Workflow-Management

Workflow-Management (WfM, auf deutsch etwa „Verwaltung von Arbeitsabläufen“) ist die informationstechnische Unterstützung oder Automatisierung von Geschäftsprozessen. WfM ist eine Ausprägung der Computer Supported Cooperative Work (CSCW). Aufgabe des Workflow-Managements ist es, auf Basis einer Spezifikation, für die Ausführung von Arbeitsabläufen mithilfe von IT-Systemen zu sorgen. Das Workflow-Management ist eine Möglichkeit, Geschäftsprozessmanagement technologisch zu unterstützen.

Begriffe

Aktivität

Eine Aktivität bildet die kleinste Ausführungseinheit in einem Arbeitsablauf. Dieser Aktivität sind typischerweise eine Tätigkeit, ausführende Ressourcen (Personen, Maschinen), zu benutzende Ressourcen (Werkzeuge, Maschinen, anderweitige Betriebsmittel) und zeitliche Abhängigkeit (Reihenfolge, Ausführungsdauer usw.) zugeordnet.

Workflow

Ein Workflow ist ein Prozess (alternativ Geschäftsvorfall oder allgemein Vorgang oder Arbeitsablauf), der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, die sich auf Teile eines Geschäftsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge beziehen. Dabei beschreibt ein Workflow ausführlich die operative Ebene; idealerweise so exakt, dass die folgende Aktivität durch den Ausgang der jeweils vorangehenden determiniert ist. Die einzelnen Aktivitäten stehen demnach in Abhängigkeit zueinander. Ein Workflow hat einen definierten Anfang, einen organisierten Ablauf und ein definiertes Ende. Workflow ist der Teil eines Prozesses (Geschäftsprozesses), welcher IT-gestützt durchgeführt wird.

Workflows zeichnen sich durch einen koordinativen Charakter aus im Gegensatz zu kooperativen Systemen, in denen mehr das synchrone Zusammenarbeiten gefördert wird. Ein Workflow wird typischerweise durch die Sequentialisierung und Parallelisierung der Arbeitsschritte erreicht. Synchrone Aktivitäten laufen strikt getrennt ab.

Workflow-Management

Das Workflow-Management umfasst alle Aufgaben, die bei der Modellierung, Spezifikation, Simulation sowie bei der Ausführung und Steuerung der Workflows erfüllt werden müssen.

Workflow-Management-System

Ein Workflow-Management-System (WfMS) dient der aktiven Steuerung arbeitsteiliger Prozesse. Eine Workflow-Management-Anwendung ist eine implementierte Lösung zur Steuerung von Workflows auf der Basis eines Workflow-Management-Systems.

Workflow Management-Systeme unterstützen strukturierte Aufgaben und Prozesse. Davon abzugrenzen ist die Groupware, die die Unterstützung für eher unstrukturierte Prozesse leistet.

Grundsätzlich kann man WfMS in drei Kategorien einteilen:

1. "Verkehrspolizist": Dies bildet die grundlegendste Funktion eines WfMS. Es dient lediglich als Routing für den Dokumentenfluss, leitet also die Dokumente von einer Teilstation des Workflows an die nächste weiter. Dabei kann das WfMS nicht auf Ausnahmesituationen eingehen.
2. "Steuermann": Diese zweite Stufe ist eine Erweiterung, die Ausnahmesituationen erkennen und entsprechend an dafür vorgesehene Stellen weiterleiten kann. Außerdem kann der "Steuermann" eine dynamische Aktivitätsauswahl treffen, indem er nicht ausgelastete Sachbearbeiter Aufgaben zuteilt und auf diese Weise einen Ausgleich bzw. eine Gleichverteilung der Arbeitslasten zwischen den Personen des Workflows erreicht.
3. "Assistenz-System": Diese dritte und letzte Stufe erweitert die vorherigen um eine Simulationseinheit für Prozessveränderungen. Hinzu kommt, dass eine Synchronisation sämtlicher Aktivitäten erreicht wird.

Auf technischer Ebene kann eine zunehmende Integration der Funktionalitäten von Workflow-Management-Systemen, CSCW-Systemen, Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM), Enterprise Resource Planning (ERP) mit Hilfe von Enterprise Application Integration (EAI) beobachtet werden. Workflow-Systeme werden häufig der Groupware und dem Bereich CSCW (computer supported co-operative work) zugeordnet, da sie die Arbeit unterschiedlicher Personen innerhalb einer Organisation regeln. Im Gegensatz zu CSCW-Systemen wie Multi-User-Editoren, besitzen WfMS nur geringe Unterstützung für kooperative Interaktion.

