Stakeholderanalyse

Die Projektumfeldanalyse (Abkürzung PUMA oder PUA, auch Projektumweltanalyse genannt) ist eine Methode des Projektmanagements, die alle betroffenen Interessengruppen („Stakeholder“) eines Projektes identifiziert. Die PUMA sieht ein Projekt als soziales System und erzeugt die Abgrenzung der Beteiligten im Projektumfeld. Sie wird zumindest beim Start eines Projektes durchgeführt, um einerseits Betroffene zu Beteiligten zu machen indem man sie in die Projektorganisation einbindet und um andererseits Maßnahmen für kritische Beteiligte setzen zu können. Sie ist die Basis für Projektplanung, Projektmarketing und für die Risikoanalyse.

Ziele der Projektumfeldanalyse

Ziel ist die Erfassung aller Einflussfaktoren des Projektes:

1. Einflussfaktoren und Rahmenbedingungen für das Projekt
2. Stakeholder und die Art der Interessen
3. Projektrisiken
4. Einbettung des Projekts ins Unternehmen
5. Chancen und Risiken
6. Maßnahmen zur Beeinflussung des Projektumfelds
7. Erkenntnisse für die Projektplanung

Die Projektumfeldanalyse zeigt eine Übersicht aller Projektbetroffenen (als Personen oder Organisationseinheiten), deren:

1. Bedeutung für das Projekt
2. Einstellung zum Projekt
3. Erwartungshaltung an das Projekt, als auch
4. der Erwartungen des Projektes an den/die jeweils Betroffenen

Voraussetzungen

Ziel und Umfang des Projektes, sowie die wesentlichen Projektfunktionäre müssen vorneweg bekannt sein. Eine Projektplanung ist nicht erforderlich. Die wichtigsten Akteure im Projektumfeld erstellen in einem Workshop die PUMA:

Aktive Stakeholder

1. Projektteam und Projektleiter
2. Vertreter der Linienorganisation
3. Machtpromotor / Auftraggeber
4. Fachpromotor / Kunden

Passive Stakeholder

1. Behörden
2. Betriebsrat
3. Konkurrenten
4. Familienmitglieder der Projektmitarbeiter
5. vom Projekt indirekt betroffene Mitarbeiter
6. usw.

Aufbau einer PUMA

Identifikation aller relevanten Umfelder

Die Identifikation aller relevanten Umfelder wird durch Leitfragen unterstützt. Bei der Beantwortung derselben entsteht eine Liste (Auftraggeber, Kunde, Projektleiter, Projektteam etc.):

1. Durch welche Macht und Energie wird das Projekt unterstützt?
2. Welche Macht und Energie steht dagegen?
3. Wo im Haus ist das Problem oder Ziel des Projekts bekannt und akzeptiert?
4. Wo und wodurch gibt es Veränderungsdruck? Was wäre bei wem ohne dieses Projekt?
5. Wie ist die „Großwetterlage“ für das Projekt? Welche Trends und Tabus sind erkennbar? Was sind die aktuellen Reizthemen?

Nahtstellen des Projektes

Jedes Zusammentreffen der Projektgrenzen mit seinem Umfeldsystemen wird traditionell als organisatorische Schnittstelle bezeichnet. In neueren Ansätzen wird dies besser als Nahtstelle bezeichnet, womit das Verbindende der Naht gegenüber dem Trennenden eines Schnitts hervorgehoben wird.

Die Durchsetzung der Projektziele an den Nahtstellen zu anderen Systemen sollte so oft wie möglich durch Vereinbarungen an den überlappenden Bereichen zwischen den Systemen ersetzt werden. Die Spielregeln umfassen die geregelte Übergabe und Übernahme von vorab definierten Ergebnissen und die Vereinbarungen von klaren Ansprechpartnern in jeder Umfeldgruppe.

Kernfragen sind:

1. Welche Zwischenergebnisse sind abzustimmen?
2. Wer übergibt was, wann, an wen?
3. Welcher der beiden Beteiligten informiert wen worüber?
4. Unter welchen Bedingungen werden Ergebnisse übergeben?

Portfoliodarstellung (Kraftfeldanalyse) und Bewertung

Wenn Umfelder und Nahtstellen bekannt sind, werden diese in einer Portfolio Grafik erfasst und bewertet:

• Personen, Interessengruppen
• Bedeutung für das Projekt (Größe/ Nähe des Kreises)
• Einstellung zum Projekt + , +/- , -

Die Bewertung der Bedeutung der einzelnen Umfelder für das Projekt kann man durch unterschiedlich große Kreise darstellen und der Nähe zum Projekt durch unterschiedliche Entfernungen. Die Nähe oder Entfernung zum Projekt kann durch konzentrische Kreise um das Projekt noch hervorgehoben werden. Die zentralen Erwartungen oder Befürchtungen des jeweiligen Projektumfeldes gegenüber dem Projekt werden mit +, - oder +/- dargestellt.

Es hilft, sich in die Lage einer bestimmten Interessengruppe zu versetzen, um deren Erwartungen und Befürchtungen zu erfassen. Zur Klärung kann auch der direkte Kontakt zu den Betroffenen aufgenommen werden. Der Gesamtsicht ist im Zweifelsfall immer Vorrang zu geben.

Erwartungen/Befürchtungen

Die obigen Resultate werden in einer Tabelle erfasst und um zwei Spalten ergänzt:

• Erwartungen/Befürchtungen an das Projekt
• Erwartungen/Befürchtungen vom Projekt an Person/Interessengruppe

Ergebnisse

Chancen-Risiken Portfolio

Die so erkannten Widersprüche, Konfliktpotentiale und Chancen können im Chancen-Risikenportfolio dargestellt werden.

Maßnahmentabelle

Die bisherigen Resultate zeigen die soziale Vernetzung des Projekts und dienen der Ableitung von Strategien und Maßnahmen bezüglich der einzelnen Umfelder. Diese Maßnahmen fließen in die Projektplanung mit ein.

Weitere Verwendung

Im Zuge des Projektfortschrittes müssen laufende veränderliche Randbedingungen unter Beobachtung bleiben und gegebenenfalls die PUMA wiederholt durchgeführt werden. Die Projektumfeldanalyse ist Voraussetzung für die Risikoanalyse, da Projektrisiken meist durch Störungen von außen entstehen.

Siehe auch

• Umweltanalyse

Weblinks

• PUMA auf Projektmagazin.de
• PUMA auf mc².ch