Terminplanung

Die Terminplanung oder Terminermittlung legt Anfangs- und Endtermine für das Durchführen von Aufgaben fest^[1].

Eine zentrale Rolle spielt die Terminplanung insbesondere bei den Projekten des Bauwesens, des Schiffbaus und des Anlagenbaus. Aus diesem Grund werden nachfolgend verschiedene Aspekte der Terminplanung am Beispiel des Bauwesens dargestellt.

Terminplanungen sind in allen Bereichen der Wirtschaft, auch wenn nicht projektbezogen gearbeitet wird, von großer Bedeutung. Im produzierenden Gewerbe ist der Übergang fließend. Bei der Einzelfertigung entspricht sie der von Projekten. In der Serien- und Massenfertigung kommen spezifische Methoden zum Einsatz (siehe: Scheduling), Terminermittlung ist jedoch notwendiger Alltag. Sie stützt sich auf Produktionsplanung und -steuerungs-Systeme (PPS), die regelmäßig eng mit der Ressourcenplanung und der Materialbereitstellungsplanung verknüpft ist.

Im Dienstleistungsbereich spielt die Terminplanung ebenfalls eine wichtige Rolle. Man denke an Arztpraxen oder Krankenhäuser.

Voraussetzung für eine Terminplanung ist eine Ablaufplanung. Durch die Ablaufplanung wird eine logische Folge der erforderlichen Aktivitäten festgelegt, ohne dass diesen bereits konkrete Termine in Form von Kalenderdaten zugewiesen werden. Falls somit mehrere gleiche Abläufe (Projekte, Produktionen, etc.) zu verschiedenen Terminen ausgeführt werden sollen, so kann zuerst ein prototypischer Ablaufplan (Arbeitsplan) erstellt werden, dem später für die jeweiligen Aufträge oder Projekte konkrete Starttermine und somit allen jeweiligen Abläufen die jeweiligen Ausführungstermine zugewiesen werden.

Im erweiterten Begriffsverständnis eines Projektes sind neben der Terminplanung auch eine terminliche Überwachung (Soll-Ist-Vergleich), eine Abweichungsanalyse und falls notwendig Steuerungsmaßnahmen (Kapazitätsänderungen, andere Abläufe, Terminverschiebungen) festzulegen. Dieser Prozess, der regelmäßig wiederholt werden muss, wird Termincontrolling genannt. Er unterscheidet sich von der einfachen Kontrolle (Überwachung). Beim Controlling arbeitet man anhand eines kybernetischen Regelkreises.

Grundlagen und Begriffe

Durch eine Ablaufplanung (Bauablaufplanung) wird ein terminliches Modell eines Projektes (Bauprojektes) erstellt, aus dem die Reihenfolge der einzelnen Projektschritte (Bauablauf) hervorgeht. Wird die Ablaufplanung für ein spezifisches Projekt mit konkreten Kalenderdaten versehen, so erhält man eine Terminplanung oder einen Terminplan, am Bau: Bauzeitenplan.

Grundlegendes Element von Ablaufplänen sind Vorgänge (in der Produktion: (Arbeits-)Abläufe und Ablaufabschnitte).

Ein Projekt wird in Vorgänge untergliedert. Vorgänge können konkrete Arbeitsvorgänge sein (z. B. Herstellen der Decke über dem Erdgeschoss) oder organisatorische Aufgaben (z. B. Schalungsplanung durchführen oder eine Genehmigung einholen). Zur eindeutigen Bestimmung werden die Vorgänge regelmäßig mit eineindeutigen Vorgangsnummern versehen. Jeder Vorgang benötigt eine gewisse Zeitdauer. Diese wird über Aufwands- oder Leistungswerte berechnet oder mit Expertenwissen festgelegt.

Bei größeren Bauablaufplänen ist die Strukturierung des Projektes (Projektstrukturplan) und damit die Festlegung der zu planenden Vorgänge sorgfältig durchzuführen. Ziel ist, in einer hierarchischen Struktur alle maßgeblichen Vorgänge zu erfassen und sich gleichzeitig so zu beschränken, dass nur die projektrelevanten Vorgänge aufgeführt werden. Diese Aufgabe wird häufig auch Arbeitspaketzerlegung (WBS, Work Breakdown Structure) genannt, in der das Projekt bis herunter in die relevanten Einzelaufgaben strukturiert wird.

