Aufbauorganisation

Die Aufbauorganisation bildet das hierarchische Gerüst einer Organisation (z. B. einer Behörde oder eines Unternehmens). Während die Aufbauorganisation die Rahmenbedingungen festlegt, d. h. welche Aufgaben von welchen Menschen und Sachmitteln zu bewältigen sind, regelt die Ablauforganisation die innerhalb dieses Rahmens ablaufenden Arbeits- und Informationsprozesse.

Aufbauorganisation

Ziel

Zweck der Aufbauorganisation ist es, eine sinnvolle arbeitsteilige Gliederung und Ordnung der betrieblichen Handlungsprozesse durch die Bildung und Verteilung von Aufgaben (Stellen) zu erreichen. Sie beantwortet unter anderem Fragen wie:

• Wer übernimmt die Führung?
• Wer hat wem was zu sagen?
• Wer ist für das Personal verantwortlich?
• Wer ist verantwortlich?

Wie?

• Zerlegung und Bündelung der Bereichs- und Mitarbeiterziele
• Kombination zu Stellen, Abteilungen, Instanzen
• Klärung und Zuweisung von Kompetenzen auf die Stellen
• Führung und Führungsstruktur

Aufgabenanalyse

Im Zuge der Aufgabenanalyse wird die Gesamtaufgabe der Unternehmung in Teilaufgaben aufgespaltet, wobei jede Teilaufgabe wiederum in kleinere Teilaufgaben zerlegt werden kann.

Aufgabensynthese

Im Zuge der Aufgabensynthese werden anschließend die Teilaufgaben zu untereinander in Beziehung stehenden Stellen zusammengefasst. Die Zusammenfassung einer Instanz und mehrerer Stellen bildet eine Abteilung.

Die Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit und vereint Verantwortung (Verpflichtung und Berechtigung zum selbstständigen Handeln), Befugnisse (z. B. Entscheidungs-, Weisungs-, Verpflichtungsbefugnisse) und Aufgaben miteinander.

Eine Stelle mit Leitungsbefugnis, hauptsächlich Entscheidungs- und Anordnungsbefugnis, entspricht einer Instanz.

Bei der Aufgabensynthese unterscheidet die Aufbauorganisation zwischen den zwei Tendenzen Zentralisierung und Dezentralisierung, d. h. sie befasst sich mit der Entscheidung, inwieweit Elementaraufgaben Arbeitsstellen zugeordnet werden.

Die Vorteile der Zentralisierung sind:

• Vereinfachung der Koordination
• wenige Abstimmungsverluste
• kurze Informationswege
• geringer Leistungsaufwand
• Konzentration von Verantwortung und Befugnissen

Die Vorteile der Dezentralisierung sind:

• Keine Dominanz von Einzelentscheidungen
• geringere Ausfallwirkung
• geringere Belastung der Stellen

Hierarchie

Nach der Teilung der Gesamtaufgabe in der Aufgabenanalyse und neuerlichen Zusammenfassung in Stellen durch die Aufgabensynthese ergibt sich ein hierarchisches Gefüge, in dem einzelne Stellen bzw. Abteilungen miteinander in Beziehung stehen. Dieses Gefüge wird meist als Organigramm bezeichnet. Bezüglich der Formen der Über- und Unterordnung, welche eine Aufbauorganisation kennzeichnen, kann zwischen Ein- und Mehrfachunterstellung unterschieden werden.

Primärorganisation und Sekundärorganisation

Die Primärorganisation stellt die hierarchische Grundstruktur einer Organisation dar und besteht aus dauerhaften Organisationseinheiten wie zum Beispiel Stellen und Abteilungen. Die Kommunikation innerhalb der Primärorganisation verläuft in der Regel vertikal. Beschreiben lässt sie sich am besten anhand der verwendeten Gestaltungsparameter, deren Ausprägungen unterschiedlich kombiniert werden können. Diese wurden in der Organisationslehre standardisiert, um zu einer überschaubaren Anzahl von Grundformen zu gelangen.

Aufgrund des hierarchischen Aufbaus der Primärorganisation ist es oft nicht möglich Schnittstellenprobleme und komplexe andere Probleme effizient zu lösen. Dies geschieht deswegen häufig mit Hilfe einer, die Primärorganisation überlagernden Sekundärorganisation. Sekundärorganisationen sind hierarchieübergreifende oder hierarchieergänzende Organisationseinheiten, die zur Lösung eben solcher Probleme eingesetzt werden.

