungsoptionen
• Java-Editoren als Eingabefeld für Freitext inklusive Formatierungsoptionen
• Proprietäre Editoren als Eingabefeld für Freitext inklusive Formatierungsoptionen

Individuelle Produkte auf Basis von Vorlagen

Grundlage für Web-to-Print-Druckvorlagen sind immer vordefinierte Vorlagen, mehr oder minder intelligent. Während der eine Hersteller auf XML zur Erzeugung setzt, nutzt ein anderer PDF-Formulare und wieder ein anderer Vorlagen aus Adobe InDesign oder Quark XPress.

Diese Vorlagen, auch Web-to-Print-Template genannt, sind Mustervorlagen-Dateien, in der Elemente mit Rechten und Eigenschaften ausgestattet werden, damit diese später individuell oder nach Vorgabe modifiziert werden können.

Nutzen von Web-to-Print

Analysiert man eine Reihe von Arbeits- und Geschäftsprozessen bei der Planung, Kreation und Gestaltung von Printmedien, realisiert man schnell, dass viele Abläufe durch eine rationellere und effektivere Abwicklung kostengünstiger und zeitoptimierter umgesetzt werden könnten. Dies kann zum einen innerhalb einer Druckerei geschehen, oder aber auch beim Kunden.

Nicht nur der eigentliche Produktionsvorgang in der Vorstufe oder der Druckerei bedarf meist einer Optimierung, sondern auch die Koordinierung und "Produktion" auf Seiten des Endkunden. Oft bleibt beim Endkunden in der Industrie das größte Optimierungspotential unentdeckt. Aktuelle Erfahrungsberichte aus dem Bereich Markenkommunikation und digitalem Brand-Management zeigen, dass genau dort durch die Straffung von Prozessen das größte Einsparungspotential liegt.

Addiert man nun die beiden Bereiche Druckproduktion und "Marketing-Produktion" zusammen, können sich Einsparungseffekte in Zeit und Budget von bis zu 40 Prozent der Gesamtkosten ergeben (60 bis 80 Prozent der Vorstufenkosten).

Nutzen im Business-to-Business Bereich (B2B)

Ergebnisse einer Befragung durch ZIPCON Consulting 2006/2007:

• Kostenreduktion in Satz, Litho, Repro und Druckvorstufe
• Kostenreduktion durch Einsparungen bei den Transportkosten des Zwischenmaterials (Datenträger, Filmmaterial, Druckplatten, Proofs)
• Deutlich verbessertes Produktions-Controlling (Jobtracking, Softproofs, Online-Korrekturabstimmung)
• Kostenreduktion durch Einsparungen bei der Druckdatenaufbereitung durch hoch automatisierte Prozesse beim Druckvorstufen- oder Druckdienstleister
• Genaue Einhaltung des Corporate Designs
• Schnelle „Internationalisierung“ von Marketingprojekten durch Onlineverfügbarbeit
• Durchbrechen der internationalen Zeitgrenzen durch 24-Stunden-Verfügbarkeit
• Nutzung von Schnittstellen in Richtung SAP, ERP-Lösungen
• Einsparung von Produktions- und Planungszeiten
• Verkürzung der Time-to-Market Reaktionszeit bis zu 80 Prozent

Nutzen im Business-to-Customer Bereich (B2C)

• Kostenreduktion in der Druckdatenaufbereitung
• Schnelle und problemlose Produktion
• Kostenlose Nutzung von Online-Werkzeugen zur sachgerechten Aufbereitung seiner Daten (Bilder/Texte etc.)
• Massive Einsparung der Produktions- und Planungszeiten
• 24-Stunden-Verfügbarkeit
• Weltweite Verfügbarkeit (von jedem Internetzugang der Welt aus)