Phasen

Die Terminplanung wird bei größeren Projekten in mehreren Phasen durchgeführt. Im Bauwesen werden drei Phasen unterschieden:

Rahmen- oder Grobterminplanung

Die Rahmen- oder Grobterminplanung dient der generellen Projektplanung. Die umfasst relativ wenige, aber übergeordnete Vorgänge (meistens 20 bis 50). Die Zeitdimension sind Monate oder Quartale.

Koordinations- oder Steuerungsterminplanung

Der Begriff Koordinationsterminplanung wird in der Regel von Bauunternehmern, der Begriff Steuerungsterminplanung von Projektsteuerern verwendet. Diese Planungsstufe umfasst mehrere Hundert bis mehrere Tausend Vorgänge. Die Koordinations- oder Steuerungsterminpläne umfassen detailliert die Planung (Planung der Planung) und/oder die Bauausführung. Die Zeitdimension sind Tage.

Feinterminplanung

Die Feinterminplanung umfasst die Planung von Projektteilbereichen. Sie umfasst selten mehr als 100 Vorgänge. Die Zeitdimension sind Tage oder Stunden. Typische Beispiel sind die Taktplanung, die Wochen- oder Zweiwochenplanung für die Meister und Poliere, die Planung für besonders kritische Abläufe oder die Planung für die Kompensation von Terminverzügen.

Außerhalb des Bauwesens wird häufig unterschieden nach

• Projekt-Terminplanung. Der Begriff „Projekt“ wird hierbei im Sinne eines noch nicht vorliegendes Auftrages verwendet. Der Projekt-Terminplanung dient dabei zur Darstellung einer potentiellen zeitlichen Abarbeitung, bevor noch eine Aufgabenstellung eines Kunden zum Auftrag wird,
• Auftrags-Terminplanung (für einen Auftrag eines Kunden, nach dem Vertragsschluss).

Methoden und Vorgehen

Zu unterscheiden sind heuristische und mathematisch analytische Methoden. Bei den heuristischen Methoden werden nach Erfahrungen die Vorgänge so angeordnet, dass ein plausibler Ablaufplan entsteht. Typischer Vertreter ist der Balkenplan. Die Netzplantechnik repräsentiert die mathematisch analytische Methode. Ihr liegt ein mathematisch-analytisches Verfahren auf der Basis der Graphentheorie zu Grunde.

Die Rahmen- oder Grobterminplanung ist Teil einer Projektentwicklung (Festlegen des Projektziels) und ist somit parallel zur kaufmännischen (Finanzrahmen), technischen, juristischen und ökologischen Projektdefinition vorzunehmen.

Der Koordinationsterminplan wird vom Auftragnehmer (Bauunternehmen) nach Auftragserteilung erstellt. Der Auftraggeber (Bauherr) ist gut beraten, zur Verfolgung des Baufortschrittes einen ähnlich detaillierten Terminplan selbst aufzustellen. Da er fachlich dazu häufig nicht in der Lage ist, wird er hiermit einen Projektsteuerer beauftragen.

Feinterminpläne werden erstellt zur

• Taktplanung,
• Planung besonders kritischer Projektphasen (z. B. Ausbau einer alten Brücke und Einheben eines Neubaus über eine Autobahn mit Teilsperrung am Wochenende)
• Wochenplanung für Poliere und
• Planung um Terminverzüge innerhalb eines begrenzten Zeitraums einzuholen.

Darstellung

Ein Terminplan kann in vier Arten dargestellt werden:

Terminliste

In der Terminliste werden die Vorgänge mit den geplanten Terminen tabellarisch geordnet. Die Terminliste ist übersichtlich und hat den Vorteil, dass diese auf einem DIN A4-Blatt ausgedruckt und leicht per Fax versandt werden kann. Sie wird außerdem für die Meldung von Ist-Terminen im Rahmen des Termincontrolling gerne verwendet.

Balkenplan

Beim Balkenplan, auch Gantt-Diagramm genannt, werden die Vorgänge in einer Spalte übereinander geschrieben. Die Vorgangsdauern werden maßstabsgetreu durch einen Balken repräsentiert, die entlang der horizontal aufgetragenen Zeitachse positioniert werden. Die Vorgänge werden meistens so sortiert, dass oben die Vorgänge stehen, die früh und unten jene, die spät beginnen. Dadurch wird der Balkenplan sehr übersichtlich. Er stellt die am häufigsten verwendete Darstellung dar und zeichnet sich durch eine gute Übersichtlichkeit aus. Im Balkenplan werden im Rahmen eines einfachen Termincontrollings häufig durch eine vertikale Linie (Faden mit Lot) der Ist-Zeitpunkt und innerhalb des Balkens durch Markierungen der erzielte Fortschritt dargestellt.

