- Katalog (Organisation)
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Ein Fragenkatalog ist eine Sammlung von Fragen zu einem bestimmten Thema mit dem Ziel, durch die Befragung von Personen den Istzustand einer Situation zu ermitteln.
Dabei können Fragenkataloge wirtschaftliche beziehungsweise organisatorische, wissenschaftliche oder spielerische Hintergründe haben. Zum einen können die Schwachstellen und Mängel eines Systems, zum Beispiel eines Unternehmens, ermittelt werden. Des Weiteren können Fragenkataloge wissenschaftliche Informationen liefern, zum Beispiel das psychologische Kaufverhalten eines Kunden, wodurch das Marketing und die Produktpalette überarbeitet werden können. Der dritte Punkt der spielerischen Befragung fällt etwas aus der Rolle, er dient in erster Linie der Unterhaltung. Er kommt beispielsweise in Boulevardzeitungen zum Einsatz, in dem die Vorlieben eines Prominenten dargestellt werden. Er hat nur selten die Funktion, Istzustände zu verändern.
Die Prüfliste als eine Form des Fragenkatalogs ist eine Arbeitshilfe für die Durchführung und Dokumentation von Maßnahmen in der Qualitätssicherung und zur Einschätzung von Gefährdungspotenzialen.
Gewerkschaften, Berufsverbände oder Industrieverbände veröffentlichen Prüflisten und geben Hilfestellung, um Gefahren zu erkennen und diese durch entsprechende Maßnahmen zu verhindern. Meist sind die Prüflisten an bestimmten Standards orientiert.
Inhaltsverzeichnis
Prüffragenkatalog / Checkliste
Für den Prüffragenkatalog wird in der Literatur vor allem der Begriff der Checkliste synonym verwendet. Dennoch kann man zwischen den beiden Begriffen differenzieren, wobei die Checkliste eine bestimmte Form der Prüfliste ist. Sie zielt in der Regel allerdings weniger auf eine Ermittlung qualitativer Defizite (wie die Prüfliste) als vielmehr auf eine Art Vollständigkeitskontrolle ab. [1]
Der Prüffragenkatalog ist eine Zusammenstellung von Fragen, mit denen versucht wird, alle Problemfelder des Istzustandes zu behandeln und systematisch Schwachstellen zu finden. Entscheidungsrelevante Merkmale werden als Frage formuliert und zu einem Katalog zusammengefasst. Bei der Zusammensetzung spielen sowohl die logische Betrachtung des Untersuchungsbereiches als auch die Erfahrungen aus der Praxis eine relevante Rolle.
Zwei Zielvorstellungen müssen bei der Erstellung beachtet werden. Zum einen sollen Schwachstellen und Mängel erkannt werden und zum anderen geläufige Lösungsmöglichkeiten des Untersuchungsbereichs untersucht werden.
Der Nachteil eines detaillierten Prüffragenkataloges liegt in dem großen Aufwand, der bei der Problemanalyse entsteht. Es gibt außerdem keine allgemeine Systematik bei der Erstellung des Kataloges. Die Qualität dessen hängt meist von der Erfahrung des Erstellers ab. Das Aufsetzen des Prüffragenkataloges ist aufwendig und die Komplexität von Zusammenhängen nur schwer darstellbar. Da die Anzahl der Fragen beschränkt ist, werden die Mängel des Istzustandes möglicherweise nicht erkannt. Ein weiterer Nachteil entsteht dadurch, dass der Prüffragenkatalog nur die bereits bekannten Schwachstellen und Lösungen aufzeigt. Besonders wirksam ist der Prüffragenkatalog bei Routineaufgaben, da diese durch den Einsatz des Katalogs kontrollierbarer und delegierbarer werden.
Mögliche Fragen eines Prüffragenkatalogs an einen Arbeitnehmer sind Fragen nach der Zufriedenheit des Arbeitsklimas oder der Leistungsbereitschaft der Arbeitskollegen.
Schwachstellenkatalog
Der Schwachstellenkatalog enthält realtypische, komplexe Mängel der Organisation, zu denen auch die Nichtbeachtung bewährter organisatorischer Grundsätze gehört.[2] Die Erfahrungen mit Schwachstellen aus der Praxis dienen zur Erstellung des Schwachstellenkataloges. Anhand dessen lässt sich die Schwachstelle in einer konkreten Situation besser bestimmen. Für jeden Sachbereich muss ein eigener Katalog erstellt werden.
Mängelliste
Die Mängelliste entsteht während der Analyse von Schwachstellen. Die Häufigkeiten des Auftretens eines Mangels, zum Beispiel fehlerhafte Auftragsdaten, werden gesammelt und anschließend systematisch dargestellt.
Einzelnachweise
- ↑ E. Grochla, Prüflisten zur Schwachstellenermittlung in Büro und Verwaltung. FBO Fachverlag für Büro- und Organisationstechnik, 1986, ISBN 3-9801242-0-7
- ↑ H. Blohm, Die Gestaltung des betrieblichen Berichtswesens als Problem der Leitungsorganisation. Verlag Neue Wirtschafts - Briefe, 1974, ISBN 3-482-57442-1
Literatur
- F. Heeg / P. Meyer-Dohm, Methoden der Organisationsgestaltung und Personalentwicklung. Hanser, 1994, ISBN 3-446-17971-2
- B. Ott, Prüfung und Betriebsorganisation. Verlag Neue Wirtschaft - Briefe, 1972, ISBN 3-482-77471-4
- G. Schmidt, Methoden und Techniken der Organisation. Schmidt, 1983, ISBN 3-921-313-260
- M. Schulte-Zurhausen, Organisation. Vahlen, 2002, ISBN 3-8006-2825-2
- P. Weinert, Organisation. Vahlen, 1992
- H. Wittlage, Methode und Techniken praktischer Organisationsarbeit.Verlag Neue Wirtschafts - Briefe, 1986, ISBN 3-482-56482-5
Weblinks
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