Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records

MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records) ist der europäische Standard für das elektronische Records Management. Er wurde im Rahmen des IDA-Programmes der Europäischen Kommission entwickelt und vom DLM-Forum veröffentlicht. Ursprünglich sollte MoReq zur Vereinheitlichung des Dokumentenaustauschs zwischen der europäischen Kommission und den Regierungen der Mitgliedsstaaten beitragen. Inzwischen hat sich MoReq als Grundlage für verschiedene Standards für das elektronische Dokumenten-, Archiv- und Records-Management etabliert. An MoReq orientieren sich z. B. die Standards für das Records Management in der öffentlichen Verwaltung in England (TNA), in den Niederlanden (ReMano), in Norwegen (NOARK) und Luxembourg (SEL ECM)^[1][2]. Obwohl der MoReq Standard nicht durch ein offizielles Standardisierungsgremium (wie z. B. ISO) erstellt wurde, hat er sich inzwischen über die Grenzen Europas hinaus als De-facto-Standard für elektronisches Records Management etabliert^[3].

MoReq1

Die MoReq Spezifikation (heute als MoReq1 bezeichnet) wurde im Jahr 2001 von der Europäischen Kommission in englischer Sprache veröffentlicht^[4]. MoReq liefert im Gegensatz zu anderen Standards (wie z. B. ISO 15489) eine sehr detaillierte Anforderungsliste sowohl für funktionale Anforderungen an ein elektronisches und papierbasiertes Records Management System, als auch für die dazugehörigen elektronischen Vorgangsbearbeitungs- und Dokumenten-Management-Systeme. MoReq schließt auch Richtlinien zur Betrachtung von operationalen Systemen und Managementsystemen ein und erstellt nicht nur Anforderungen für eine Aufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen, sondern auch für die Anforderungen anderer elektronischer dokumentenbezogener Funktionen wie Workflow, E-Mail und Elektronische Signaturen. Die Anforderungschecklisten von MoReq stellen eine Art Schablone zu jedem Anwendungsbereich dar. In diesen Anforderungslisten werden alle Anforderungen beschrieben und jede einzelne Funktion detailliert definiert. Im Anschluss werden Empfehlungen ausgesprochen, ob diese Funktion "Pflicht" oder "Wünschenswert" ist. MoReq1 besteht aus 390 definierten Anforderungen. MoReq wurde vom englischen Beratungsunternehmen Cornwell (heute SERCO^[5]) im Auftrag der Europäischen Kommission und des DLM-Forum erstellt.

MoReq1 wurde in Brasilianisch, Englisch, Französisch, Italienisch, Kroatisch, Niederländisch (eigene Adaption), Portugiesisch, Russisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Ungarisch und andere Sprachen übersetzt (jedoch nicht ins Deutsche) oder in nationale Standards gewandelt^[6].

MoReq2

Auf Basis eines Anforderungsdokumentes des DLM-Forum für Erweiterungen von MoReq schrieb die Europäische Kommission im Jahr 2006 das MoReq2-Projekt aus. Dabei ging es nicht nur um funktionale Erweiterungen sondern besonders um die Nachweisfähigkeit und Zertifizierung der Implementierung von MoReq in Softwareprodukten. Auch MoReq2 wurde wieder von der englischen Firma SERCO erstellt. Die Testunterlagen und -verfahren konzipierte die Firma imbus AG. Die MoReq2 Spezifikation wurde am 13. Februar 2008 in elektronischer und im September 2008 in gedruckter Form in Englisch veröffentlicht^[7].

Der MoReq2-Standard baut auf MoReq1 auf und lehnt sich in Struktur und Format an diesen an^[8]. Dadurch wurde auch eine weitgehende Abwärtskompatibilität zur Ursprungsspezifikation erreicht. Wesentliche Neuheiten in MoReq2 sind die flexiblere Struktur, die Berücksichtigung nationaler Besonderheiten (Chapter "0"), Erweiterungen des Basismoduls mit den Kernfunktionen des Records Managements, neue optionale Module, ein XML-Schema für den Datenaustausch und der MoReq2-Conformance-Test mit Zertifizierungsverfahren. MoReq2 ist bereits ohne Anhänge 200 Seiten stark. Die neun Anhänge umfassen noch einmal 100 Seiten und die Testszenarien^[9] gehen weit über 1000 Seiten hinaus. Bei der Erstellung von MoReq2 wurden Ergänzungen aus relevanten Quelldokumenten wie z. B. der ISO 15489, der ISO 23081 und der ISO 14721 sowie dem deutschen DOMEA Standard und der UK TNA 2002 Spezifikation berücksichtigt, sowie Trends im Umfeld von ECM, ILM, Archivierung und Dokumentenmanagement. Das Metadaten-Modell wurde erheblich erweitert und mit internationalen Standards harmonisiert. MoReq2 beschäftigt sich nicht nur mit dem Kernbereich des Records Managements sondern deckt auch den gesamten Entstehungs-, Nutzungs-, Archivierungs- und Aussonderungsbereich ab. Im Vergleich mit anderen Standards wie TNA (England, aktualisiert 2004) oder DoD 5015.2 (USA, aktualisiert 2006) ist MoReq2 die aktuelle und umfassendste Spezifikation für Records Management^[10].

Im Dezember 2008 wurde vom DLM-Forum ein MoReq Governance Board eingerichtet, das die Pflege des Standards, die Akkreditierung von Testcentern sowie die Prüfung und Freigabe von Übersetzungen durchführt.

MoReq2 wurde bisher in Französisch (einschließlich "Chapter 0" mit den nationalen Besonderheiten), Russisch und Koreanisch übersetzt^[11].

Fußnoten

1. ↑ Quelle zu MoReq in Deutsch.
2. ↑ Quelle zu MoReq2 in Deutsch.
3. ↑ Europäische Kommission Informationsseite zu MoReq2 in Englisch
4. ↑ MoReq MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS. MoReq SPECIFICATION. Office for Official Publications of the European Communities. INSAR Supplement VI. Bruxelles-Luxembourg. 2001. ISBN 92-894-1290-9.
5. ↑ SERCO Projektseite von MoReq2 (in Englisch)
6. ↑ Die ursprüngliche MoReq Spezifikation und die verschiedenen Übersetzungen können von MoReq2.de heruntergeladen werden.
7. ↑ MoReq2 MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS. UPDATE AND EXTENSION, 2008. MoReq2 SPECIFICATION. European Archives News Supplement VIII. Office for Official Publications of the European Communities. Bruxelles-Luxembourg. 2008. ISSN 1725-1540.
8. ↑ Die MoReq2 Spezifikation mit Anhängen und XML-Schema kann von den Webseiten MoReq2.eu und MoReq2.de heruntergeladen werden.
9. ↑ Die Testszenarien und die Testdaten können von den Web-Seiten imbus AG und MoReq2.de heruntergeladen werden
10. ↑ Darstellung verschiedener Anbieter von Records Management Software und Ergebnis einer Marktstudie in 2008, publiziert als multimediale Dokumentation der Roadshow zu MoReq2 im Juni 2008.
11. ↑ Die Übersetzungen von MoReq2 können auf den Webseiten MoReq2.eu und MoReq2.de abgerufen werden. Eine deutsche Übersetzung lag in 2008 noch nicht vor.

Weblinks

• Europäische Kommission Archival Policy - MoReq2 (in Englisch)
• DLM Forum Webseite des DLM-Forum und der DLM Network EEIG (in Englisch)
• MoReq2.de Informationsseite mit Quellen zu MoReq2 (in Deutsch)