Nutzen für Web-to-Print Anbieter

• Deutliche Kostenreduktion durch Automatisierung im Bereich der Druckvorlagenerzeugung (sofortige Erzeugung von Drucknutzen, Preflight-Check gelieferter Daten, PDF/X-1- und PDF/X-3-Erzeugung für den Druckprozess, Anwendung von Farbmanagement-Routinen, automatisierte Ausgabe eines Standproofs oder eines Hardcopy-Proofs)
• Möglichkeit zur Einbindung seines Web-to-Print-Portals in seinen Workflow, wodurch sich große Synergieeffekte entwickeln
• Gefahrübergang für den Dateiinhalt liegt weiter beim Kunden und wird erst zum letztmöglichen Zeitpunkt an den Dienstleister übergeben (Kunde kann Last-Minute-Korrekturen selbst ausführen)
• Kostenreduktion durch Einsparungen bei den Transportkosten des Zwischenmaterials

(Datenträger, Filmmaterial, Druckplatten, Proofs)

• Möglichkeit, ein deutlich verbessertes Produktions-Controlling (Jobtracking, Softproofs, Online-Korrekturabstimmung) in Hinblick auf Qualität anbieten zu können
• Genaue Einhaltung des Kunden-Corporate-Designs
• Schnelle „Internationalisierung“ von Marketingprojekten durch Onlineverfügbarkeit
• Durchbrechen der internationalen Zeitgrenzen durch 24-Stunden-Verfügbarkeit
• Möglichkeit zur Nutzung von Schnittstellen in Richtung SAP, ERP-Lösungen
• Hohe Einsparung von Produktions- und Planungszeiten
• Deutliche Erhöhung der Kompetenzvermutung
• Erweiterung des Aufgabenbereichs, der Dienstleister wird vom Kunden auch als Online-Dienstleister ernst genommen
• Automatisierte Einleitung aller kaufmännischer Prozesse (Auftrag, Lieferschein, Rechnung etc.)
• Hierdurch: Effizienzsteigerung durch Schnittstellenreduktion

Endprodukte und Marktanwendung

B2B-Produkte:

• Allgemeine Geschäftsdrucksachen
• Tagungsunterlagen
• Datenblätter
• Bedienungsanleitungen
• Menükarten
• Flyer und Werbebroschüren
• Geschäftsreports
• Geschäftsberichte
• Info-Blätter
• Kataloge
• Anzeigen
• Großformatdrucke
• Information on Demand (Newspaper)
• Book on Demand (auch Fotobücher)
• Direkt-Mailing
• Transaktionsdruck
• Werbemittel

B2C-Produkte:

• Visitenkarten, Briefpapier
• Grußkarten, Poster
• Fotobücher, Fotodrucke, Kalender
• Individuelle Gebrauchsprodukte (T-Shirts etc.)
• „Personalisiertes“ Buch
• Buch: Auflage „1“

C2C-Produkte (zwischen Endkunden):

• Eigenverlagsprodukte
• Fun-Produkte
• Kunst

Geschäftsmodelle

Der Markt „Web-to-Print“ ist derzeit noch recht unübersichtlich. Oft sind die Grenzen zwischen Anbieter und Dienstleister unscharf und für den Kunden nicht zu erfassen. Man teilt die Rollen im Web-to-Print-Markt wie folgt auf:

Technologieanbieter

Hersteller von Basistechnologien, die als technische Komponente Web-to-Print ermöglichen

Softwareanbieter

Hersteller von Web-to-Print-Anwendungen, Softwaremodulen oder Web-Portalen

Integrator

Unternehmen, die Web-to-Print-Anwendungen aus einer Reihe von Modulen individuell für einen Kunden zusammenstellen und ggf. Software-seitig erweitern, umprogrammieren oder mit eigenen Softwaremodulen ergänzen und diese in eine Gesamtplattform für einen Kunden einbetten.

Provider

Anbieter einer Web-to-Print-Plattform auf Basis einer Online-Anwendung, die ein potentieller Web-to-Print-Anbieter kauft, mietet oder least.