Ziele

Mit der Einführung von Workflow-Management werden allgemein folgende Ziele verfolgt:

• die Qualität der Prozesse soll verbessert werden,
• die Prozesse sollen vereinheitlicht werden,
• die Bearbeitungszeiten und damit die Kosten sollen reduziert werden,
• die Informationsverfügbarkeit soll erhöht werden,
• Medienbrüche sollen vermieden werden und
• die Flexibilität der Prozesse soll erhöht werden.
• Erhöhung der Transparenz der Prozesse (Statusermittlung, Dokumentation von Entscheidungen)

Kritik und Probleme

Wenn Geschäftprozesse in den starren Rahmen eines Workflow-Managements gebunden werden, kann dies zu folgenden Problemen führen:

• Auf seltene oder nicht vorgesehene Ereignisse kann gar nicht oder nur verzögert reagiert werden.
• Durch die sich ständig ändernde Geschäftswelt entsteht zwischen Workflow-Modell und der Realität ein permanenter Schlupf.
• Mitarbeiter verlieren ihre Eigenverantwortung indem sie sich nur an den Workflow halten. Abweichungen vom vorgeschriebenen Handlungsstrang werden sanktioniert.
• Insbesondere die Leistungsträger unter den Mitarbeitern fühlen sich oft gegängelt.
• Häufig resultiert eine geringere Motivation (Dienst nach Vorschrift).
• Bestehende inoffizielle Teams werden (gewollt) gestört und brechen auseinander.
• Durch den Workflowplan lassen sich Fehler einem einzelnen Team und oder einem bestimmten Mitarbeiter zuordnen. Daraus folgt die Tendenz bei den Beteiligten, eher untätig zu bleiben, als einen Fehler zu machen, sich möglichst gut abzusichern und "den schwarzen Peter" anderen zuzuschieben.
• Das Management betrachtet Mitarbeiter potentiell als austauschbare Ressourcen zur Erfüllung des Workflowplans. Das kann die wichtige Beziehung zwischen Führung und Mitarbeiterkörper empfindlich stören.
• Kreativität und Ideen zur Verbesserung der Geschäftsprozesse werden durch den gegebenen Rahmen eher gebremst.

Siehe auch

• Vorgangsbearbeitung (allgemein)
• Enterprise Application Integration (EAI, stärker auf technischer Ebene)
• Serviceorientierte Architektur (SOA, stärker auf technischer Ebene)
• Enterprise Content Management (Workflow als Komponente von ECM-Lösungen)
• Yawl ist ein freier Arbeitsablauf-Antrieb, implementiert in Java
• GWorkflowDL ist eine Petri-Netz-basierte Workflow-Beschreibungssprache für Geschäftsprozesse und ausführbare Prozesse
• WS-BPEL ist eine XML-basierte Sprache zur Modellierung von Geschäftsprozessen / Arbeitsabläufen

Literatur

• Joachim Müller: Workflow based integration. Springer-Verlag, Berlin 2005, ISBN 978-3540204398.
• Wil van der Aalst, Kees van Hee: Workflow Management - Models, Methods, and Systems. The MIT Press, Cambridge, Massachusetts 2002, ISBN 0-262-01189-1.
• Stefan Jablonski, Markus Böhm, Wolfgang Schulze (Hrsg.): Workflowmanagement: Entwicklung von Anwendungen und Systemen – Facetten einer neuen Technologie. dpunkt Verlag, Heidelberg 1997, ISBN 3-920993-73-X (Systematische Einführung in Modellierung und Technik aus dem Jahre 1997).
• Cornelia Richter-von Hagen, Wolffried Stucky: Business-Process- und Workflow-Management. Teubner, Stuttgart 2004, ISBN 3-519-00491-7.

Weblinks

• Workflow Management Coalition (WfMC) (Vereinigung der Hersteller, Anwender usw.; veröffentlicht wichtige Standards) (siehe auch entsprechender Artikel)
• - einige interessante Beiträge und Bibliographien
• Links zum Thema Workflow (engl.) im Open Directory Project