Lizenzmanagement

Mit Lizenzmanagement (auch Software-Lizenzmanagement) bezeichnet man einen Prozess in Unternehmen, der den legalen und effizienten Umgang mit proprietärer Software in Unternehmen absichert. Lizenzmanagement nimmt auf alle Bereiche des Unternehmens Einfluss von der Beschaffung über jeden PC-Arbeitsplatz bis hin zum Management.

Überblick

Hintergrund

Technisch gesehen reicht eine einzige Installationsroutine z. B. auf einem Datenträger wie einer CD aus, um beliebig viele Installationen vorzunehmen. Dies ist jedoch nach geltendem Urheberrecht so nicht zulässig. Geht man davon aus, dass für eine „bestimmungsgemäße Benutzung“ nur eine Installation des Computerprogramms notwendig ist, so ist für weitere Installationen die Einwilligung des Rechteinhabers erforderlich. Diese erfolgt üblicherweise in Form von Lizenzverträgen, welche angeben, unter welchen Voraussetzungen und wie oft das Programm installiert werden darf. Auch eine Nachnutzung der Lizenz nach Deinstallation der Software bzw. Verschrottung des Zielrechners ist häufig über den Lizenzvertrag geregelt. Ein technisch identisches Softwareprodukt kann in einem Unternehmen je nach vorliegenden Lizenzverträgen unter verschiedenen Lizenzbestimmungen gleichzeitig zum Einsatz kommen. Ein Lizenzvertrag regelt auch die kommerzielle Weiterverwertung einer Software, auch wenn diese z. B. kostenfrei nutzbar ist.

Folgen von Lizenzverstößen

Die rechtlichen Folgen von Lizenzverstößen werden im Urheberrecht definiert und stellen bei Vorsatz oder Fahrlässigkeit i. d. R. eine Straftat dar. In Deutschland kann bei Lizenzverstößen eines Unternehmens der zuständige Vertreter der Unternehmensleitung persönlich haftbar gemacht werden. Viele Unternehmen sind sich der wirtschaftlichen (offene und verdeckte finanzielle Verluste) und rechtlichen Risiken (Geld- und Freiheitsstrafen) aufgrund fehlender Lizenzen nicht bewusst.

Lizenznachweis

Lizenzen zu den installierten Programmen müssen verwahrt werden und den Nutzungsfällen zugeordnet werden können, um die Nutzungsrechte nachzuweisen. In Unternehmen mit mehreren tausend oder gar Millionen Lizenzen ist das eine eigene Verwaltungsaufgabe für sich.

Die Rechte und Pflichten aus einem Lizenzvertrag werden im Lizenzmanagement nach drei bis vier Faktoren geordnet:^[1]

1. Art der Lizenz
2. Lizenzklasse
3. Lizenztyp (je nach Hersteller verwendet)
4. Lizenzmetrik

Art der Lizenz

Diese grundlegendste Unterteilung von Lizenzen beschreibt, ob die Lizenz genau eine Bereitstellung erlaubt (Einzel-Lizenz) oder eine Mehrfach-Bereitstellung (Mehrfach-Lizenz) - oder ob die Lizenz die kommerzielle Weiterverwertung der Software im Rahmen eigener Softwareprodukte oder Systeme regelt. Falls ein Lizenzschlüssel zur Freischaltung der berechtigten Bereitstellungen genutzt wird, gilt der Grundsatz: Pro Lizenzvertrag existiert ein Lizenzschlüssel. Mehrfach-Lizenzen bieten daher in Unternehmen große Vorteile bei der technischen Bereitstellung einer Software, da alle Einzel-Bereitstellungen mit demselben Lizenzschlüssel erfolgen können und somit eine automatisierte Softwareverteilung wesentlich vereinfacht wird.

Mehrfach-Lizenzen können je nach Lizenzmetrik unterschiedlich beschrieben sein, z. B.:

• Volumenlizenz (umfasst n Lizenzen)
• Standortlizenz (umfasst alle Bereitstellungen innerhalb eines benannten Standortes)
• Unternehmenslizenz (umfasst alle Bereitstellungen innerhalb des Unternehmens)

Lizenzklasse ^[2]

Die Lizenzklasse einer Software typisiert die rechtlichen Voraussetzungen für die Nutzung einer Software. Die folgenden häufigen Beispiele für Lizenzklassen erfordern (sofern nicht anders angegeben) jeweils einen separaten Nachweis:

