Aufbewahrungspflicht

Unter der Aufbewahrungspflicht wird im kaufmännischen Bereich die Pflicht verstanden, bestimmte geschäftliche Unterlagen geordnet aufzubewahren und bei einer Betriebsprüfung vorweisen zu können. Die gesetzlichen Grundlagen für Deutschland finden sich in § 257, Abs. 1 HGB sowie § 147 AO.

Aufbewahrungspflichtige

Der Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches. Die Pflicht erlischt nicht, wenn das Handelsgewerbe nicht mehr besteht, und kann auch nicht auf einen Nachfolger übertragen werden. Auch wer sein Geschäft verkauft oder aufgegeben hat, muss also die Unterlagen aus der Zeit seiner Geschäftstätigkeit selbst aufbewahren.

Aufzubewahrende Unterlagen

Folgende Unterlagen müssen aufbewahrt werden:

• Alle Handelsbücher und Aufzeichnungen, die auch für steuerliche Zwecke geführt werden müssen. Nicht darunter fallen freiwillige Aufzeichnungen wie Auftrags- und Bestellbücher.
• Dokumente über körperliche Bestandsaufnahmen. Handelsrechtlich fällt hierunter das Inventar. Nach Steuerrecht können auch Inventur-Aufnahmezettel (Urbelege) aufbewahrungspflichtig sein.
• Alle Dokumente des Jahresabschlusses, das heißt Bilanz (auch Eröffnungs-, Zwischen- und andere Sonderbilanzen), Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und gegebenenfalls Lagebericht
• Alle Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Buchführung notwendig sind. Dies sind zum Beispiel Kontenpläne, Abkürzungsverzeichnisse und Programm- und Verfahrensdokumentationen des EDV-Systems.
• Handels- und Geschäftsbriefe in jeder Form (sowohl Briefe als auch Faxe und E-mails), und zwar sowohl abgesandte als auch empfangene Korrespondenz mit externen Geschäftspartnern, nicht aber interne E-mails oder andere interne Mitteilungen.
• Buchungsbelege jeder Art, also alle Unterlagen über Geschäftsvorfälle. Hier sind nicht nur interne Buchungsanweisungen gemeint, sondern etwa auch Steuerbescheide, Kontoauszüge, Kassenbücher, Rechnungen, Quittungen, Schecks, Wechsel und Zahlungsanweisungen.
• Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, zum Beispiel Mahnschreiben, Handelsregisterauszüge oder Kassenbons.

Aufbewahrungsform

Die Unterlagen müssen geordnet sein. Alle Aufbewahrungsformen müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Für elektronisch vorgehaltenes Material sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen einzuhalten.

Aus handels- und steuerrechtlicher Sicht müssen nur bestimmte Dokumente im Original vorliegen: Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse. Die übrigen Dokumente können auch als Wiedergabe archiviert werden, entweder auf einem Bildträger (Fotokopie, Mikrofilm), oder auf einem Datenträger (Elektronische Archivierung). Die Originale dürfen anschließend vernichtet werden. Es muss aber sichergestellt sein, dass die elektronische Kopie mit dem Original übereinstimmt, und die Daten müssen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Es können sich allerdings, auch wenn die Aufbewahrungspflicht nicht gegeben ist, für den Unternehmer durch Vernichtung von Originalen Rechtsnachteile in anderen Bereichen ergeben. Beispiele dafür sind Schuldversprechen, Testamente und notarielle Urkunden.

Originär elektronisch entstandene Daten und Dokumente müssen maschinell auswertbar in elektronischer Form vorgehalten werden. Ein Ausdruck mit anschließender Löschung der Daten ist nicht zulässig.

Rechtsfolgen

Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht führen zu den gleichen Rechtsfolgen wie Verstöße gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Fehlende Unterlagen können dazu führen, das die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nicht mehr gegeben ist. Infolgedessen kann es zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzbehörde kommen. Als mögliche Straftatbestände kommen Steuerhinterziehung sowie Urkundenunterdrückung in Betracht.

Aufbewahrungsfristen in Deutschland

Die Aufbewahrungsfristen sind in § 257 Absatz 4 Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und § 14b Umsatzsteuergesetz geregelt.

• 10 Jahre: Bücher, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen, Lageberichte
• 6 Jahre: Handelsbriefe (ohne Eingangs- und Ausgangsrechnungen), Geschäftsbriefe, E-Mails und andere digitale Dokumente
• 2 Jahre: Rechnungen von Unternehmern für grundstücksbezogene Leistungen durch die Leistungsempfänger

Siehe auch

• Revisionssicherheit

Literatur

• Joachim Schrey: Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen. In: Wolfgang L. Brunner u. a. (Hrsg.): Unternehmen versinken im Datenmüll. Düsseldorf 2011, ISBN 978-3-939707-63-9, S. 141–176.

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