Aktenvermerk

Der Aktenvermerk, der "Vermerk für eine Akte", ist vor allem in der öffentlichen Verwaltung, aber auch in sonstigen Administrationen, in denen Akten geführt werden, gebräuchlich.

Es handelt sich um einen schriftlichen Vermerk, der zu einem konkreten Vorgang gefertigt wird und in die entsprechende physische Akte eingeheftet wird.

Aktenvermerke haben unterschiedliche Gründe, z. B.:

• Ein Vorgesetzter fordert eine Zusammenfassung eines bestimmten Vorgangs.
• Ein Sachbearbeiter konkretisiert seine Beobachtungen und Überlegungen zu einem bestimmten Vorgang.
• Vorlage eines besonderen Sachverhaltes zur Kenntnisnahme des Vorgesetzten bzw. zur Absicherung beim Vorgesetzten.
• Vor Erlass eines Verwaltungsaktes/Bescheides wird bei komplizierten Sachverhalten oder bei bestimmten durch interne Anweisung bezeichneten Sachverhalten ein Aktenvermerk in der Regel vom normalen Sachbearbeiter gefertigt. Üblich ist eine Gegenzeichnung bzw. die Einholung des Einverständnisses durch Vorlage beim vorgesetzten Sachbearbeiter und/oder Referenten.
• Ein Mitarbeiter unterrichtet seine Amts- oder Geschäftsführung über den Stand eines bestimmten Projekts.
• Festhalten eines Telefonats oder einer Verhandlung

Der Aktenvermerk ist ein Mittel der gegenseitigen Information in einem konkreten Fall. Er soll dazu dienen, das beim Verfasser des Aktenvermerks vorhandene Wissen über einen Vorgang Dritten dauerhaft, zusammengefasst und geordnet zugänglich zu machen. Insbesondere in der öffentlichen Verwaltung tragen Aktenvermerke damit wesentlich dazu bei, das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und transparent zu machen, was eine wichtige Grundbedingung des Rechtsstaats darstellt.

Aktenvermerke werden auch in der standardisierten Form ausgefüllter Vordrucke gefertigt. Sie können auch per Telefax oder durch interne E-Mails übermittelt werden.

Ein Vermerk ähnelt einer Aktenverfügung.

Syntax und Abkürzungen

Aktenvermerke kennen eine Vielzahl von Besonderheiten hinsichtlich Abkürzungen und Syntax, die sich stark zwischen den unterschiedlichen Verwaltungstraditionen in Justiz und Exekutive aber auch nach Regionen unterscheiden können.

Weit verbreitet sind Abkürzungen wie Vmk. ("Vermerk", leitet einen Vermerk ein) oder UZ ("Unterzeichner", meint den Urheber des Vermerks).

Ein Vermerk muss als solcher erkennbar sein, daher trägt er oft die Überschrift "Vmk". Er trägt in der Regel ein Datum (entweder einleitend oder am Ende). Bei langen Vermerken das Datum der Fertigstellung. Häufig wird der Vermerk aus neutraler Perspektive ("Es meldet sich Herr Müller und erklärt... ") oder aus der Perspektive eines imaginären, unbeteiligte Dritten geschrieben ("Beim UZ spricht Herr Müller vor. Er erklärt...").