Poststelle (Organisationseinheit)

Als Poststelle wird eine Einrichtung in Unternehmen und Organisationen bezeichnet, die für die Erledigung der Post zuständig ist. Die Poststelle gehört zum internen Service eines Unternehmens und hat zur Aufgabe, die geschäftlichen Kernprozesse zu unterstützen. Die Aufgaben einer Poststelle gliedern sich in drei Bereiche: Posteingang, Postverteilung und Postausgang.

Posteingang

Der Posteingang umfasst in der Regel fünf Arbeitsschritte, in denen die täglich eingehenden Briefe eines Unternehmens oder einer Behörde bearbeitet werden:

1. Die Eingangspost wird vom Postfach abgeholt. Damit wird eine frühe Bearbeitung der empfangenen Briefe unabhängig von der Gangfolge des Zustellers ermöglicht.
2. Die Briefe werden sortiert nach den Gesichtspunkten „öffnen“ oder „nicht öffnen“. Welche Briefe nicht geöffnet werden, hängt von den Vorgaben der jeweiligen Leitung ab. Typisch ist, dass nicht geöffnet werden soll, wenn an Personen aus der Führungsebene oder besondere Abteilungen adressiert wird; weiterhin, wenn ein Mitarbeiter an erster Stelle der Anschrift namentlich genannt wird.
3. Die übrigen Briefe werden geöffnet. Hierfür werden in der Regel spezielle Maschinen verwendet.
4. Die Dokumente werden den geöffneten Kuverts entnommen, zusammengeheftet und mit einem Eingangsstempel versehen, aus dem das Datum des Posteinganges hervorgeht.
5. Die gekennzeichneten Dokumente werden den verschiedenen Fachabteilungen zugeordnet. Dieser Arbeitsschritt verlangt höchste Sorgfalt und das spezielle Wissen, wer im Unternehmen welche Sachgebiete bearbeitet. Dieses Wissen erfordert in größeren Unternehmen jahrelange Mitarbeit, denn nicht immer sind die Briefe genau an die Fachabteilung adressiert. Oft müssen die Mitarbeiter der Poststelle die Briefe anlesen und aus dem Inhalt auf die zuständige Sachbearbeitung schließen.

Postverteilung

Die Postverteilung stellt einen logistischen Prozess dar, der aus drei Arbeitsschritten besteht und häufig auch als Hauspost bezeichnet wird:

1. Die zugeordnete Eingangspost wird zu den Sachbearbeiter/innen gebracht.
2. Dokumente aus den Fachabteilungen werden abgeholt und zur weiteren Bearbeitung in andere Fachabteilungen gebracht („Hauspost“ im engeren Sinn).
3. Die Ausgangspost der Sachbearbeiter/innen wird abgeholt und zum Versenden in die Poststelle gebracht.

Postausgang

Im Postausgang werden in drei Arbeitsschritten die zu versendenden Briefe postalisch aufgearbeitet:

1. Jedes Dokument wird in eine Versandhülle (Kuvert) gelegt.
2. Die Postgebühren (Porto) werden per Briefmarke oder per Frankiermaschine aufgebracht.
3. Die versandfertigen Briefe werden einem Postdienstleister übergeben.

Diese drei Aufgabenbereiche und die grundsätzlichen Abläufe der Poststelle sind konstant, während die Umsetzung aus der Zeit stammt, als die Briefe von Hand oder mit der Schreibmaschine geschrieben wurden. Durch die Einführung von Informationstechnik (EDV) sind die einzelnen Arbeitsschritte einer Poststelle erheblichen Veränderungen unterworfen. Für den Posteingang ist an das Einscannen bestimmter Briefe und damit mögliches elektronisches Bearbeiten an entfernten Standorten zu denken.

Siehe auch

• Virtuelle Poststelle