Organisationsformen

→ Hauptartikel: Primärorganisation

Folgende Organisationsformen lassen sich anhand der Unterstellungsverhältnisse (Einfach- bzw. Mehrfachunterstellung) und anhand der Befugnisse (Vollkompetenzen, Teilkompetenzen) unterscheiden:

• Einliniensystem
• Mehrliniensystem
• Stablinienorganisation

Grundstruktur von Organisationen

Hinsichtlich Art und Umfang der Spezialisierung von Stellen (funktionell und objektorientiert) ist grundsätzlich zwischen zwei Organisationsprinzipien zu unterscheiden:

• Funktionale Organisation
• Divisionale Organisation

Weitergehende Organisationsformen

Darüber hinaus lassen sich folgende Organisationsprinzipien unterscheiden:

• Matrixorganisation
• Tensororganisation
• Holding
• Netzwerk
• Modulare Organisation

AAO und BAO in der Öffentlichen Verwaltung

Die Allgemeine Aufbauorganisation (AAO) soll so gestaltet sein, dass grundsätzlich alle Einsatzaufgaben bewältigt werden können. Darüber hinaus muss sie die ersten Maßnahmen für die Bewältigung solcher Lagen gewährleisten, die eine Besondere Aufbauorganisation (BAO) erfordern. Die Einrichtung einer BAO ist erforderlich, wenn eine Lage durch die AAO wegen des

• erhöhten Kräftebedarfs bzw. der erforderlichen Konzentration von Kräften oder Führungs- und Einsatzmittel (z. B. Großveranstaltungen),
• der Einsatzdauer,
• der notwendigen einheitlichen Führung, insbesondere bei verschiedenen Zuständigkeiten,

nicht bewältigt werden kann. Ziel einer BAO ist die koordinierte Bearbeitung sehr umfangreicher Sachverhalte unter Einbindung aller Sicherheitsbehörden. Die BAO ist hinsichtlich Art, Umfang und Intensität der Maßnahmen sowohl für Sofortlagen als auch für Zeitlagen anlassbezogen vorzubereiten. Bei Sofortlagen entwickelt sich die BAO schrittweise und aufbauend auf den Sofortmaßnahmen der AAO. Bisher in den Einsatz eingebundene Kräfte und Kräfte mit besonderer Orts- und Sachkenntnis sollen grundsätzlich integriert werden (z. B. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der für die Hochwasserbekämpfung zuständigen Behörden bei Hochwasserlagen).

Entwickelt sich die BAO in mehreren Phasen, insbesondere bei Sofortlagen, sind jederzeit klare Führungsverhältnisse zu gewährleisten.

Die BAO kann - ggf. in Kombination - raumbezogen oder aufgabenorientiert in Einsatzabschnitte (EA) gegliedert werden. Besonders geeignet sind raumbezogene Einsatzabschnitte, wenn sich verschiedene taktische Maßnahmen an stationären oder mobilen Objekten konzentrieren und eine einheitliche Führung sinnvoll erscheint. Aufgabenorientierte Einsatzabschnitte bieten sich an, wenn Spezialkräfte (z. B. Einsatztaucher zur Deichsicherung oder Bootsgruppen zur Evakuierung) zur Aufgabenerfüllung erforderlich sind oder Querschnittsaufgaben geleistet werden sollen. Eine möglichst geringe Gliederungstiefe und Gliederungsbreite ist anzustreben, v.a. um kurze Informationswege zu gewährleisten.

Werden Einsatzabschnitte nach unterschiedlichen Kriterien gebildet, ist Schnittstellenproblemen durch eindeutige Abgrenzung des Raumes und der Aufgaben oder durch ablauforganisatorische Regelungen entgegenzuwirken.

Nicht vorhersehbare Lageentwicklungen erfordern ggf. die Einrichtung weiterer Einsatzabschnitte. Vorstehende Regelungen gelten analog für Unterabschnitte (EUA) bzw. Unterunterabschnitte (UUA).

Die BAO ist so lange und in dem Umfang aufrechtzuerhalten, wie dies zur Lagebewältigung erforderlich ist; die Aufhebung der BAO ist den Einsatzkräften unverzüglich mitzuteilen. Einige BAO bestehen für viele Jahre.

Literatur

• Friedrich Hoffmann: Aufbauorganisation. In: Schreyögg, Georg (Hrsg): Handwörterbuch Unternehmensführung und Organisation Schäffer-Poeschel Verlag, Stuttgart 2004 ISBN 3-7910-8050-4
• Hans Jung: Allgemeine Betriebswirtschaftslehre., München Wien, Oldenbourg Verlag,, 2004, ISBN 3-486-27587-9
• Alfred Kieser und Peter Walgenbach: Organisation., Stuttgart, Schäffer Poeschel Verlag, 2003. ISBN 3-7910-2242-3
• Erich Kosiol: Einführung in die Betriebswirtschaftslehre, Wiesbaden, Gabler Verlag, 1968
• Klaus Olfert und Horst-J. Rahn: Kompakt-Training Organisation, Ludwigshafen/Rhein, Kiehl-Verlag, 2009, ISBN 3-470-49865-2
• Götz Schmidt: Organisation – Aufbauorganisatorische Strukturen. 5 Auflage. Gießen 2011, ISBN 978-3-921313-79-4.
• Manfred Schulte-Zurhausen: Organisation. München, Vahlen Verlag, 2002. ISBN 3-8006-2825-2
• Dietmar Vahs: Organisation. Stuttgart, Schäffer-Poeschel Verlag, 2005. ISBN 3-7910-2357-8
• Unterrichtsreihe zur Aufbauorganisation