Beleg (Rechnungswesen)

Ein Beleg ist im betrieblichen Rechnungswesen ein Dokument, das Daten über einen Geschäftsfall enthält. Er dokumentiert ein Ereignis im Geschäftsprozess, das eine finanzielle Auswirkung auf ein Unternehmen hat und daher in der Buchhaltung erfasst werden muss.

Einer der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung lautet: „Keine Buchung ohne Beleg“. Der Buchungsbeleg ist Grundlage jeder Buchung und der Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung. Für Buchungsbelege gilt in Deutschland die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren (§ § 257 HGB), die gleiche Zeitspanne ist in der Schweiz vorgeschrieben.^[1]

Belege können aus Zahlungsvorgängen, aber auch aus allen anderen Ereignissen entstehen, die die Vermögenslage des Unternehmens ändern (beispielsweise Materialentnahmescheine oder Inventurlisten). Die Mindestangaben, die ein Beleg enthalten muss, sind die Bezeichnung des Vorgangs, das Datum und der Betrag.

Nach der Herkunft unterscheidet man zwischen externen und internen Belegen:

• Externe oder Fremdbelege sind Eingangsrechnungen und -gutschriften, Quittungen, Bank- und Postbelege, Wechsel und Schecks, Handelsbriefe, Steuer- und Strafbescheide. Sie werden von anderen Wirtschaftsteilnehmern ausgestellt und dem Unternehmen im Geschäftsverkehr zugestellt.

• Interne oder Eigenbelege sind Dokumente, die das Unternehmen selbst erstellt. Hierunter fallen Ausgangsrechnungen und -gutschriften, Kopien von Quittungen, Wechseln, Schecks und abgesandten Handelsbriefen, Entnahmebelege in der Materialwirtschaft, Lohn- und Gehaltslisten, Belege über Stornos und Umbuchungen und der Ergebnisverwendungsbeleg.

Abweichend davon wird im Steuerrecht unter Eigenbeleg ein Ersatz für fehlende oder verlorengegangene Rechnungen und Quittungen verstanden. An diese Dokumente werden besondere Anforderungen gestellt, sollen sie steuerlich anerkannt werden.

Siehe auch

• Digitales Belegwesen

Literatur

• Jörn Littkemann, Michael Holtrup, Klaus Schulte: Buchführung: Grundlagen - Übungen - Klausurvorbereitung, 4. Auflage, Gabler 2009, ISBN 978-3834919144
• Siegfried Schmolke, Manfred Deitermann, u.a.: Industrielles Rechnungswesen IKR. Finanzbuchhaltung - Analyse und Kritik des Jahresabschlusses - Kosten- und Leistungsrechnung, 38. Auflage, Winklers Verlag 2009, ISBN 978-3804566521, Seite 9 und 89.
• Günter Wöhe; Heinz Kußmaul: Grundzüge der Buchführung und Bilanztechnik, 7. Auflage, Vahlen 2010, ISBN 978-3800636839

1. ↑ http://www.admin.ch/ch/d/sr/220/a962.html#fn1