Hauspost

Die Hauspost bezeichnet einen Arbeitsprozess innerhalb der Kommunikationslogistik von Unternehmen und Organisationen mit der Aufgabenstellung, papiergebundene Dokumente zu den richtigen firmeninternen Empfängern zu bringen. Es handelt sich dabei um

• Kataloge, Zeitungen und Dokumente aus dem Posteingang
• Dokumente, die in ihrer Bearbeitung mehrere Abteilungen durchlaufen
• Dokumente, die für den Postausgang bestimmt sind
• Akten, die aus dem Archiv stammen oder ins Archiv sollen
• kleinere Gegenstände.

Die Aufgabe wird meist von der Poststelle eines Unternehmens wahrgenommen und setzt eine genaue Kenntnis voraus, welcher Mitarbeiter derzeit in welchem Raum arbeitet, wo sich dieser Raum befindet, wer diesen Mitarbeiter sowie seinen Stellvertreter vertritt und wo diese zu erreichen sind.

Ein typisches Beispiel einer regulären Hauspost

Eine eingegangene Rechnung muss zuerst von der Finanzbuchhaltung erfasst werden, um das Zahlungsziel und die nötigen liquiden Mittel zu planen und wird mit der Hauspost in die zuständige Abteilung gebracht. Nach der Erfassung muss überprüft werden, ob die berechnete Ware überhaupt geliefert worden ist und ob die Mengen korrekt sind. Per Hauspost wird die Rechnung zu der Abteilung gebracht, die die Ware angenommen hat und die den Lieferschein aufbewahrt. Im dritten Schritt muss per Hauspost die Rechnung in die Einkaufsabteilung gebracht werden, weil hier überprüft wird, ob die berechneten Preise sowie die Zahlungs- und Lieferbedingungen mit dem Kaufvertrag übereinstimmen. Zum Abschluss wird das mehrfach bearbeitete Dokument in die Buchhaltung zur Bezahlung und Buchung zurück gebracht.