Lizenzverwaltung

Mit Lizenzmanagement (auch Software-Lizenzmanagement) bezeichnet man Prozesse in Unternehmen, die den legalen und effizienten Umgang mit proprietärer Software in Unternehmen absichert. Lizenzmanagement nimmt auf alle Bereiche des Unternehmens Einfluss von der Beschaffung über jeden PC-Arbeitsplatz bis hin zum Management.

Hintergrund

Technisch gesehen reicht eine einzige CD aus, um beliebig viele Installationen vorzunehmen. Dies ist jedoch nach geltendem Urheberrecht so nicht zulässig. Geht man davon aus, dass für eine „bestimmungsgemäße Benutzung“ nur eine Installation des Computerprogramms notwendig ist, so ist für weitere Installationen die Einwilligung des Rechteinhabers erforderlich. Diese erfolgt üblicherweise in Form von Lizenzverträgen, welche genau angeben, wie oft das Programm installiert werden darf.

Diese Lizenzen zu den entsprechenden installierten Softwareversionen müssen verwahrt werden, damit die entsprechenden Nutzungsrechte im Streitfalle nachgewiesen werden können. Was privat in kleinem Umfang eine relativ überschaubare Aufgabe darstellt, ist in Unternehmen mit mehreren tausend oder gar Millionen Lizenzen eine eigene Verwaltungsaufgabe für sich. Oft noch stiefmütterlich behandelt sind die Unternehmen sich der wirtschaftlichen (offene und verdeckte finanzielle Verluste) und rechtlichen Risiken (Geld- und Gefängnisstrafen) fehlenden Lizenzmanagements nicht bewusst.

Ebenfalls sehr umfangreich ist die sogenannte Lizenzmetrik, was bedeutet, wie gemessen werden muss:

Anzahl Installationen
Anzahl Anwender
Anzahl gleichzeitig angemeldete Anwender
Anzahl Prozessoren
...

Viele Lizenzgeber bieten hier mehrere Varianten zur gleichen Software an, um die Bedürfnisse der Kunden besser zufriedenstellen zu können.

Stufen des Lizenzmanagements

Das Lizenzmanagement teilt sich im Wesentlichen in folgende Stufen auf:

• Erfassung der installierten Software in einer Datenbank. Voraussetzung hierfür ist das Bekanntsein der softwarebetreibenden Endgeräte.
• Erfassung der vorhandenen Lizenzen in einer Datenbank (oft auch Softwareinventur genannt)
• Compliancecheck (engl. Compliance: Erfüllung): Prüfung, ob für die installierte Software auch die entsprechenden Lizenzen vorhanden sind (man spricht hier auch von der Erstellung einer Lizenzbilanz):

        Lizenzüberdeckung/Überlizenzierung: Anzahl der Lizenzen > Anzahl der installierten Software
        Lizenzunterdeckung/Unterlizenzierung: Anzahl der Lizenzen < Anzahl der installierten Software

In der Praxis stellen sich diesen einfachen Schritten zum Lizenzmanagement einige Hindernisse in den Weg. Unterschiedliche Hardware sowie unterschiedliche Betriebssysteme und Netzwerke müssen z. B. bei der Erfassung der installierten Software berücksichtigt werden. Bei der Erfassung der Lizenzen fehlen oft Prozesse, Lizenzen geregelt und strukturiert abzulegen. Oft sind hier Verantwortlichkeiten ungeklärt. Bei dem Aufbau der Datenbank spielt vor allem die Abbildung der Organisationsstruktur mit den verschiedenen Ebenen von Geschäftsbereichen und Kostenstellen eine Rolle. Kurzfristige, schnelle Datenbank - Lösungen können meist der Komplexität der Aufgabe nicht gerecht werden.

