- Debitorenbuchhaltung
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Debitorenbuchhaltung wird jener Teil der Aufbauorganisation von Unternehmen genannt, der sich mit der Erfassung und Verwaltung der offenen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen oder sämtlicher Forderungen befasst. Der hierzu übergeordnete Führungsbereich wird auch als Forderungsmanagement bezeichnet.
Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
Debitoren werden im betrieblichen Rechnungswesen und allgemein die Kunden eines Unternehmens genannt, zu denen Forderungen aus der Geschäftsbeziehung bestehen. Diese Forderungen unterliegen einem so genannten Debitorenrisiko, also der Gefahr, dass Kundenforderungen ganz oder teilweise nicht beglichen werden bis hin zur Insolvenz des Kunden. Um Verluste zu vermeiden oder zu verringern, müssen diese Debitorenrisiken im Rahmen eines Debitoren- oder Forderungsmanagements überwacht werden.
Erfassung und Überwachung
Grundlage der Erfassung der Debitorenbestände bilden die Debitoren- oder Saldenlisten aus der Buchhaltung. Hierin werden die Kunden mit den jeweils offenen Forderungen und deren Fälligkeiten aufgelistet. Um das sich hieraus ergebende Debitorenrisiko messen zu können, werden Informationen über den Kunden (Bankauskunft, Büroauskunft, Jahresabschluss u.a.) gesammelt und ausgewertet. Erforderlichenfalls werden die Kunden mit einem Rating oder Scoring bewertet und Debitorenlimite festgelegt. Debitorenlimite sind betragliche Begrenzungen, bis zu deren Höhe mit einem Kunden Zielverkäufe möglich sind. Zusätzlich erfasst werden können Debitorenforderungen, die mit einem Eigentumsvorbehalt besichert sind. Der Eigentumsvorbehalt ist eine originäre Kreditsicherheit, die dem Lieferanten das Debitorenrisiko weitgehend abnimmt. Dabei bleibt der Lieferant bis zur vollständigen Bezahlung Eigentümer der gelieferten Waren. Kommt es zu Zahlungsstörungen, wird das Debitorenmanagement die Waren vom Kunden herausverlangen.
Die Debitorenbuchhaltung überwacht zudem regelmäßig die Außenstände ab einer bestimmten Laufzeit (z. B. > 30 Tage), um diese Information dem betrieblichen Mahnwesen bereitzustellen und eine Einschätzung des Debitorenrisikos vornehmen zu können.
Eskalation
Falls der Ausgleich der Forderung nach dem betrieblichen (außergerichtlichen) Mahnweg (1. Mahnung, 2. Mahnung mit Kündigungsandrohung, letzte Mahnung) nicht erfolgt, wird der Fall in der Regel an die Rechtsabteilung, externe Rechtsanwälte oder ein Inkassobüro übergeben, die zunächst nochmals eine außergerichtliche Einigung anstreben können. Wenn sich dennoch kein Erfolg einstellt, wird die gerichtliche Zwangsvollstreckung eingeleitet.
Sollte sich das Debitorenrisiko verwirklichen und ein teilweiser oder vollständiger Forderungsausfall eintreten, wird die Debitorenbuchhaltung mit der Einschätzung der Forderungsqualität betraut. Entweder ist eine Klassifizierung als zweifelhafte Forderung oder als uneinbringliche Forderung notwendig, sodass eine teilweise oder vollständige Abschreibung der betroffenen Forderungen erforderlich wird.
Bedeutung
Debitorenforderungen erreichen bei den meisten Unternehmen einen hohen Anteil an der Bilanzsumme. Deshalb bedarf es zur Vermeidung oder Verminderung der spezifischen Debitorenrisiken organisatorischer Vorkehrungen in Form eines Debitorenmanagements, das sich mit der Erfassung und Überwachung dieser Risiken befasst. Unternehmen übernehmen bei Debitoren kreditnehmerähnlichen Risiken, denen mit entsprechenden Methoden begegnet werden muss. Arbeitsabläufe, Arbeitsaufkommen und Erfolg einer Debitorenbuchhaltung hängen häufig von der Konjunktur und der Schuldnerstruktur ab. Eine zunehmende Verschlechterung des Zahlungsverhaltens erhöht zudem die Anforderungen an das Debitorenmanagement.
Siehe auch
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