Dokumentation

Unter Dokumentation versteht man die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung. Ziel der Dokumentation ist es, schriftlich oder auf andere Weise dauerhaft niedergelegte Informationen (Dokumente) gezielt auffindbar zu machen. Dokumente in diesem Sinne können Fachbücher, Zeitschriftenartikel oder sonstige Druckschriften sein, aber auch Bilder, Filme, Tonaufzeichnungen und ähnliches. Auch wissenschaftlich erhobene Daten können im Sinne einer Dokumentation behandelt werden.

Die Erschließung von Informationen ist eine der wesentlichen Aufgaben von Bibliotheken und anderen Dokumentationseinrichtungen. Die Beschreibung und Verzeichnung bibliographischer und archivalischer Ressourcen geschieht u.a. durch Katalogisierung, d.h. die Aufnahme von Dokumentationseinheiten in einen Katalog. Dies geschieht in der Regel unter Berücksichtigung von Regelwerken (z. B. RAK oder AACR) und mit Hilfe von Dokumentationssprachen und anderen kontrollierten Vokabularien. Daneben kommen immer häufiger automatische Verfahren des Information Retrieval zum Einsatz.

Die durch Dokumentation ermittelten Angaben über ein Objekt bezeichnet man als Metadaten.

Wissenschaftliche Sach- und Formalerschließung

In der Bibliotheks- und Dokumentationswissenschaft wird häufig zwischen Formalerschließung und Sacherschließung unterschieden. Während sich die Formalerschließung auf die (objektiven) formalen Kriterien eines Objektes beschränkt, geht die Sacherschließung auf dessen Inhalt ein.

Projektmanagement und Softwareentwicklung

Dokumentation bedeutet in den Bereichen Projektmanagement und Softwareentwicklung, sämtliche Schritte und Maßnahmen zu dokumentieren. Ziele: Nachvollziehbarkeit und Lerneffekte.

Publizistische Dokumentation

In Printmedien, Filmen und Rundfunk wird mit Dokumentation ein journalistisch aufbereiteter Bericht bezeichnet, der mithilfe von Quellen und Zeugnissen Anspruch auf Nichtfiktionalität, auf Bezug zur realen Welt, erhebt. In Dokumentarfilmen und Radio-Features kommt es zu einer Mischung von erklärenden und erzählenden Elementen. Dabei sind Übergänge in zwei Richtungen möglich. Zum Einen tendieren die dokumentarischen Genres zum ästhetisch-künstlerischen Bereich, weg vom reinen Lehrfilm bzw. Schulfunk. Zum Anderen gibt es auch einen Übergang zum Unterhaltungsbereich, wobei ebenfalls die Grenzen zur Fiktionalität überschritten werden („Doku-Soap“).

Qualitätsmerkmale

Einige Qualitätsmerkmale von Dokumentation sind: Vollständigkeit, Übersichtlichkeit, Verständlichkeit, Strukturiertheit, Korrektheit, Editierbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Integrität/Authentizität (z. B. Änderungshistorie), Objektivität

Eine Dokumentation enthält - neben dem eigentlichen Inhalt - folgende Informationen:

• eindeutige Zuordnung zu einem Prozess
• verantwortlicher Prozesseigner
• Datum und Unterschrift der Änderung
• Abnahmevermerk des Prozesseigners mit Datum und Unterschrift
• offizieller aktueller Stand des Dokumentes: Datum und Link
• Liste der Anlagen mit Links

Probleme

Ein grundsätzliches Problem der Dokumentation ist, dass sie sehr kostspielig werden kann und sich erst nach einer Vorlaufzeit wirtschaftlich auszahlt, weshalb viele Unternehmen auf eine eigene Dokumentationsabteilung verzichten.
Bei "Tonaufnahmen nur zur Dokumentation" greift man daher auf preisgünstigste Mittel zurück; auch der Ausführende wird danach ausgesucht. Das führt zwangsläufig zu wenig zufriedenstellenden Ergebnissen.

Etymologie

• Paul Otlet prägte Anfang des 20. Jahrhunderts den Begriff Dokumentation als die Sammlung, Ordnung und Nutzbarmachung von Dokumenten aller Art.

Siehe auch

• Dokumentationswissenschaft, Bibliothekskatalog, Dokumentar, Schlagwortkatalog, Technische Dokumentation, Dokumentenmanagement, Dokumententechnologien, Dokumentenanalyse, Informationssystem, Paul Otlet
• Mediagrafie
• Museumsdokumentation
• Softwaredokumentation
• Verfahrensdokumentation
• Wissenschaftliche Publikation
• Zentralstelle für Primärdokumentation

Literatur

• Ferdinand Müller: Probleme der Dokumentation. I. Geschichte und Entwicklung der Dokumentation. Chemiker Zeitung - Chemische Apparatur 84(9), S. 287 ff. (1960)
• Ferdinand Müller: Probleme der Dokumentation. II. Die Dokumentation, ihre Ordnungssysteme und mechanischen Hilfsmittel. Chemiker Zeitung - Chemische Apparatur 84(23), S. 768 - 771 und S. 801 - 804 (1960)
• Klaus Haller: Katalogkunde. Saur, München 1998, ISBN 3-598-11364-1
• Elaine Svenonius: The Intellectual Foundation of Information Organization. Cambridge (Mass.) 2000, ISBN 0-262-19433-3
• Samulowitz und Ockenfeld: Bibliothek und Dokumentation - eine unendliche Geschichte. In: Information - Wissenschaft & Praxis. Nr. 54, 2003, S. 453-462 (online)
• Jutta Bertram: Einführung in die inhaltliche Erschließung, Grundlagen - Methoden - Instrumente. In: Content and Communication. Terminology, Language Resources and Semantic Interoperability. Bd. 2, Ergon-Verlag, Würzburg 2005, ISBN 3-89913-442-7
• Paul H. Otlet: Die Dokumentation. In: Peter R. Frank (Hrsg.): Von der systematischen Bibliographie zur Dokumentation. Wissenschaftl. Buchges, Darmstadt, 1978 (aus: L'Organisation Systématique de la Documentation. Institut International de Bibliographie. No. 82. 1907).

Weblinks

• Katalogisieren? Besonders schwer kann das doch nicht sein! - Begründung
• Wie katalogisiert man ein Buch? - Einführung