Intercompany-Abstimmung

Unter Intercompany-Abstimmung (auch konzerninterne Abstimmung oder engl. intercompany reconciliation) versteht man den Prozess, in dem die buchhalterischen Vorgänge zwischen den zusammengehörenden Konzerngesellschaften auf die Übereinstimmung geprüft werden. Die Abstimmung wird auf Haupt- und Nebenbuchebene durchgeführt und ist Voraussetzung für den Konzernabschluss.^[1]

Durchführung

Die Aufwendungen einer Gesellschaft sind mit den Erträgen einer anderen Gesellschaft abzustimmen. Analog zu dieser Vorgehensweise sind die Forderungen einer Gesellschaft mit den Verbindlichkeiten einer anderen Gesellschaft zu vergleichen.^[2] Bei diesem Prozess muss jede Gesellschaft mit jeder anderen Gesellschaft einzeln abgestimmt werden. Die Abstimmung kann durch einen Vergleich der Einzelposten (Belege) und deren Salden erfolgen. Unstimmigkeiten müssen noch vor dem Einzelabschluss der Gesellschaften durch Korrektur- oder Abgrenzungsbuchungen bereinigt werden.

Inkonsistenzen zwischen den Gesellschaften können durch Fehlbuchungen, Währungsdifferenzen oder Periodenabweichungen (abweichende Zeiträume) entstehen. Es können bei einer vollständigen Abstimmung Währungsdifferenzen beim Konzernabschluss entstehen, da die Gesellschaften gegebenenfalls unterschiedliche Umrechnungseventualitäten haben.

Die Intercompany-Abstimmung ist unerlässlich für die Richtigkeit der Abschlüsse der einzelnen Gesellschaften und ist die Voraussetzung für die Konzernkonsolidierung und den Konzernabschluss, da das Ergebnis der Intercompany-Abstimmung zur Aufwands- und Ertragskonsolidierung und auch zur Schuldenkonsolidierung führt.

Einige ERP-Systeme beinhalten die Funktionalität der Intercompany-Abstimmung. Die meisten dieser Systeme setzen jedoch voraus, dass eine homogene und zentralisierte IT-Landschaft konzernweit vorhanden ist. Da dem in den meisten Konzernen nicht so ist, erfolgt die Intercompany-Abstimmung überwiegend mit Hilfe von Formularen (vor allem Microsoft Excel) und E-Mails. Der eigentlich zentrale Prozess verläuft dadurch dezentral und braucht viel Zeit.^[3]

Eine weitere Möglichkeit, die Anforderungen der Intercompany-Abstimmung zu lösen, ist eine Web-Datenbank. Die Konzernzentrale legt die Stammdaten wie Gesellschaften, Benutzer, Konzernkonten und erlaubte Kontokombinationen an. Sie legt fest, welche Sprachen, Währungen und Kursarten zum Einsatz kommen. Weiterhin gibt der Konzern die Regeln der Abstimmung vor und anschließend die Abstimmungsperiode frei. Die Verantwortlichen in den Gesellschaften übernehmen entweder die Konzernkonten oder mappen Ihren eigenen Kontenplan diesen zu. Die Dateneingabe erfolgt entweder direkt manuell oder per Upload im Browser ein. Bei Differenzen zwischen zwei Gesellschaften können diese erst abschließen, wenn sie das Problem dezentral gelöst haben. Im Gegensatz zur Excel-Lösung ist die Zentrale im Abstimmungsprozess nur noch Beobachter und Kommentator. Außerdem hat die Zentrale einen Überblick in Echtzeit (etwa mit einem Ampelsystem) über den gesamten Prozessverlauf und kann erkennen, wo sie eingreifen muss und wo nicht.

Einzelnachweise

1. ↑ Prozessoptimierung im Rechnungswesen, von Karl-Heinz Pfitzmayer, Marco Grosse. books.google.de. Abgerufen am 17. Mai 2009.
2. ↑ Johannes Maret/Christian Voß, Die Einführung vorbildlicher Konsolidierungsverfahren, in: DStR 1995, S. 655
3. ↑ Keuper, Finanzfunktion - von Softlab Group. books.google.de. Abgerufen am 17. Mai 2009.