Dienstleistungs-Anbieter (Mediendienstleister)

Web-to-Print-Dienstleister, der Endkunden eine entsprechende Anwendungsplattform auf Basis einer exklusiven oder zeitlich begrenzten Geschäftsbeziehung bereitstellt.

Weitere Informationen - ZIPCON Klassifizierung

ZIPCON Consulting hat mit der vorliegenden Produktklassifizierung einen ersten Ansatz zur Schaffung von Transparenz im Web-to-Print-Anwendungsmarkt entwickelt. ZIPCON Consulting ist der Auffassung, dass nur Markttransparenz hilft, Web-to-Print langfristig in den produzierenden Unternehmen zu verankern. ZIPCON Consulting hat Anwendungen in fünf Klassen unterteilt. Auch wenn diese Klassen in A, B, C, D, E unterteilt sind, muss es nicht zwangsläufig bedeuten, dass eine B-Anwendung weniger wertig ist als zum Beispiel eine C-Anwendung. Es besteht jedoch ein Unterschied in der Handhabung der Vorlagen und den Gestaltungsmöglichkeiten.

Klasse A: Automat

Einfaches Web-to-Print-System zur Realisierung von einfachen Druckvorlagen (Visitenkarten etc.) auf Basis von Templates. Möglichkeit zum Austausch von Bildern und einzelnen Layoutelementen. Vorbereitung zur Anbindung des Systems an ein eigenes Shopsystem – ggf. einfaches Shopsystem im Lieferumfang – GUI anpassbar.

Klasse B: Layout-Automat

Web-to-Print-System zur Realisierung von einfachen bis hin zu komplexen Druckvorlagen auf Basis von Templates. Möglichkeit zum Austausch von Bildern und einzelnen Layoutelementen, eigenes Bild- und Layoutmanagement. Shopsystem/Schnittstellen im Lieferumfang – GUI anpassbar.

Klasse C: Grafischer Layout-Automat

Web-to-Print-System zur Realisierung von einfachen bis hin zu komplexen Druckvorlagen auf Basis eines grafischen Benutzerinterface. Möglichkeit zum aktiven „Layouten“ und Austausch von Bildern/Layoutelementen, eigene Bild- und Layoutdatenbank. Shopsystem/Schnittstellen im Lieferumfang – GUI komplett anpassbar.

Klassifizierung D: Kampagnen-Automat

Web-to-Print-System zur Realisierung von einfachen bis hin zu komplexen Druckvorlagen auf Basis einer Layout-/Satzengine. Möglichkeit zum Austausch von Bildern und einzelnen Layoutelementen, eigene Bild- und Layoutdatenbank. Möglichkeit zur Freigestaltung von Layoutelementen. Shopsystem/Schnittstellen im Lieferumfang – Steuerung des Kunden über eigenes CRM. Freigestaltung von individuellen Workflows und Kampagnen – GUI komplett anpassbar.

Klassifizierung E: Workflow- und Kampagnen-Automat

Hochindividuelles Web-to-Print-System zur Realisierung von komplexen Druckvorlagen auf Basis einer Layout-/Satzengine. Möglichkeit zum Austausch von Bildern und einzelnen Layoutelementen, eigene Bild- und Layoutdatenbank. Möglichkeit zur Freigestaltung von Layoutelementen. Shopsystem/Schnittstellen im Lieferumfang – Steuerung des Kunden über eigenes CRM. Freigestaltung von individuellen Workflows und Kampagnen – GUI komplett anpassbar.

Siehe auch

Handelsmarketingautomatisierung

Literatur

Bernd Zipper: Web-to-Print 2007 – Lösungen, Verfahren, Märkte Version 1.0 - 2007 Zipcon Consulting + Bundesverband Druck und Medien, Essen 2007

Weblinks

• Marktübersicht Database Publishing Systeme u.a. mit Focus auf Web-to-Print

• Checkliste: Das Thema Web-to-Print aus Unternehmenssicht mit Hinweisen, worauf beim Einsatz zu achten ist

• ROI-Analyse: Use Case zum ROI von Web-to-Print