Work Breakdown Structure

Der Projektstrukturplan (PSP) (engl.: work breakdown structure; abgekürzt: WBS) ist eine Gliederung des Projekts in planbare und kontrollierbare Teilaufgaben. Im Rahmen des PSP wird die gesamte Projektaufgabe in Arbeitspakete/Teilaufgaben (engl. work packages) zerlegt und die Beziehung zwischen den Arbeitspaketen beschrieben. Der Projektstrukturplan stellt die Projektleistung (Projektaufgabe) graphisch in einem Baum dar und ist die gemeinsame Basis für die Ablauf-, Termin- und Kostenplanung.

Definition

Der Projektstrukturplan ist ein wesentlicher Teil der Projektstartphase und wird im Rahmen der Projektplanung erstellt. Die Überwachung des PSP ist die wesentliche Aufgabe des Projektcontrollings. Der PSP soll ein gemeinsames Verständnis des Projektumfangs für alle Projektmitglieder schaffen - das bedeutet eine Vereinheitlichung der Projektsprache, Verbindlichkeiten etc. Der PSP ist die gemeinsame Basis für die Ablauf- und Terminplanung – der PSP ist aber kein Ablauf-, Termin- oder Kostenplan sowie kein Projektorganigramm. Der PSP ist die Zerlegung des Projekts in Einzelschritte, wobei die zu erfüllenden Projektleistungen bzw. Projektaufgaben dargestellt werden. Ein Projektstrukturplan ist die vollständige hierarchische Anordnung (Hierarchie) aller Arbeitspakete/Teilaufgaben eines Projekts. Vollständigkeit bedeutet im Umkehrschluss, dass alle Arbeitspakete/Teilaufgaben, die nicht im PSP stehen, auch nicht zum Projektumfang gehören.

Die Darstellung erfolgt in der Form von Listen (tabellarisch) oder Organigrammen (Baumstruktur). Aufgrund der besseren Visualisierung hat sich die Baumstruktur durchgesetzt. Grundsätzlich ist der Projektstrukturplan eine individuelle Gliederung und hängt stark von den tatsächlichen Gegebenheiten und der Aufgabenstellung ab. Bei einfachen Projekten können standardisierte Projektstrukturpläne verwendet werden.

Man unterscheidet meist zwischen 3 Grundarten des PSP:

Organisationsorientierter PSP:	(Unternehmensleitung -> Projektleiter -> Teilprojektleiter A/B/C/... -> Team XYZ)
Objektorientierter / Produktorientierter PSP:	Der objektorientierte Projektstrukturplan zerlegt den Projektgegenstand in seine physischen Komponenten(siehe Beispiel Telefon)
Aktivitätsorientierter / Funktionsorientierter / Phasenorientierter / Prozessorientierter PSP:	Zerlegung des Projekts anhand der auszuführenden Tätigkeiten. (z.B. Helikopter -> Simulation -> Aeromechanik -> Flugleistung)

Erstellung

Schritt 1

Auflistung von Arbeitspaketen – in der Praxis kann die Erhebung der Arbeitspakete im Rahmen eines Brainstormings durch die Projektmitglieder erfolgen oder von Projekten mit hoher Ähnlichkeit modifiziert übernommen werden.

Es empfiehlt sich, die gefundenen Arbeitspakete in Phasen zu untergliedern (z.B. die Konzeptionsphase, Planungsphase, Realisierungsphase und Einführungsphase). Für die objektorientierte Sichtweise, d. h. produktorientiert, wird der Auftrag in einzelne Geschäftsprozesse oder Arbeitsprozesse zerlegt. Es gibt noch den funktionsorientierten sowie den Ablauf orientierten Projektstrukturplan.

Die Elemente eines Projektstrukturplans werden im Allgemeinen als Arbeitspakete bezeichnet. Ein Arbeitspaket ist eine nicht mehr weiter untergliederte Teilaufgabe auf einer beliebigen Ebene des Projektstrukturplans. Ein wesentliches Merkmal ist die Möglichkeit der eigenständigen Durchführung trotz Zugehörigkeit zur übergeordneten Projektaufgabe. Für die Aufstellung eines Projektstrukturplans gibt es keine allgemeinen Regeln. Die Bezeichnung der Arbeitspakete soll aber so eindeutig wie möglich sein. Das heißt, für gleiche Funktionen oder Objekte sollten gleiche Begriffe verwendet werden. Deshalb bedient man sich hier der Codierung von Arbeitspaketen, die inzwischen fast immer im Rahmen von Standardsoftware automatisch durchgeführt wird. Die Codierung dient zur eindeutigen Identifikation und ermöglicht auch die Sortierung von Arbeitspaketen.