Weg-Zeit- oder Liniendiagramm

Ein Weg-Zeit- oder Liniendiagramm ist eine spezielle Darstellung des Bauablaufs bei Linienbaustellen (z. B. Straßen, Tunnel, Kanalbau, Rohrleitungsbau). Auf der Abszisse werden die Stationen der Baustelle aufgetragen. Die Zeitachse verläuft nach unten. Durch eine Linie wird der Lauf einzelner Arbeits- und Gerätegruppen dargestellt. Die Linie repräsentiert somit die Geschwindigkeit, mit der sich die Maschinen- oder Arbeitsgruppe entlang der Baustelle vorarbeitet. Schwach geneigte Linien zeigen dabei eine hohe Geschwindigkeit an, stark geneigte dagegen eine geringe Geschwindigkeiten.

Netzplan

→ Hauptartikel: Netzplantechnik

Bei der Netzplantechnik werden bei der

• Vorwärtsterminierung die frühesten Termine und bei der
• Rückwärtsterminierung die spätesten Termine berechnet.

Aus den spätesten und frühesten Terminen können verschiedene Puffer errechnet werden. Diese geben an, inwieweit Vorgänge verschoben werden können, ohne die früheste Lage von nachfolgenden Vorgängen oder die geplante Fertigstellung des gesamten Projektes zu beeinträchtigen.

Verwendete Hilfsmittel und EDV-Programme

Generell kann jede Terminplanung, sowohl jede Methode als auch jede Darstellung, händisch durchgeführt werden. Dies kann auch heute noch angebracht sein, wenn zum Beispiel ein Rechner mit einer installierten Terminplanungssoftware nicht zur Verfügung steht.

Die EDV-gestützte Terminplanung bedient sich prinzipiell unterschiedlicher Werkzeuge:

• CAD-Programme, die hierfür als reine Zeichenprogramme verwendet werden. Der Vorteil im Vergleich zu einer traditionellen Darstellung von Stift und Papier ist die schnelle Änderungsmöglichkeit und die hohe Qualität der Darstellung.
• Standardsoftware für Büroanwendungen (Office-Pakete) mit Tabellenkalkulation und Präsentationen sind zwar nicht für eine professionelle Terminplanung konzipiert, werden jedoch trotzdem vielfach zur Terminplanung eingesetzt. Bei diesen Programmen fehlen viele Funktionalitäten, die dezidierte Terminplanungsprogramme zur Verfügung stellen und somit das Arbeiten wesentlich erleichtern. Ein Nachteil ist zum Beispiel, dass ein Termincontrolling durch eine solche Software nicht unterstützt wird.
• Dezidierte Projektmanagement-Softwarepakete
  • Kostenpflichtige, zu lizenzierende Software
  • Freie Projektmanagement-Software
• Für spezielle Anwendungen werden verwendet:
  • Grafik-Pakete zur verbesserten Visualisierung von Daten
  • Zeitmanagement-Programme,
  • Terminplanung für Arztpraxen, Gemeinschaftspraxen sowie Krankenhäuser
  • Terminplanung für Krankenhäuser, Fach- und Rehabilitationskliniken sowie Medizinische Versorgungszentren (MVZ) mit integrierten Medizinischen Pfaden für interprofessionelle, interdisziplinäre und intersektorale Behandlungsplanung, Case- und Ressourcenmanagement.

Termincontrolling

Das Termincontrolling stellt einen sich wiederholt in gleicher Weise ablaufenden Prozess im Sinne eines kybernetischen Regelkreises dar. Diese besteht aus folgenden Teilschritten:

