Knowledgebase

Eine Wissensdatenbank ist eine spezielle Datenbank für das Wissensmanagement. Sie stellt die Grundlage für die Sammlung von Informationen dar. Eine Wissensdatenbank enthält explizites Wissen in schriftlicher Form. Oft sind es Organisationen, die darin ihre Ideen, Problemlösungen, Artikel, Prozesse, White Papers, Benutzerhandbücher und das Qualitätsmanagementhandbuch für alle Berechtigten verfügbar machen. Eine Wissensdatenbank bedarf einer sorgfältig strukturierten Klassifizierung, einer Formatierung des Inhalts und benutzerfreundlicher Suchfunktionalität (siehe Taxonomie; Ontologie (Informatik)). Im Allgemeinen beschreibt eine Wissensdatenbank einen Teil eines Expertensystems, das Fakten und Regeln enthält, die zum Lösen von Unternehmensproblemen gebraucht werden.

Ein Expertensystem könnte bspw. eine technische Supportfunktion sein, wobei die Wissensdatenbank eine durchsuchbare Sammlung von Fragen und Antworten darstellt. Andere Beispiele sind Systeme zur Unterstützung medizinischer Diagnosen oder zur Analyse wissenschaftlicher Daten.

Hauptaufgaben einer Wissensdatenbank

Die Hauptaufgabe einer Wissensdatenbank besteht darin, dass sie Leuten dabei hilft

• Wissen anderen Personen zur Verfügung zu stellen,
• Ressourcen schnell zu finden,
• Informationen aller Art zu sammeln, zu kommentieren, zu verknüpfen und zu verwerten.
• Information selektiv darzustellen (Vermeidung von Überhäufung mit nicht erwünschten Streuinformationen)
• Informationen möglichst exakt (dem natürlichen Sachverhalt entsprechend), selbsterklärend (d. h. geometrisch im 3D-Bild) und ebenso stringent (d. h. durch Formel) darzustellen.

Entstehung einer Wissensdatenbank

Wissensdatenbanken sind meistens relationale Datenbanken. Sie bestehen aus Objekten mit Strukturen, Feldern und Inhalten (Attributen) einerseits, und logischen Verknüpfungen, Beziehungen und zusätzliche Attributen andererseits, um den Anforderungen einer spezifischen Domäne gerecht zu werden. Die Inhalte sind Texte, Bilder, Ton- und Filmdokumente, aber auch strukturierte Daten.

Veröffentlichen von Wissensdatenbanken

Das Veröffentlichen der Wissensdatenbanken (Knowledge Base Publishing) ist eine Vorgehensweise, die sich mit dem Erschaffen, Erhalten, Integrieren und dem funktionellen Einsatz der Wissensdatenbank beschäftigt. Die Umsetzung wird durch Programme und Techniken aus diversen Bereichen realisiert (z. B. Informatik, Wissensmanagement, Journalismus, Public Relations, Businessmanagement, Lebenslanges Lernen usw.).

Der Veröffentlichungsprozess, der meist der Veröffentlichung einer Website ähnelt - ist dabei stark in den Workflow integriert. Die Bewahrung der Benutzerfreundlichkeit ist ein wichtiger Aspekt des Integrationsprozesses. So sind z. B. folgende Funktionen zu beachten:

• eine Suchmaschine in das System integrieren
• Einen A-Z Index hinzufügen
• verwandte Dokumente und Beziehungen aufzeigen

Bearbeitung der Wissensdatenbank

Die Bearbeitung der Wissensdatenbank (Knowledge Base Editing) schließt die Beschaffung, Verifizierung, Organisation und Präsentation der Information in einer Wissensdatenbank mit ein. Die Aufgabe des Bearbeiters beginnt nicht mit dem Inhalt, sondern mit den Benutzern und deren unternehmensbezogenen Aufgaben. Die Absicht besteht darin, dass mehrere Bearbeiter (engl. Editors) ein fundiertes Verständnis der Benutzeraufgaben im Unternehmenskontext erlangen. So ist ein effizienter Umgang mit Prozessen der Print-, Web- und Datenbankveröffentlichung notwendig.

Benutzerrollen in einer Wissensdatenbank

Je nach Umfang und Komplexität einer Wissensdatenbank wird diese durch mehrere Bearbeiter gepflegt, die entsprechend ihrem Aufgabengebiet verschiedenen Rollen zugeordnet sind. Eine generelle Rollentrennung besteht nicht, vielmehr variiert die jeweilige Implementierung je nach Einsatzzweck und dem System, das meist vom Betreiber nach den eigenen Bedürfnissen angepasst werden kann. Oft werden mehrere Rollen von der gleichen Person erfüllt, bzw. eine Rolle von mehreren Personen.

