DIN 5008

DIN 5008
Logo des Deutschen Instituts für Normung DIN 5008
Bereich Büro und Verwaltung
Titel Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung
Letzte Ausgabe 2011-04
ISO

Die DIN-Norm DIN 5008 legt Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest. Sie gehört zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich.

Inhaltsverzeichnis

Entstehung und Entwicklung der DIN 5008

1928 brachte das Reichskuratorium für Wirtschaftlichkeit (RKW) die vom Ausschuss für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) erarbeiteten „Richtlinien für die Behandlung von Geschäftspost“ heraus, denen 1930 das AWV-Merkblatt 1 „Der Geschäftsbrief“ und das AWV-Merkblatt 2 „Regeln für Maschinenschreiben“ folgten. Merkblatt 2 erschien bis 1945 in 17 Auflagen. Im April 1949 übernahm der Fachnormenausschuss Bürowesen im Deutschen Normenausschuss (heute Deutsches Institut für Normung) die AWV-Regeln als DIN 5008.[1]

Auf die Erstausgabe der DIN 5008 vom April 1949 folgten Aktualisierungen in den Jahren 1951, 1963, 1975, 1986, 1996, 2001, 2005 und die aktuelle Version vom April 2011. In diese ist der Inhalt der zurückgezogenen DIN 676 integriert.[2] [3] [4]

Die Festlegungen und Empfehlungen für die PC-Textverarbeitung und das Maschinenschreiben legen Satzzeichen, Schriftzeichen für Wörter, Rechenzeichen, Formeln, Zahlengliederungen, Tabellen sowie die Gliederung von Texten fest, um eine Anleitung zu geben, Schriftstücke zweckmäßig und übersichtlich zu gestalten.

Bis 1996 wurden bei der Festlegung der DIN 5008 ausnahmslos Schreibmaschinen berücksichtigt, seit der Neufassung von 1996 wurden auch PC-Textverarbeitungsprogramme bei der Festlegung der Norm beachtet. Dies gilt umso mehr noch für die Neufassungen in den Jahren 2001, 2005 und 2011.

Änderungen 2001

Eine der Änderungen war, dass bei einer Auslandspostanschrift das Bestimmungsland in Großbuchstaben und deutscher Sprache unter Postleitzahl und Bestimmungsort geschrieben werden soll.[3] Vorher sollte der Landescode vor die Postleitzahl gesetzt werden, sofern dies zwischen Deutscher Bundespost und der Postbehörde des Empfängerlandes vereinbart war.

Änderungen 2011

In dieser Ausgabe ist die überarbeitete DIN 676:1995 als Abschnitt 16 eingearbeitet; Endlosformate und Kurzleitwörter aus DIN 676 wurden nicht mehr berücksichtigt. Ergänzend dazu wurde der Abschnitt 17 „Beschriftung von Briefblättern“ angepasst. Weiterhin hinzugekommen sind Abschnitt 13 „Diagramme und Abbildungen“ und Abschnitt 15 „Längerer Texte“. Die Gliederung wurde aktualisiert, die aktuellen amtlichen Rechtschreibregeln wurden eingearbeitet. Die Anwendungsbeispiele im Anhang wurden überarbeitet. Anhang G „Erläuterungen“ ist gestrichen; die Erläuterungen sind als Anmerkungen im jeweiligen Abschnitt enthalten.

Des Weiteren kann die Höhe des Anschriftfeldes von 40 auf 45 mm vergrößert und die Postanschrift des Absenders (sogenannte Rücksendeangabe) in kleiner Schrift (8 Punkt) in die Zusatz- und Vermerkzone einbezogen werden. Ferner wurden Normbezeichnungen für die vorher in DIN 676 definierten Vorlagen eingeführt.

Beispiele für Regelungen

Optischer Eindruck eines DIN-gemäßen Formbriefes

Briefvordrucke und Briefvorlagen

Die Regeln für den Briefvordruck bzw. die Briefvorlage sind auf das Papierformat A4 (210 × 297 mm) abgestimmt. Unterschieden werden die Form A mit hochgestelltem Anschriftfeld (32 mm unter der oberen Blattkante) und Form B mit tiefgestelltem Anschriftfeld (50 mm unter der oberen Blattkante). Über diese grundsätzlichen Angaben hinaus nennt und zeigt die Norm Größe und Positionen für Vordruckteile Briefkopf, Anschriftfeld, Faltmarken usw.

