Beschaffungsmanagement in Projekten

Überblick

Ein Projekt, das ohne Leistungen von externen Lieferanten auskommt, ist nahezu undenkbar. Neben der Auswahl der Leistungsangebote selbst sind längst die Standards der Leistungserbringung bei den Lieferanten ins Blickfeld gerückt. Die Leistung zählt nicht allein als Eigenwert mit einem spezifischen Nutzen, sondern der Lieferant als Garant dieses Nutzens wird bewertet und zunehmend in die Pflicht genommen.

Lieferanten befinden sich damit auf einem schmalen Grat zwischen maximaler Flexibilität und maximaler Standardisierung der Leistungserbringung für Kundenanforderungen, die sich im Verlauf des Projekts plötzlich verändert darstellen können. Daher werden möglichst frühzeitig Verträge geschlossen, die einerseits Lieferanten und Kunden vor derartigen Überraschungen schützen, und andererseits eine Vorstellung vom Ergebnis der Leistung und der Vorgehensweise bis dorthin umreißen. Checklisten und das Studium der AGB von Lieferanten können helfen, solche Verträge Schritt für Schritt professioneller aufzusetzen.

Das Beschaffungsmanagement muss den Lebenszyklus einer extern erbrachten Leistung richtig einschätzen, vertraglich absichern und die extern wie intern getroffenen Vereinbarungen dokumentieren.

Meist gliedert sich das Beschaffungsmanagement in Projekten an das Beschaffungsmanagement der Trägerorganisation an, bzw. delegiert Teilaufgaben (beispielsweise Rahmenverträge, Abwicklung, etc.) an die Einkaufsabteilung der Trägerorganisation des Projekts.

Prozesse

Beschaffungsmanagement kümmert sich um die Beschaffung von Ressourcen außerhalb der Trägerorganisation. Hierzu gehören Sachmittel, Zulieferleistungen, als auch Personen (Projektmitarbeiter). Viele große Unternehmen (Trägerorganisationen) haben hierfür feste Prozesse etabliert, welche beachtet werden müssen.

Das PMBOK-Guide sieht hierfür sechs Hauptprozesse vor:

Beschaffungsplanung

In der Beschaffungsplanung wird ermittelt, welche Dienstleistungen oder Sachmittel zu beschaffen sind. Dies wird sich oft aus einem Abgleich der Ergebnistypen (Definition von Inhalt und Umfang) und den intern verfügbaren Ressourcen ergeben. Aufgaben sind die Mengenplanung, die Zeitplanung, und die Preisplanung

Angebotsplanung

In der Angebotsplanung werden die Leistungsbeschreibungen für die einzuholenden Angebote erstellt. Außerdem müssen die potentiellen Lieferanten identifiziert werden. Außerdem werden die Kriterien definiert, nach denen die Lieferanten beurteilt werden sollen (z.B. Preis der Ware oder Dienstleistung, techn. Kompetenz, gute Erfahrungen/Zuverlässigkeit, finanzielle Stabilität des Unternehmens, Verfügbarkeit, usw.)

Angebotseinholung

Danach werden die Angebote von den potentiellen Lieferanten eingeholt.

Lieferantenauswahl

Im Prozess der Lieferantenauswahl werden die definierten Auswahlkriterien angewendet (oder erneut angepasst, falls kein Lieferant in der Lage ist entsprechend der Leistungsbeschreibung zu liefern).

Vertragsabwicklung

Vertragsabwicklung meint in diesem Zusammenhang die kontinuierliche Betreuung / Prüfung des Lieferanten. Ziel ist die Sicherstellung der korrekten und rechtzeitigen Zulieferung der bestellten Dienstleistung. Zeichnen sich Schwierigkeiten ab, eskaliert der Projektmanager beim zuliefernden Unternehmen.

Vertragsbeendigung

Nach Abschluss der Zulieferung wird die Lieferbeziehung ordentlich beendet. Hierzu könnte - je nach Projekt - z.B. die Bezahlung der Abschlussrechnung sein, Durchführung eines Abschlussgesprächs (Lessons Learned), Vereinbarungen über die Nennung des Projekts als Referenzprojekt für den Zulieferer, usw.

Literatur

• Westermann, Herbert: Strategisches Einkaufsmanagement - das große Handbuch wirksamer Werkzeuge für Industrie, Handel, Verwaltung, BoD, Norderstedt 2010, ISBN 978-3-8391-0081-3

Weblinks

• http://www.pmqs.de - Wissensplattform zu Projektmanagement im Internet