Die folgenden Rollen sind typisch für eine Wissensdatenbank:

Antragsteller

Diese Rolle ist für das Funktionieren einer Wissensdatenbank zwingend erforderlich.

Neue Inhalte werden durch den Antragsteller (engl. Requestor) angefordert. Dies kann im Rahmen eines Geschäftsprozesses geschehen oder nach Bedarf, z. B. wenn ein Mitarbeiter des Supports eine neue Lösung erarbeitet hat, die in der Wissensdatenbank noch nicht enthalten ist. In dieser Phase ist meist nur der abstrakte Inhalt relevant, nicht jedoch die stilistische Ausarbeitung, da primär eine Bedarfserfassung erfolgt. Als Antragsteller wird auch bezeichnet, wer Änderungen zu bestehenden Inhalten anfordert.

Inhaltsverwalter (Administrativ)

Diese Rolle ist für das Funktionieren einer Wissensdatenbank zwingend erforderlich. In einigen Fällen gehen Teilaspekte dieser Rolle mit der Rolle des Autors bzw. Rezensenten einher.

Die Verantwortung der intellektuellen Infrastruktur für eine Wissensdatenbank wird vom Inhaltsverwalter (engl. Content Manager, auch Editor-in-Chief) getragen. Dies betrifft insbesondere die Wahrnehmung oder Delegation folgender Aufgaben:

• Bewertung von Eignung und Relevanz der Einträge
• Recherchen, um Dubletten zu vermeiden
• Genehmigung und Freischaltung von Einträgen

Autor

Diese Rolle ist zwingend erforderlich. Sie geht in einigen Fällen mit der Rolle des Antragstellers einher.

Die Ausarbeitung des Inhalts wird vom Autor durchgeführt.

Rezensent

Diese Rolle dient der Qualitätssicherung, ist für das Funktionieren einer Wissensdatenbank nicht zwingend erforderlich, empfiehlt sich jedoch oft aufgrund des Vier-Augen-Prinzips.

Nach der Ausarbeitung des Inhalts wird dieser vom Rezensenten (engl. Reviewer, auch Editor) auf Einhaltung stilistischer, struktureller, terminologischer und ggf. anderer Vorgaben sowie Rechtschreibung, Grammatik und ggf. technischer Richtigkeit hin überprüft und bei Bedarf korrigiert. In einigen Fällen ist diese Rolle aufgeteilt in einen technischen und einen nicht-technischen Teil. Danach erfolgt die Freischaltung bzw. Veröffentlichung (engl. publishing) durch den Inhaltsverwalter.

Taxonom (Administrativ)

Diese Rolle dient der Qualitätssicherung, ist für das Funktionieren einer Wissensdatenbank zwar nicht zwingend erforderlich, stellt aber nachhaltig die Benutzbarkeit bzw. Wartungsfreundlichkeit sowie die Akzeptanz durch Benutzer sicher. Sie geht in einigen Fällen mit der Rolle des Inhaltsverwalters einher.

Die Festlegung von Normen, welche die Konsistenz der Inhalte zum Zweck haben, erfolgt durch den Taxonom (engl. Taxonomist). Dies umfasst insbesondere folgende Aufgaben:

• Setzen lokaler Standards für die Begriffskontrolle und -zusammensetzung (Terminologie)
• Definieren eines Thesaurus, der u. a. spezifische Schlüsselwörter enthält
• Standardisierte Namen für Unternehmensabteilungen, -produkte und geographische Standorte

Betreiber (Administrativ)

Diese Rolle ist für das Funktionieren einer Wissensdatenbank zwingend erforderlich.

Die Verantwortung der technischen Infrastruktur für eine Wissensdatenbank wird vom Betreiber getragen. Dies betrifft insbesondere die Wahrnehmung oder Delegation folgender Aufgaben:

• Planung zur Einführung der Wissensdatenbank
• Das Erwerben, Lizenzieren oder Erteilen zusätzlicher Informationsprodukte und Dienstleistungen
• Analysieren der Effektivität der Wissensdatenbank
• Koordination der Benutzeroberfläche der Wissensdatenbank (meist in Kooperation mit Inhabern der betroffenen Rollen)
• Entwicklung eines Organisationsschemas für die Informationen unter Berücksichtigung der Interessen aller Beteiligten
• Organisation von Veranstaltungen zum Thema Informationsbereitstellung bzw. Wissensmanagement
• Entwicklung neuer Ansätze z.B. für Gewinnerzielung
• Organisation von Training für Bearbeiter