Employee Self Service

Employee Self Service

Unter Employee Self Service (frei übersetzt: Mitarbeiter-Selbstbedienung, siehe auch Self-Service Technologies) können Mitarbeiter eines Unternehmens bzw. Verwaltung in einem web-basierten Anwendungsprogramm eigene personalbezogene Daten selbst anlegen, anzeigen, ändern oder Genehmigungsprozesse starten.

Durch den Zugriff der Mitarbeiter auf eigene Daten und Prozesse der Personalwirtschaft über das Intranet des eigenen Unternehmens werden Abläufe der Personal-Administration vereinfacht, beschleunigt und vereinheitlicht. Mitarbeiter übernehmen Verantwortung für die Aktualität und Richtigkeit ihrer Daten. Voraussetzung für den Erfolg von ESS ist die einfache und intuitive Bedienung der Anwendungen und die Möglichkeit, auf die Services technisch zugreifen zu können. Da gewerbliche Mitarbeiter in der Regel keinen Zugriff auf einen PC am Arbeitsplatz haben, können Kiosksysteme diese Lücke schließen.

Nach Art und Umfang des Zugriffs auf die Daten werden beim ESS mehrere Stufen unterschieden:

  • Informationsgewinnung von Unternehmens- und Mitarbeiterdaten, z. B. Telefonbuch der Firma, Stellenangebote
  • Informationsgewinnung von eigenen Personaldaten, z. B. Anzeige des Urlaubstandes
  • Datenverwaltung eigener Personaldaten, z. B. Änderung der Bankverbindung, Anmeldung bei Weiterbildungsmaßnahmen

Neben den Employee Self Services werden fast immer spezielle Manager Self Services (MSS) für Führungskräfte eingesetzt. Sowohl ESS als auch MSS spielen eine wichtige Rolle bei der Realisierung eines fortschrittlichen Service Delivery Modells im Rahmen von Shared Services.

Self Services können einen Mehrwert im Vergleich zum Kontakt mit einem HR-(Service-) Mitarbeiter bieten, z.B. durch die höhere zeitliche und örtliche Verfügbarkeit, Zeitersparnis und die Eigenständigkeit des Benutzers bei den Serviceprozessen.

Als Beispiele für ESS sind zu nennen: - Erstellung und Abgabe eines Urlaub-Antrages, - Erstellung und Änderung eines Reise-Antrages, - Änderung der eigenen Telefonnummer, - Eintragen der Arbeitszeiten, - Anforderung eines Entgeltnachweises, - Buchung oder Stornierung einer Schulung, - Eingaben im Rahmen des jährlichen Mitarbeiterbeurteilungsprozesses etc.

Quellen und weiterführende Hinweise

  • Wilhelm Schmeisser, Alois Clemont, Alfred Protz (Hrsg.): Personalinformationssysteme & Personalcontrolling. Verlag Luchterhand 1999, ISBN 978-3472036814.
  • Blume, Patrick: 12 Missverständnisse zum Thema e-HR, in: CoPers e-HR Personalarbeit, 06/2003, S. 14-16
  • Blume, Patrick; Speicher, Annette: Bewertung und Akzeptanz von e-HR, in: CoPers e-HR Personalarbeit, 06/2002, S. 18-23

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