Vorteile von PSP

Die Erstellung eines Projektstrukturplans zu Beginn des Projekts dient einerseits der Effizienzsteigerung bei der Planung und Durchführung des Projekts, da der gesamte Leistungsumfang des Projekts bereits in der Startphase dargestellt wird. Des Weiteren werden von Anfang an planbare und kontrollierbare Arbeitspakete erstellt, sowie eine Basis für das Projektcontrolling durch die ausführliche Gliederung geschaffen. Außerdem soll die Gliederung auch eine eindeutige Zuordnung von Arbeitspaketen an die Projektmitglieder ermöglichen. Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist, dass der PSP im Gegensatz zur Termin-, Kosten- und Ressourcenplanung ein stabileres Instrument des Projektmanagements darstellt, da Änderungen in diesen keine Auswirkungen auf den PSP haben.

• Verteilung von Verantwortlichkeiten
• Grundlage der Projektsteuerung
• Grundlage der Projektdokumentierung
• Risikobewertung ist leichter möglich
• Basis zur Schätzung der Projektlaufzeit und der Projektkosten

Grenzen von PSP

Der Projektstrukturplan ist keine zeitliche Darstellung der Abfolge der Arbeitspakete innerhalb des Projektes. Die zeitliche Komponente wird mit Hilfe des Netzplans oder des Balkendiagramms auf Basis des Projektstrukturplans erstellt. Des Weiteren ist aus dem PSP eine Übersicht über die Auslastung der Projektressourcen nicht ersichtlich. Die Planung, der effiziente Einsatz sowie die Überwachung der Auslastung der Projektressourcen ist Hauptfokus in der Ressourcenplanung.

Beispiele

Telefon

PSP mit einigen Hauptprodukten, Teilprodukten und Einzelteilen eines Projekts zur Entwicklung eines neuen Telefons in graphischer Darstellung:

 │    │
 │    │  
 │    ├── 2.1 Gehäuse
 │    │     │  
 │    │     ├── 2.1.1 Oberschale
 │    │     │  
 │    │     └── 2.1.2 Unterschale
 │    │
 │    │  
 │    ├── 2.2 Hörer
 │    │     │  
 │    │     ├── 2.2.1 Oberschale
 │    │     │  
 │    │     └── 2.2.2 Unterschale
 │    │  
 │    ├── 2.3 HörerGabel
 │    │  
 │    └── 2.4 Tastatur
 │       
 │  
 └── 3 Design
      │  
      ├── 3.1 Form
      │
      └── 3.2 Farbe

Anmerkung: Dieses Beispiel ist ein Objektstrukturplan und noch kein Projektstrukturplan. Erst wenn in weiterer Ebene Aktivitäten zur Erstellung dieser Komponenten ergänzt werden, kann man von einem PSP sprechen. Generell empfiehlt es sich phasenorientiert vorzugehen, d.h. z.B. Planungs-, Durchführungs- und Abnahmephasen vorzusehen und dann die Aktivitäten entsprechend zu planen.

Bauprojekt

In einem Bauprojekt kann der PSP zum Beispiel die folgenden Hauptprodukte enthalten:

• Keller/UG
• Rohbau
• Innenausbau

Vernetzung

• Änderungen am Projektstrukturplan werden durch das Konfigurationsmanagement bearbeitet. Dabei sind alle vernetzten Daten betroffen.
• Durch Hinzufügen von Aktivitäten zu jedem Objekt entsteht der Vorgangsplan.
• Durch Festlegung der Reihenfolge (parallel, sequentiell) der Vorgänge entsteht der Netzplan.
• Durch Bestimmung der Dauer jedes Vorgangs entsteht der Terminplan.
• Durch Bestimmung der notwendigen Ressourcen zu jedem Vorgang entsteht der Ressourcenbedarfsplan (Ressourcenplan).

Siehe auch: Projektstrukturplanung

Literatur

• Manfred Schulte Zurhausen, Organisation. 3.Auflage, Vahlen, München, 2002, ISBN 3-8006-2825-2
• Roland Gareis, Handbook of Management by Projects., Manz, Wien, 1990, ISBN 3-214-08243-4
• Gerold Patzak, Günter Rattay: Projekt Management. 3. Auflage, Linde, Wien 1998, ISBN 3-85122-757-3