Aufgrund dieser weitgreifenden Anforderungen in der Praxis umfasst Lizenzmanagement meist noch mehr Schritte als die oben genannten:

• Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Prozesse
• Klärung und Vergabe der Verantwortlichkeiten
• Bedarfsplanung und Beschaffung
• Commitment durch das Management (insbesondere Einkauf, IT, Controlling)

Des Weiteren gehört zum Lizenzmanagement eine genaue Betrachtung und Strukturierung der Lizenzen - dem Vertragsmanagement. Softwareverträge bieten eine Fülle von Chancen (z. B. Zeitpunkte bis wann ein Update kostenlos ist), aber auch Risiken für das Unternehmen. Innerhalb des Vertragsmanagements werden diese Daten (in der Regel ebenfalls in eine Datenbank) aufgenommen und somit der allgemeinen Planung zugreifbar gemacht.

Nutzen des Lizenzmanagements

• Schutz der Verantwortlichen vor wirtschaftlichen (offene und verdeckte finanzielle Verluste) und rechtlichen Risiken (Geld- und Gefängnisstrafen)
• Vor der Ausführung einer externen Bestellung werden zunächst die internen Lizenz-"Reserven" geprüft. Lizenzüberdeckung bzw. -unterdeckung werden hierdurch vermieden.
• das genaue Wissen über die eigenen Software-Ressourcen bzw. eigentlich der Lizenzressourcen stärkt die Verhandlungsposition mit den Resellern und eröffnet ein größeres Rabattpotential.
• Gefälschte Lizenzen und Raubkopien fallen eher auf und können den Herstellern gemeldet werden. Sowohl bei der Installation als auch bei der Nutzung.
• Überwachung des Umgangs mit den Software-Ressourcen auf mögliche Risiken bei jeglichen Firmenverbindungen (z. B. Firmenübernahme, Firmenauflösung, Fusion, etc.)
• bewusster Umgang mit der Ressource Software führt zu einer bedarfsgerechteren Verteilung der Software
• Updatemanagement: weniger Probleme, Probleme werden schneller gelöst, weniger interner Supportaufwand.
• Vertragsmanagement: Maximales Ausnutzen der Chancen in den Lizenzen und besserer Schutz vor den Vertragsrisiken
• Finanz- und Steuerrechtliche Aspekte:

Nicht nur die Prozesse der Bedarfsplanung, der Beschaffung, Verwaltung der Lizenzen, Datenermittlung und Lizenzbilanzerstellung sind innerhalb einer Gesamt- Konzeption eines unternehmensweiten Lizenzmanagements zu beachten und zu konzipieren, sondern auch Finanz- und Steuerrechtliche Aspekte. So buchen z.B. die wenigsten Unternehmen verschrottete Software aus ihren Anlagenbeständen aus. Damit wird ein insgesamt höherer Bilanzbestand mitgeführt und versteuert, als tatsächlich vorhanden. Darüber hinaus sind steuerrechtliche Aspekte beim Weiterverkauf von Software zu beachten, besonders zwischen verbundenen, jedoch wirtschaftlich eigenständigen Unternehmensteilen. Hier gilt im allgemeinen das „Arms length“ Prinzip: Transaktionen zwischen verbundenen Gesellschaften sind auch für „gebrauchte“ Software so auszugestalten, dass sie auch unter den Bedingungen des freien Marktes zustande gekommen wären. Es muss also ein gewisser Aufschlag zum Lizenzpreis hinzugerechnet werden. Weiterhin sind neben den steuerlichen Gesetzgebungen auch handelsrechtliche Aspekte zu beachten, wenn z.B. größere Lizenzpakete an verbundene Unternehmen ins Ausland verkauft werden. Durch teilweise hohe Einfuhrsteuern und anderen zeitraubenden bürokratischen Hürden kann es ratsam sein, die benötigte Software direkt im Einsatzland zu erwerben und/oder im jeweiligen Land oder in der Region entsprechende Verträge abzuschließen. Werden diese Aspekte frühzeitig mitkonzipiert oder sind diese Aspekte zumindest schon im Bewusstsein der Rolleninhaber verankert, kann besser und frühzeitiger auf diese Problemstellungen reagiert werden.

Literatur

• Jan-Armin Reepmeyer, Frank Bensberg: Lizenzmanagement in lokalen Netzwerken - rechtliche Grundlagen, organisatorische Konzepte, Softwarewerkzeuge. Wirtschaftsinformatik 36. Jg.(6): 591-599 (1994).

Siehe auch

• Mehrfachlizenzierung
• Duales Lizenzsystem