Arbeitsanalyse und -synthese

Die Arbeitsanalyse mit anschließender Arbeitssynthese bildet den Übergang von der Aufbau- zur Ablauforganisation. Das heißt, dass die Frage nach dem WAS (= Aufgabeninhalte) in die Frage nach dem WIE (Aufgabenerfüllung) übergeht. Im Konkreten bedeutet das, dass die durch die Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese (beides Teile der Aufbauorganisation) ermittelten Teilaufgaben (z. B. Rechnungsbearbeitung) in ihre kleinsten Arbeitselemente (z. B. Kontieren der Rechnung) zerlegt werden (=Arbeitsanalyse) und im Rahmen der Arbeitssynthese (Teil der Ablauforganisation) räumlich, zeitlich und personell zu effizienten Arbeitsschritten zusammengefasst werden. Die Arbeitsanalyse mit anschließender Arbeitssynthese gehört der traditionellen betriebswirtschaftlichen Organisationslehre an und wurde 1976 von Erich Kosiol umfassend dargestellt.

Arbeitsanalyse

Im Rahmen der Aufgabenanalyse werden sämtliche Aufgaben in ihre kleinsten Elemente, die Teilaufgaben niedrigster Ordnung, auch Elementaraufgaben genannt, zerlegt. Diese Elementaraufgaben bilden nun den Ausgangspunkt für die Arbeitsanalyse. Im Rahmen der Arbeitsanalyse werden diese Arbeitsteile, ähnlich wie bei der Aufgabenanalyse, in ihre kleinsten Elemente, die Gangelemente, zerlegt. Die Gliederung dieser Gangelemente kann nach den Gesichtspunkten Verrichtung, Objekt, Rang, Phase und Zweckbeziehung erfolgen.

Es kann nur nach einem Gesichtspunkt gegliedert werden, jedoch kann es mehrere Gliederungsstufen geben. Die Literatur geht von drei bis sieben Stufen aus.

Beispiel

Als Beispiel sei eine Analyse nach dem Verrichtungsprinzip betrachtet, bei dem sich als Arbeitsteil höchster Ordnung der Punkt Warenverkauf an den Kunden findet.

Dieser lässt sich in folgende Arbeitsteile mittlerer Ordnung aufgliedern: Neben Kundenwunsch entgegennehmen und Kundenwunsch erfüllen existieren Preis vereinbaren und Bezahlung veranlassen

Untersucht man nun einen dieser Punkte auf Arbeitsteile niedrigster Ordnung, so zerfällt der Arbeitsteil Kundenwunsch erfüllen in Ware einpacken und Ware dem Kunden übergeben.

Arbeitssynthese

Das Ziel der Arbeitsanalyse ist es nun, einen klaren Überblick über alle Arbeitsteile beliebiger Ordnung (Stufe) zu geben, die in einer bestimmten Aufgabe enthalten sind. Die Arbeitssynthese versucht nun, diese Elemente räumlich, zeitlich und personell zu effizienten Arbeitsschritten zusammenzufassen und auf die einzelnen Aufgabenträger (=Personen) zu verteilen.

Hierbei ist zu beachten, dass sich die Stufen, auf der die Teilaufgaben ermittelt und in weiterer Folge einer Person übertragen werden, auf verschiedenen Höhen der Aufgabenanalyse befinden können. Die Höhe hängt vom Grad der Arbeitsteilung im Unternehmen ab. Liegt die Übergangsstufe sehr hoch, so tendiert der Grad der Arbeitsteilung gegen Null (Einpersonenunternehmen). Dagegen besteht ein hoher Grad der Arbeitsteilung, wenn die Aufgabenanalyse auf einer tiefen Stufe in die Arbeitssynthese einmündet.

Bei der Erstellung der Arbeitssynthese werden zuerst mehrere Arbeitsteile zu einem Arbeitsgang zusammengefasst und danach mehrere Arbeitsgänge zu einer Gangaufgabe aufaddiert. Anschließend folgt die personale, die temporale und die lokale Synthese.

Bei der qualitativen und quantitativen Sachmittelausstattung muss immer darauf geachtet werden, dass die Arbeitserfüllung zu keinem Zeitpunkt gefährdet ist. Es ist immer wichtig, im Auge zu behalten, dass die personale, temporale und lokale Synthese nur verschiedene Blickwinkel einer einzigen Arbeitssynthese sind.

Personale Synthese

Nach der Fixierung der Gangaufgaben einer Stelle wird nun eine bestimmte Arbeitsmenge (= mehrere Gangaufgaben) einer Person, dem Stelleninhaber, unter dem Gesichtspunkt der optimalen Auslastung von Mensch und Sachmitteln, zugeteilt. Dieser Schritt wird als personale Arbeitssynthese bezeichnet.

Temporale Synthese

Die temporale Synthese hat die Aufgabe, die Leistungen der einzelnen Arbeitspersonen zeitlich so abzustimmen, dass für jedes Subjekt die optimale Durchlaufzeit erreicht wird. Aus dieser Forderung wird die zusätzliche Aufgabe der Minimierung der organisatorischen Lagerbestände abgeleitet.

Lokale Synthese

Neben den beiden bereits erörterten Aspekten kann die Arbeitssynthese auch unter Betonung des räumlichen Gesichtspunktes betrachtet werden. Vor allem auf die Gestaltung und Anordnung der Arbeitsplätze im Arbeitsprozess, sowie auf die Ausstattung der einzelnen Arbeitsplätze wird hier eingegangen. Die räumliche Anordnung sollte hierbei vor allem dem Ziel der Minimierung innerbetrieblicher Transportwege gerecht werden.

Ziele

Nicht-psychologische Ziele

Nicht-psychologische Ziele orientieren sich primär an wirtschaftlichen Zielen. Sie sind vor allem auf den Output und die Prozessaktivitäten gerichtet und zielen hier auf eine Erhöhung der Wirtschaftlichkeit ab.

Psychologische Ziele

Bei den psychologischen Zielen geht es nicht so sehr um die Anpassung des Menschen an die Arbeit, sondern darum, die Arbeitsbedingungen an den Menschen anzupassen. Sowohl die Humanisierung des Arbeitsplatzes als auch die Steigerung der Mitarbeitermotivation stehen hier an erster Stelle.

Praxisbezug

Die Eignung dieses Konzeptes für die praktische Organisationsgestaltung ist nicht unumstritten, daher gibt es auch Kritikpunkte daran.So ist die Trennung in Aufbau- und Ablauforganisation nicht eindeutig möglich.

Weiterhin wird das Ergebnis umso subjektiver, je größer die Anzahl der Analysestufen ist, da es keine verbindliche Vorgehensweise für die Erstellung von Arbeitsanalysen und -synthesen gibt.

Relevant ist das Konzept vor allem für die übersichtliche Erfassung und Beschreibung von komplexen Aufgaben.

Literatur

• Manfred Schulte-Zurhausen: Organisation. Vahlen Verlag, München 2002 ISBN 3-8006-2825-2
• Erich Kosiol: Organisation der Unternehmung. Gabler Verlag, Wiesbaden 1976 ISBN 3-409-31052-5
• Walter Maier: Arbeitsanalyse und Lohngestaltung. Ferdinand Enke Verlag, Stuttgart 1988 ISBN 3-432-93782-2