- Dienstwagensteuer
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Ein Fahrtenbuch dokumentiert die mit einem Fahrzeug - meistens speziell Kraftfahrzeug - zurückgelegten Fahrstrecken und den Anlass der Fahrt. Für die Schiff- und Luftfahrt siehe Logbuch bzw. für Seefahrer Seefahrtbuch und für Piloten Flugbuch.
Im Fahrtenbuch werden die Informationen Abfahrtsort und -datum, Fahrer, Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt (zurückgelegte Entfernung) und der Zweck der Fahrt eingetragen.
Es kann zur Vorlage bei der Polizei, beim Finanzamt oder in Unternehmen dienen.
Inhaltsverzeichnis
Fuhrparkverwaltung
Es ist üblich, dass für jeden Firmenwagen ein Fahrtenbuch geführt werden muss, damit der Fuhrparkleiter bei einer Vielzahl von Mitarbeitern die Übersicht über die Verwendung und die Kosten der Fahrzeuge hat.
Auflage nach § 31 a StVZO
In Deutschland kann die Straßenverkehrsbehörde nach schwerwiegenden Verkehrsverstößen im Straßenverkehr (Ahndung ab 1 Punkt) ohne Bekanntsein des Fahrers einem Fahrzeughalter die Auflage erteilen, für ein oder für mehrere KFZ ein Fahrtenbuch zu führen. Verstößt der Halter und bevollmächtigte Fahrzeugführer gegen diese Auflage, wird jedes Mal ein Bußgeld in Höhe von 50,00 € erhoben und ein Punkt im Verkehrszentralregister eingetragen.[1]
Steuerliche Betrachtung
Versteuerung nach der Ein-Prozent-Regelung
Mit der so genannten „Ein-Prozent-Regelung“ findet eine pauschale Versteuerung eines auch privat genutzten Firmenwagens statt. In diesem Fall wird ein Prozent des Brutto-Listenpreises des Fahrzeugs (einschließlich aller Extras) als geldwerter Vorteil versteuert. Zusätzlich werden 0,03 Prozent mal Entfernung Wohnung-Arbeitsstätte mal Listenpreis als geldwerter Vorteil angesetzt. Als Alternative zur „Ein-Prozent-Regelung“ lässt sich durch Führen eines Fahrtenbuches der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung ermitteln und dieser Anteil zur steuerlichen Berücksichtigung heranziehen.
Für nicht-Arbeitnehmer gilt: Seit dem 1. Januar 2006 ist die „Ein-Prozent-Regelung“ nur noch für Fahrzeuge anwendbar, die zu mindestens 50 Prozent betrieblich genutzt werden. Zur betrieblichen Nutzung zählen auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sowie Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung. Im Zweifelsfall muss dem Finanzamt gegenüber nachgewiesen werden, dass das Fahrzeug zu mindestens 50 Prozent betrieblich genutzt wird.
Versteuerung auf Grundlage eines Fahrtenbuches
Durch Führen eines Fahrtenbuches und Vorlage beim Finanzamt kann der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung schlüssig nachgewiesen werden. Statt einer pauschalen Besteuerung („Ein-Prozent-Regelung“) wird hier ein individuell berechneter geldwerter Vorteil auf Basis des tatsächlichen Anteils der privaten Nutzung ermittelt. Dies führt häufig zu einem weitaus niedrigeren Betrag als bei der pauschalen Besteuerung.
Beispielrechnung
Die „Ein-Prozent-Regelung“ wird dann angewendet, wenn kein Fahrtenbuch vorliegt, aber (seit 1. Januar 2006) eine betriebliche Nutzung zu mindestens 50 Prozent nachgewiesen bzw. glaubhaft gemacht werden kann. Angenommen, Hans Mustermann erwirbt einen Jahreswagen für sein Unternehmen für € 20.000. Das Fahrzeug hat einen Neupreis (Liste) von € 30.000 einschließlich Umsatzsteuer. Die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beträgt 20 km. Für Herrn Mustermann ergibt sich damit ein monatlich zu versteuernder Betrag von
1,6 % • € 30.000,– = € 480,–
Dieser Betrag wird ihm als Privatentnahme zugerechnet. Bei einem angenommenen Grenzsteuersatz von 40 Prozent wären dies € 192,– Steuern pro Monat.
Da nützt es ihm nichts, dass sein Fahrzeug nur € 20.000,– kostete und er maximal 15 Prozent aller Fahrten privat unterwegs ist. Dies müsste er mit einem Fahrtenbuch nachweisen. Hierbei würden die „richtigen“ Kosten (Abschreibungen / Leasingraten, Benzin, Werkstatt usw.) für das Fahrzeug ermittelt und entsprechend dem Anteil privater Fahrten zu geschäftlichen Fahrten aufgeteilt.
