Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Basisdaten
Titel:	Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Abkürzung:	GDPdU
Art:	Verwaltungsvorschrift
Geltungsbereich:	Bundesrepublik Deutschland
Erlassen aufgrund von:	Art. 108 Abs. 7 GG
Rechtsmaterie:	Steuerrecht, Steuerverfahrensrecht
Fundstellennachweis:	BMF IV D 2 – S 0316 – 136/01
Datum des Gesetzes:	16. Juli 2001 (BStBl. I S. 415)
Inkrafttreten am:	1. Januar 2002
Bitte den Hinweis zur geltenden Gesetzesfassung beachten.

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen.

Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, in der dieses bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen konkretisiert.

Anforderungen an die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Die Anforderungen der GDPdU an die Aufbewahrung von Rechnungen im Sinne des UStG ("elektronische Abrechnungen") sind unter anderem:

• der Empfänger muss prüfen, ob alle gesetzlich vorgeschrieben Angaben auf der Rechnung vorhanden sind,
• der Empfänger muss prüfen, ob die Rechnung berechtigt und rechnerisch korrekt ist,
• der Empfänger muss die Rechnung auf einem Datenträger speichern, der Änderungen nicht mehr zulässt,
• der Empfänger muss den Eingang der Rechnung, ihre Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung und Archivierung protokollieren,
• der Empfänger muss sicherstellen, dass die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme den GoBS entsprechen.

Ähnliche Anforderungen gelten für die Aufbewahrung sonstiger aufbewahrungspflichtiger digitaler Unterlagen.

Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen beim Datenzugriff durch Betriebsprüfer

Erfordert eine Betriebsprüfung den Zugriff auf Daten, die beim Steuerpflichtigen gespeichert sind, kann der Betriebsprüfer laut GDPdU zwischen folgenden drei Arten des Datenzugriffs wählen:

• unmittelbarer Lesezugriff (Z1),
• mittelbarer Zugriff über Auswertungen (Z2) und
• Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten (Z3).

Das Recht, eigene Software auf die Systeme des Steuerpflichtigen aufzuspielen, hat der Betriebsprüfer dabei nicht.

Für die Datenträgerüberlassung sind verschiedene Formate zugelassen. Mittlerweile gibt es auch eine Empfehlung des Bundesfinanzministeriums für einen entsprechenden Beschreibungsstandard. Die Daten lassen sich dann vom Betriebsprüfer in eine Prüfersoftware einlesen.

Die Einhaltung dieser Vorschriften ist die Voraussetzung für die Genehmigung der Auslagerung der elektronischen Bücher und sonstigen erforderlichen Unterlagen in das Ausland. § 146 Abs. 2b der Abgabenordnung sieht seit 20. Dezember 2008 für Unternehmen, die den Anforderungen der GDPdU nicht nachkommen, ein Verzögerungsgeld von EUR 2.500 bis EUR 250.000 vor.

Literatur

• Eller, Peter: Elektronische Rechnungsstellung und digitale Betriebsprüfung. Electronic Commerce und Recht, Band 8. ERICH SCHMIDT VERLAG, 2004, ISBN 3-503-07408-2
• Ernst&Young (Hrsg.): Steuerliches Risikomanagement. Stollfuß Verlag, 2005, ISBN 3-08-210001-5 (alle relevanten Gesetzespassagen in Deutsch und Englisch)
• Flamm, Markus: Die digitale Steuerprüfung kommt. DATEV-Buchreihe, Bestellnummer 36212
• Flamm, Markus: Betriebsprüfer mit Röntgenblick - Was die Buchführung alles verrät. DATEV-Buchreihe, Bestellnummer 36068
• Henstorf, Karl-Georg, Kampffmeyer, Ulrich, Prochnow, Jan: Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS. Code of Practice Band 2. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Bonn, 1999, ISBN 3-932898-04-4
• Hentschel, Bernd (Hrsg.): Digitale Betriebsprüfung – eDatenzugriff der Finanzverwaltung. 2. überarbeitete Auflage 2004, DATAKONTEXT-FACHVERLAG, ISBN 3-89577-325-5
• Wendland, Holger : Neue Archivierungspflichten nach der geänderten AO 2002. Kontinuierlich ergänztes Sammelwerk. Forum Verlag Herkert, 86504 Merching
• Wenzig, Herbert : Außenprüfung / Betriebsprüfung. GRÜNE REIHE Band 12, 9. Auflage 2004, Erich Fleischer Verlag, ISBN 3-8168-1129-9

Siehe auch

• Elektronische Archivierung
• E-Mail-Archivierung
• Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

Weblinks

 Wiktionary: GDPdU – Bedeutungserklärungen, Wortherkunft, Synonyme, Übersetzungen

• Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 - IV D 2 - S 0316 - 136/01 (PDF-Datei; 23 kB)
• Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung, herausgegeben vom BMF am 15. Januar 2007 (PDF-Datei; 102 kB)
• Information zum „Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung“, herausgegeben vom BMF am 15. August 2002 (PDF-Datei; 15 kB)

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