Aufbewahrungsfrist

Für die Aufbewahrung von Dokumenten und die zugehörigen Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen gelten unterschiedliche Gesetze. Am weitesten verbreitet und bekannt sind die Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Daten nach Handels- und Steuerrecht. Daneben gibt es branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente in der öffentlichen Verwaltung, Pharmaforschung, Lebensmittel- und Pharmaproduktion, Krankenhäusern, Qualitätssicherung, Umweltschutz, Telekommunikation, Energieerzeugung, Bauwesen usw. Der englischsprachige Begriff für Aufbewahrungsfrist lautet „Retention Period“ und spielt eine wichtige Rolle in Schriftgutverwaltungslösungen zur Verwaltung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen in Deutschland

Handels- und steuerrechtliche Vorgaben

Im Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB und § 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147AO) ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen:

Sechs Jahre

empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung. Alles, was zu Streitigkeiten führen könnte, wird sechs Jahre aufbewahrt

Zehn Jahre

Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher, Rechnungen, Urkunden, Hypotheken. Alles, was gebucht wird, wird zehn Jahre aufbewahrt

Dauerwert

Gerichtsurteile und Baupläne

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist und endet am letzten Tag des Schlussjahres.

Vorgaben für Krankenhäuser

Patientenakten sollten aus versicherungstechnischen Gründen zehn Jahre aufbewahrt werden. In einzelnen Bereichen gilt eine längere gesetzliche Aufbewahrungsfrist, so etwa nach der Strahlenschutz- beziehungsweise der Röntgenverordnung sowie für Aufzeichnungen nach dem Transfusionsgesetz eine Frist von bis zu 30 Jahren.^[1]

Gemäß § 10 Abs. 1 der Berufsordnung (Satzung) der Ärztekammer Schleswig-Holstein (BOÄK) ist der Arzt verpflichtet, über die in Ausübung seines Berufes gemachten Feststellungen und getroffenen Maßnahmen die erforderlichen Aufzeichnungen zu machen (Patientendokumentation, Patientenakte). Diese ärztlichen Aufzeichnungen müssen auch nach Abschluss der Behandlung grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 10 Abs. 4 BOÄK).

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen in Österreich

allgemeine Vorgaben für Geschäftsunterlagen

Gemäß § 132 Bundesabgabenordnung besteht für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren. Beispiel: Für Unterlagen des Kalenderjahres 2008 endet die Frist am 31. Dezember 2015 (Beachte: bei abweichendem Wirtschaftsjahr dürfen nur Belege vernichtet werden, welche sich auf das im Jahr 2008 endende Wirtschaftsjahr beziehen).

Aufzeichnungen und Unterlagen, welche Grundstücke betreffen müssen gemäß § 18 Abs. 10 UStG für 12 Jahre aufbewahrt werden. Bei bestimmten, gemischt genutzten Grundstücken kann sich diese Frist auf 22 Jahre verlängern.

Grundsätzlich gilt auch, dass alle Unterlagen dann länger aufzubewahren sind, wenn sie bei anhängigen Abgabenverfahren (§ 132 Abs. 1 AO) oder bei einem anhängigen gerichtlichen oder behördlichen Verfahren, von Bedeutung sind (§ 212 UGB). Wenn die Steuerklärungen sehr spät abgegeben wurden, kann sich durch die Festsetzungsverjährung eine längere Aufbewahrungsfrist als zehn Jahre ergeben.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen in der Schweiz

allgemeine Vorgaben für Geschäftsunterlagen

Im Obligationenrecht unter Artikel 962^[2] findet sich folgender Eintrag:

Ziffer 1

Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren

Ziffer 2

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden sind und die Geschäftskorrespondenz ein- oder ausgegangen ist.

Im Mehrwertsteuergesetz unter Artikel 70^[3] ist ein ähnlicher Eintrag zu finden:

Ziffer 2

Die steuerpflichtige Person hat ihre Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Aufzeichnungen während zehn Jahren ordnungsgemäß aufzubewahren. Artikel 962 Absatz 2 des Obligationenrechts1 bleibt vorbehalten. Die mit unbeweglichen Gegenständen zusammenhängenden Geschäftsunterlagen sind indessen während 20 Jahren aufzubewahren. Ist nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Verjährung der Steuerforderung, auf welche sich die Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Aufzeichnungen beziehen, noch nicht eingetreten, so dauert die Aufbewahrungspflicht bis zum Eintritt dieser Verjährung.

Vorgaben im Zusammenhang mit Grundstücken

Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen verlängert sich laut MwStG 70 Ziff. 3 auf 20 Jahre.

Weblinks

• Definition der Archivschule Marburg, mit Literaturhinweisen, 2010
• Systematische Sammlung des Schweizerischen Bundesrechts
• Liste unterschiedlicher Dokumentenarten mit den entsprechenden Aufbewahrungsfristen (PDF, 45 kB)

Einzelnachweise

1. ↑ Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
2. ↑ Obligationenrecht, Artikel 962
3. ↑ Mehrwertsteuergesetz, Artikel 70

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