Rechnungskreis

Ein Rechnungskreis (auch: Buchungskreis) stellt eine in sich geschlossene Teilrechnung des Rechnungswesens dar, in der das Belegprinzip und die allgemeinen Regeln der doppelten Buchführung angewendet werden. Unterschiedliche Rechnungskreise haben unterschiedliche Belegkreise, das heißt sie haben unterschiedliche Belegarten und eine eigene Belegzählung.

Ein Rechnungskreis stellt ein Buch im Sinne des Rechnungswesen dar. Vor Einführung der EDV wurde das Hauptbuch der Finanzbuchführung von Hand geführt. Dabei wurden die Buchungen laufend nummeriert, das heißt mit einer Belegnummer versehen und chronologisch geordnet abgelegt (Belegjournal). Im Sinne einer mechanischen Automatisierung wurden Kontierungsstempel verwendet, welche für Datum, Unterschrift, Soll/Haben-Kontierung und Belegnummer ein Kontierungsfeld gestempelt haben. Die Belegnummern wurden dabei über ein mechanisches Zählwerk hochgezählt und vorgedruckt, wobei die Zählerstandsjustierung plombiert worden ist. Mehrere Buchhalter konnten gleichzeitig arbeiten, indem sie unterschiedliche Kontierungsstempel mit unterschiedlichen Nummernkreisen verwendet haben. Die bebuchten Konten (=Kontierungsobjekte der Finanzbuchhaltung) wurden auf dem Originalbeleg eingetragen. Im Hauptbuch wurden die Kontensalden der beiden Konten anschließend manuell nachgeführt.

Die Organisation der Buchführung ist durch die Einführung von EDV-Buchführungssystemen wesentlich vereinfacht worden. Gleichzeitig ermöglichen die softwaregestützten Möglichkeiten den Aufbau von komplexeren Rechnungssystemen mit mehreren zum Teil miteinander gekoppelten Rechnungskreisen.

Belege in einem Rechnungskreis können, müssen aber nicht, in anderen Rechnungskreisen zu Folgebuchungen führen. Die Regeln, wann welche Folgebuchungen in welchen Rechnungskreisen erzeugt werden, ergeben sich aus dem jeweiligen Gesamtkonzept des Rechnungswesens, dem logischen Aufbau der unterschiedlichen Rechnungssysteme und der Logik des verbuchten Geschäftsfalls. In EDV-Buchführungssystemen werden diese Folgebuchungen entweder gleichzeitig oder aber zeitlich verzögert durchgeführt.

Die Belegerfassung in EDV-Buchführungssystemen ist in der Regel so aufgebaut, dass neben den Buchungsinformationen für die Belegerstellung im originären Rechnungskreis soweit möglich auch bereits die Kontierungen in abgeleiteten Rechnungskreisen miterfasst werden.

Die gesetzliche Buchführungspflicht des Unternehmens und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beziehen sich im Besonderen auf den Rechnungskreis der Finanzbuchführung. Die Finanzbuchführung stellt mit dem Hauptbuch einen Rechnungskreis dar und kann mit den Nebenbüchern um weitere Rechnungskreise ergänzt werden (Bsp: Kreditorenrechnung, Debitorenrechnung, Anlagenbuchhaltung, Warenrechnung).

Neben den Hauptbüchern und Nebenbüchern der Finanzbuchführung arbeiten auch die Betriebsbuchführung und die Ergebnisrechnung mit eigenen Rechnungskreisen (Bsp. Gemeinkostenrechnung, Ergebnisrechnung). Das Prinzip der Buchführung wird dadurch über die Finanzbuchführung hinaus erweitert.