• Erstellung einer Terminplanung, welche den geplanten Projekt-Ablauf als Soll (Bausoll) definiert.
• Erfassung des tatsächlichen Projektzustandes (Bauist) zu einem festgelegten Termin
• Eventuell Erfassung von Terminrisiken als Prozentzahl und/oder als Beampelung für Ist-Stand und Prognose
• Durchführung einer Abweichungsanalyse, in der festgestellt wird, wo relevante Differenzen zwischen Soll und Ist vorliegen. In der Regel finden sich zahlreiche kleine Soll-Ist-Abweichungen, die aber nicht von Bedeutung sind. Das Ergebnis der Abweichungsanalyse wird regelmäßig in einem Fortschrittsberichten (engl. Progress Report) dokumentiert.
• Der Termincontroller legt danach mit der Projektleitung fest, welche Steuerungsmaßnahmen ergriffen werden sollen, um die relevanten Abweichungen zu kompensieren. Dabei muss zuerst unterschieden werden, wer für die Abweichungen verantwortlich ist: Auftraggeber oder Unternehmer. Es können auch sogenannte „neutrale“ Abweichungen vorliegen. Im Bauwesen können neutrale Abweichungen zum Beispiel Streik oder außergewöhnliche Wetterverhältnisse sein, mit denen der Auftragnehmer bei Vertragsabschluss nicht rechnen musste. In solch einem Fall ist regelmäßig vertraglich festgelegt, dass die Bauzeit verlängert wird. Maßnahmen zur Kompensation von Terminverzügen können zum Beispiel sein: Erhöhung der Personal- und / oder der Gerätekapazität, Überstunden und Wochenendarbeit, andere Bauverfahren (zum Beispiel Fertigteile statt Ortbeton) oder Einsatz von Subunternehmern. Gerät das Termincontrolling aufgrund zu umständlicher Verfahrungen bei der Abstimmung von Steuerungsmaßnahmen selbst in Terminverzug, kann dies Folgeschäden verursachen, für die das Controlling eventuell haftet.
• Gegebenenfalls muss der Terminplan (Bausoll) angepasst werden.

Durch die Projektleitung ist zu Beginn des Projektes festzulegen, in welchem Rhythmus der Termincontrolling-Prozess durchgeführt wird, zum Beispiel wöchentlich, monatlich oder quartalsweise. Der Rhythmus orientiert sich dabei insbesondere an der gesamten Projektlaufzeit und der Projektgröße. Bei kurz laufenden und kleinen Projekten kann das Controlling wöchentlich durchgeführt werden. Projekte, die über mehrere Jahre laufen und sehr groß sind (zum Beispiel Planung und Bau eines Kraftwerkes) kann möglicherweise ein quartalsweiser Rhythmus festgelegt werden. Bei typischen Bauprojekten sollte das Controlling alle zwei Wochen oder längstens monatlich durchgeführt werden. Nur wenn die Controllingabstände im Vergleich zur Gesamtprojektzeit ausreichend kurz sind, kann Terminabweichungen mit vertretbarem Aufwand gegengesteuert werden.

Wichtig ist auch die Festlegung im Projekt, wer bei festgestellten Abweichungen welche Vollmachten hat, gegenüber den Verursachern von Terminabweichungen Sanktionen anzudrohen und gegebenenfalls auch zu veranlassen, zum Beispiel Vertragskündigung.

Ein Sonderfall des Termincontrolling stellt das Expediting dar.

Kapazitäts- oder Ressourcenplanung

Die Kapazitäts- oder Ressourcenplanung hängt eng mit der Terminplanung zusammen, da eine Verkürzung der Projektzeit in der Regel nur erreichbar ist, falls die Kapazitäten oder Ressourcen ausreichend erhöht werden. Zu unterscheiden sind folgende Kapazitäten (Ressourcen):

• Kapazitäten des gewerblichen Personals einschließlich von Subunternehmern,
• Gerätekapazitäten,
• Materialkapazitäten,
• Kapazitäten bei der Planung und der Projektleitung sowie
• finanziellen Ressourcen (Bürgschaften, Zwischenkredite oder von Barmitteln).

Aus dem Terminplan können direkt Histogramme und Ganglinien für die einzelnen Ressourcen abgeleitet werden.

Ersteller und Verwender

Die Terminplanung erfolgt sowohl durch den Auftraggeber als auch durch die Auftragnehmer. Die Intensität und damit der Umfang der Terminplanung kann sich jedoch bei Auftraggeber und Auftragnehmer stark unterscheiden. Bei großen Projekten reicht ein Terminplaner (engl. „time scheduler“) häufig nicht aus. Dann müssen Teams (Projektteam) gebildet werden. Wenn ein Projekt dermaßen groß ist, dass in einer Arbeitspaket-Struktur mehr als ein Mitarbeiter tätig werden muss, so ist auf die Arbeitsorganisation des Teams und die eingesetzten Werkzeuge besonderes Augenmerk zu richten.

Der Terminplaner (beziehungsweise das gesamte Team) ist dem Projektleiter (auch Auftragsführer oder Contract Manager genannt). zugeordnet und berichten diesem.

Quellen

1. ↑ REFA Verband für Arbeitsstudien und Betriebsorganisation e. V. (Hrsg.): Methodenlehre des Betriebsorganisation : Lexikon der Betriebsorganisation. München: Carl-Hanser, 1993. - ISBN 3-446-17523-7. Seite 181.