Briefgestaltung

  1. Zeilen beginnen an der Fluchtlinie, 2,5 cm vom linken Blattrand entfernt. Die einzelnen Absätze des Briefes werden jeweils durch eine Leerzeile voneinander getrennt.
  2. Der klein gedruckte Absender über dem Anschriftenfeld („Rücksendeangabe“) enthält die Adresse gegebenenfalls in verkürzter Form. Bei normgerechter Platzierung und entsprechender Faltung des Briefblattes passt auch diese Zeile in das Fenster einer Fensterbriefhülle.
  3. Das EDV-gerechte Anschriftenfeld ist 9-zeilig nach internationaler Normung aufgebaut: 3 Zeilen für die Zusatz- und Vermerkzone (ZVZ), 6 Zeilen für die Anschriftzone (AZ). Die obere Zeile bzw. Zeile 3 (in der Vermerkzone wird von oben nach unten gezählt) steht bei einem Briefkopf nach Form A ca. 3,4 cm unterhalb des oberen Blattrandes. Leerzeilen innerhalb der Anschrift sind nicht vorgesehen. Alle Zusätze stehen unmittelbar über der Empfängeradresse, die grundsätzlich in der 4. Zeile beginnt. Bei Auslandsanschriften werden Bestimmungsort und Land in GROSSBUCHSTABEN geschrieben. Soll zusätzlich zum Bestimmungsort ein Ortsteil angegeben werden, wird dieser über der Straße eingeschoben (siehe auch Infobroschüre der Post vom 1. Juli 2006).
    • 3. ZVZ – z. B. elektronische Freimachungsvermerke
    • 2. ZVZ – z. B. Vorausverfügung Nicht nachsenden!
    • 1. ZVZ – z. B. Einschreiben / Recommandé
    • 1. AZ – Firma (= Name des Unternehmens)
    • 2. AZ – Anrede, ggf. Berufs- oder Amtsbezeichnungen
    • 3. AZ – ggf. Akademische Grade (z. B. Dr., Dipl.-Ing., Dipl.-Hdl.), Name
    • 4. AZ – Straße/Hausnummer (ggf. // App.-Nr.) oder Postfach
    • 5. AZ – Postleitzahl und Bestimmungsort
    • 6. AZ – (LAND)
  4. Die Bezugszeichenzeile enthält die Bezugszeichen des Absenders, also Angaben zum bisherigen Schriftverkehr, die Durchwahlnummer, den Namen der Sachbearbeiterin oder des Sachbearbeiters, das Datum und gegebenenfalls Diktatzeichen (z. B. fan8-cc). Das Datum wird numerisch 2006-06-07 (JJJJ-MM-TT) oder alphanumerisch 7. Juni 2006 geschrieben (Datumsformat nach ISO 8601). Die Angaben werden unter die vorgedruckten Leitwörter geschrieben. – Alternativ zur Bezugszeichenzeile steht vielfach rechts neben dem Anschriftfeld ein Informationsblock.
  5. In einer Kommunikationszeile rechts neben der letzten Zeile des Anschriftfelds können z. B. Telefonnummer und/oder Faxnummer stehen. Die E-Mail-Adressierung, die Bankverbindung(en) mit Bankleitzahl und IBAN und weitere wichtige Geschäftsangaben – wie z. B. Handelsregistereintragung und Umsatzsteuer-Identifikation-Nummer – werden normalerweise in der Fußzeile des Schreibens angegeben.
  6. Der Betreff in Form einer stichwortartigen Inhaltsangabe beginnt an der Fluchtlinie, wird nicht unterstrichen und endet ohne Punkt. Er kann durch Fettschrift und/oder Farbe hervorgehoben werden. Das Wort Betreff selbst wird nicht mehr geschrieben. Unter dem Betreff bleiben zwei Zeilen frei.
  7. Die Anrede ist mit einer Leerzeile vom folgenden Text abzusetzen.
  8. Der Text wird mit Zeilenabstand 1 (einzeilig) geschrieben und durch Leerzeilen gegliedert.
  9. Der Gruß beginnt an der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom Text abgetrennt.
  10. Nach der Grußformel folgt mit einer Leerzeile Abstand die Bezeichnung des Unternehmens bzw. der Behörde.
  11. Der Abstand für die maschinenschriftliche Unterzeichnerangabe(n) richtet sich in der Praxis nach der Notwendigkeit. Die Muster der DIN 5008 zeigen einen Abstand von drei Leerzeilen.
  12. Anlagen- und Verteilvermerk werden durch eine Leerzeile abgetrennt unter den Unterzeichnernamen oder mit einer Leerzeile Abstand vom Text rechts (bei 125 mm von der linken Blattkante) neben den Grußteil geschrieben.

Abkürzungen

Bei Abkürzungen aus mehreren Buchstaben, die jeweils einen Punkt haben und für ein Wort stehen, wird zwischen den abgekürzten Wörtern jeweils ein Leerschritt empfohlen: a. a. O., d. h., v. l. n. r., z. B. usw.[5] Zur besseren Gliederung und Lesbarkeit sollte dabei ein schmales, umbruchgeschütztes Leerzeichen verwendet werden.

Siehe auch

Literatur

Weblinks

Einzelnachweise

  1. Alfred Waize/Bernd Hastaedt: Alles über DIN 5008. 10. Auflage. Kieser Verlag/Heckners Verlag, Troisdorf 2002, ISBN 3-8242-6446-3, S. 6.
  2. Norm-Entwurf DIN 5008 "Schreib- und Gestaltungsregeln" für die Textverarbeitung" am 14. Dezember 2009 erschienen. Deutsches Institut für Normung. Abgerufen am 18. Januar 2010.
  3. a b FAQ zu DIN 5008. Deutsches Institut für Normung (17. Dezember 2009). Abgerufen am 18. Januar 2010.
  4. DIN 5008 – Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Deutsches Institut für Normung (4. November 2010). Abgerufen am 18. Januar 2011.
  5. Newsletter vom 25.08.2006. Duden (25. August 2006). Abgerufen am 1. Dezember 2010.

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