In unserem Beispiel könnten wir annehmen, dass das Fahrzeug pro Jahr neben € 4.000,– Abschreibungen weitere € 3.500,– für den Unterhalt (Versicherungen, Benzin, …) kostet. Die Rechnung lautet dann bei 15 % privaten Fahrten:
15 % • € 7.500,– = € 1.125,– pro Jahr, also € 93,75 pro Monat zu versteuern
Bei einem Grenzsteuersatz von 40 Prozent wären dies nur noch knapp € 37,50 Steuern, was eine Ersparnis von € 154,50 pro Monat ergibt.
Fahrtenbuch bei PKW im Betriebsvermögen
Selbständige können einen PKW in das Betriebsvermögen überführen, wenn der betriebliche Nutzungsanteil zwischen 10-50 Prozent liegt (gewillkürtes Betriebsvermögen). Liegt der Anteil über 50 Prozent, ist das Auto notwendiges Betriebsvermögen. Der Nutzungsanteil privat/dienstlich bestimmt sich nach den gefahrenen Kilometern.
Die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb werden zu den betrieblich bedingten Fahrten gezählt und erhöhen damit den betrieblichen Nutzenanteil. Die darauf entfallenden Kosten sind zwar (terminologisch) Betriebsausgaben, jedoch nach § 4 Abs. 5a EStG steuerlich nicht absetzbar. Somit bleiben nur die restlichen betrieblich bedingten Kosten steuerlich abzugsfähig.
Beispiel: PKW-Kosten p.a. 7.500 € (wie oben). 30.000 km Gesamtfahrleistung = 10.000 km Fahrten Wohnung-Betrieb, 10.000 km Privatfahrten, 10.000 km reine Betriebsfahrten
Der betriebliche Anteil incl. Heimfahrten beträgt damit 66 %. Der PKW gehört zum notwendigen Betriebsvermögen. 1/3 von 7.500 € = 2.500 € kann als Betriebsausgabe abgezogen werden.
Alternativrechnung: Verzicht auf Dienstwagen und Fahrtenbuch Fährt man mit dem eigenen PKW und verzichtet auf den Dienstwagen, dann können 10.000 km/2 = 5.000 Entfernungs-km x 0,30 €, also 1.500 € jährlich abgesetzt werden, was immer noch weniger wäre. Im Vergleich zum PKW im Privatvermögen (Nutzung des eigenen privaten PKW) kann der Unternehmer durch das Führen eines Fahrtenbuches 1000 € mehr absetzen.Hiermit lässt sich noch nicht entscheiden, ob es günstiger ist, den PKW in das Betriebsvermögen zu überführen, indem man das Fahrtenbuch führt. Denn: Befindet sich der PKW im Betriebsvermögen, muss ein beim Verkauf entstehender Gewinn versteuert werden. Bei einem Verkauf des PKW nach 5 Jahren, einem Buchwert von Null und einem Verkaufserlös von 5.000 € müssten somit 5.000 Euro versteuert werden. Damit wäre ohne Zinseffekt der Steuervorteil aufgezehrt.
Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Ein Fahrtenbuch, das vom Finanzamt als Beweismittel anerkannt werden soll, muss bestimmte Mindestbedingungen erfüllen:
- Die Aufzeichnungen müssen zeitnah und fortlaufend vorgenommen werden.
- Zur Verhinderung von Manipulationen ist eine geschlossene Form der Aufzeichnung erforderlich, so dass Änderungen, Streichungen und Ergänzungen erkennbar sind. Lose Notizzettel reichen nicht aus.
- Ausdrucke aus Tabellenkalkulationsprogrammen sind nicht ordnungsgemäß.
- Zwingend bei beruflichen Reisen sind die Angaben: Datum, Reiseziel, aufgesuchter Kunde/Geschäftspartner bzw. Gegenstand der dienstlichen Verrichtung sowie bei Abschluss der Fahrt der erreichte Gesamtkilometerstand.
- Ein Verweis auf andere Unterlagen ist unzulässig. Die Angaben sind im Fahrtenbuch zu machen.
Aktuelle Entwicklung
Aktuell geht die Entwicklung hin zur Verwendung von elektronischen Fahrtenbüchern. Diese werden fest in das Fahrzeug installiert und zeichnen alle notwendigen Informationen, wie z.B. Datum, Uhrzeit, Fahrer, Kilometerstand bei Fahrtbeginn / Fahrtende, gefahrene Kilometer, Privat oder Dienstfahrt, sowie Start- und Zielort automatisch auf. Die erhobenen Informationen werden manipulationssicher gespeichert und vom Fahrzeug an das unternehmensinterne ERP-System übertragen. Alternativ kommt auch ein externer Dienstleister in Betracht. Je nach Ausstattung sind die Daten über das ERP-System oder über das Internet abrufbar. Die Daten können am Jahresende einfach ausgedruckt werden.
Noten
Siehe auch
Weblinks
- Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (Deutschland) u. a. zu Anforderungen an Fahrtenbücher vom 7. Juli 2006, vom 27. August 2004 und vom 21. Januar 2002
- Fahrtenbuch Österreich: Vorlage und steuerliche Richtlinien
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