Agentursoftware

Unter Agentursoftware (auch: Agenturprogramm, Agenturverwaltungssoftware) wird eine Software verstanden, die es Agenturen ermöglicht, ihre Projekte und Jobs übersichtlich darzustellen und effizient zeitlich geordnet zu bearbeiten. In diesem Zusammenhang wird auch vom workflow (Arbeitsablauf) gesprochen, der in der Agentursoftware abgebildet und optimiert wird. Weitere wichtige Aufgabe der Software ist die Erfassung von Eigen- und Fremdleistungen und -kosten der Agentur auf Projektebene und dadurch ein Projekt- oder Jobcontrolling zu ermöglichen mit dem Ziel, den Umsatz einer Agentur zu steigern sowie Kosten zu senken. Außerdem steht die Verbesserung der Dienstleistungsqualität im Vordergrund, was durch eine Verbesserung der Kommunikation mit dem Kunden erreicht werden kann. Ein klassischer Bereich für die Anwendung der Software findet sich in der Kommunikationsbranche (PR-Agenturen, Werbeagenturen, Marketingagenturen, Designagenturen).

Bestandteile

Viele Agenturprogramme sind modular aufgebaut. Folgende Module und Funktionen werden üblicherweise angeboten:

1. Kontaktverwaltung (Kontakte erstellen, Historieneinträge, Import u. Export von Kontakten)
2. Kalenderverwaltung
3. Projektmanagement mit Projektcontrolling, Projektplanung (meist Darstellung in Diagrammform)
4. Belegbuchhaltung (Belegerfassung, Eingangs-, Ausgangsrechnungen)
5. Stundenerfassung (unter anderem auch für Freier Mitarbeiter)
6. Schnittstellen, meist zu DATEV; Online-Banking (z.B. DTAUS); Excel; Adressbuch Outlook, MAC, Entourage
7. Auswertungen zu Projekten, Unternehmensbereichen, Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern sowie seltener Prognosemöglichkeiten

Außerdem bestehen bei vielen Programmen weitere Einteilungen und Untergliederungen von Modulen und Funktionen. Dazu existieren keine Richtlinien. Vielmehr ist aus der Historie und der Praxis heraus ein gewisses in der Branche übliches Leistungsspektrum erwachsen, das von den Anbietern unterschiedlich dargestellt und umgesetzt wird.

Technologie und Plattformen

Viele Agenturprogramme entstanden in den 1980er Jahren. Basis waren Applikationen (Anwendungsprogramme) auf FileMaker-Basis. Nachteil dieser Programme war, dass sie nicht über das Internet, sondern nur lokal bedienbar sind. FileMaker bietet mit der PHP Schnittstelle jetzt aber eine Möglichkeit, um Plattformneutral zu arbeiten und die Probleme reiner webbasierter Lösungen damit zu umgehen. Um dem Trend nach webbasierten Programmen gerecht zu werden, entwickelten einige Anbieter ihre auf FileMaker basierenden Programme auf browserbasierte Lösungen um. Meist handelt es sich bei Anbietern von webbasierten Programmen jedoch um neue Unternehmen, die sich von Beginn an auf Internet-Lösungen spezialisieren.

Im Bereich der Kommunikationsbranche wird die Zahl professioneller Programme auf ungefähr 70 (2010) geschätzt.

Quellen

• Lippert, Werner: Annual Multimedia 2008, Regensburg (2008)

Weblinks

• http://www.agentursoftware-guide.de
• http://www.softguide.de