Eingangspost

Der Posteingang bezeichnet einen Arbeitsprozess innerhalb der Kommunikationslogistik von Unternehmen und Organisationen mit der Aufgabenstellung, die eingehende Post den Mitarbeitern der einzelnen Fachabteilungen zur Sachbearbeitung zur Verfügung zu stellen. Der „Rohstoff“ dieses Arbeitsprozesses ist die Eingangspost. In E-Mail-Programmen wird ein Ordner, in dem alle eingehenden Mitteilungen gesammelt werden, als Posteingang bezeichnet.

Der Arbeitsfluss im Posteingang von Unternehmen

Die Briefe, Zeitungen, Kataloge und Päckchen, die an das Unternehmen gerichtet sind, werden von Postdienstleistern geliefert oder in einer ihrer Niederlassungen in einem Postfach hinterlegt. Diese Eingangspost wird von der Poststelle des Unternehmens in einem ersten Schritt unter dem Gesichtspunkt sortiert, ob das Briefgeheimnis von den Mitarbeitern der Poststelle oder von der zuständigen Sachbearbeitung gelüftet wird. Diese Entscheidung ist von den gesetzlichen Bestimmungen und den Vorgaben der Firmenleitung abhängig. Die Briefumschläge werden mit Hilfe einer Maschine aufgeschlitzt und die Dokumente entnommen. In einem zweiten Schritt wird die Eingangspost mit der Information angereichert, an welchem Datum sie von der Poststelle bearbeitet wurde. Die ungeöffneten Briefe werden auf dem Umschlag, die geöffneten auf der ersten Seite des Dokumentes mit einem Eingangsstempel versehen. In einem abschließenden Schritt wird die Eingangspost der jeweils zuständigen Sachbearbeitung zugeordnet. Dabei werden diejenigen Briefe, die nicht bis zur Fachabteilung oder bis zum Sachbearbeiter adressiert sind, von den Mitarbeitern der Poststelle aufgrund ihres Inhaltes zugeordnet. Wie die Sachbearbeiter, die oft über viele Gebäude verstreut sind, ihre Eingangspost erhalten, wird im Arbeitsprozess der Hauspost geregelt.

Die täglich eingehenden Dokumente sollen der Sachbearbeitung möglichst früh zur Verfügung stehen, um am selben Tag bearbeitet werden zu können. Um von der Gangfolge des Zustellers unabhängig zu sein, der die Eingangspost oft erst gegen Mittag liefert, unterhalten Unternehmen bei ihrem Postunternehmen ein Postfach. Sie verzichten damit auf die Lieferung in ihren Briefkasten und holen ihre Eingangspost selber ab oder beauftragen damit einen Dienstleister.

Der Arbeitsfluss im Posteingang von E-Mails

Der Posteingang ist ein Ordner, der alle neuen oder noch nicht in andere Ordner verlegte E-Mails zeigt. Er wird meistens als erste Seite aufgerufen. Hierbei sind die fett gedruckten E-Mails ungelesen, die in normaler Druckschrift bereits geöffnet worden.