• Vollversion (keine vorhergehende Version erforderlich)
• Upgrade (setzt das Vorhandensein einer vorhergehenden Vollversion und ggf. einen lückenlosen Nachweis der Upgrade-Berechtigungen aller Zwischenversionen voraus). Für die Lizenzbilanzierung können Upgrade- und Downgrade-Lizenzen nur dann verwendet werden, wenn die durchgängige Lizenzkette von vorhergehender Vollversion über entsprechende Upgrade-Lizenzen wieder eine effektive Volllizenz ergeben. Der Vorgang dieser Lizenzkettenbildung und deren Dokumentation wird auch Assemblierung genannt.
• Update (Fehlerkorrektur oder kleinere Software-Ergänzung, meist als Unterversion oder Hotfix innerhalb einer Version, beim Einsatz eines Update wird kein zusätzlicher Lizenznachweis für die Update-Version erforderlich)
• AddOn (Zusatzkomponente zu einer Software)
• Client Access License ("CAL", Nutzung der Dienste eines Servers)
• Kombinationen und Sonderformen:
  • AddOn-Upgrade (ein AddOn in Form eines Upgrades)
  • CAL-Upgrade (eine CAL in Form eines Upgrades)
  • Cross-Upgrade (in kaufmännischer Hinsicht ähnlich einem Upgrade, bildet technisch aber den Wechsel zu einem anderen Produkt ab)
• Downgrade-Lizenz (berechtigt den Lizenznehmer, eine niedrigere Produktversion als die lizenzierte Version zu nutzen. Beispiel: Eine Microsoft-Windows-Vista-Lizenz (im Rahmen eines EA) berechtigt zur Installation und Nutzung von Microsoft Windows XP. Lizenziert ist Microsoft Windows Vista und Microsoft Windows7, installiert ist Microsoft Windows XP.)

Lizenztyp

In der Literatur wird zuweilen auch zwischen Lizenztypen und Lizenzmetriken unterschieden, wobei sich der Lizenztyp auf die Art der zugrundeliegenden Messgröße bezieht (z. B. Gerät, Nutzer, Zeit, Nutzungsvorgang) und die Lizenzmetrik dann die genaue Form der Messung beschreibt. Diese Begrifflichkeit ist bislang jedoch nicht standardisiert.

Lizenzmetrik ^[3]

Die Lizenzmetrik gibt an, wie der Lizenzbedarf gezählt werden muss:

• pro Installation
• pro benannter Maschine (Lizenz mit festem Bezug auf eine bestimmte Hardware, z. B. OEM-Lizenz)
• pro CI (Configuration Item)
• pro benanntem Anwender
• pro gleichzeitig angemeldeten Anwender (siehe auch Concurrent-User-Lizenzmodell)
• pro Prozessor
• pro Prozessor-Kern
• pro Leistung der Prozessoren (in angegebener Einheit - oft pro MIPS angegeben), die sie Software ausführen dürfen
• pro Standort, an dem die Software eingesetzt wird
• pro Netzwerksegment, in dem die Software eingesetzt wird
• pro Dauer der Nutzung (in angegebener Einheit)
• pro Nutzungs-Vorgang (Pay per Use, Software as a Service)
• pro Session
• pro Datenvolumen (in angegebener Einheit)
• pro genutzter Version aus einer Liste
• pro Zugriffsberechtigung, z. B. Microsoft Client Access Licenses ("CAL")
• pro Gruppe von Funktionen einer Software
• pro eingesetzten Token (siehe auch Token-Based Lizenzmodell)
• u. v. a. m., häufig auch Kombinationen dieser Metriken

Viele Lizenzgeber bieten hier mehrere Varianten zur gleichen Software an, um die Bedürfnisse der Kunden besser zufriedenstellen zu können.

Stufen des Lizenzmanagements

Das Lizenzmanagement teilt sich in folgende Stufen auf:

1. Ermittlung der installierten Software in einer Datenbank (dieser Schritt wird oft auch Softwareinventur und das Ergebnis entsprechend Softwareinventar genannt). Voraussetzung hierfür ist das Bekanntsein der softwarebetreibenden Geräte.
   • Dies erfordert die Identifikation des kaufmännischen Software-Produktes inkl. seiner Version auf Basis der vorgefundenen Merkmale.
   • Dieser Lizenzbedarf muss ggf. durch technisch nicht ermittelbare Zugriffsrechte (Client Access Licenses) ergänzt werden.
2. Ermittlung der vorhandenen Lizenzen in einer Datenbank (dieser Schritt wird oft auch Lizenzinventur und das Ergebnis entsprechend Lizenzinventar genannt)
   • Dies erfordert die Interpretation der vorhandenen Verträge, ggf. auch von Vertragskombinationen unter Berücksichtigung der zum aktuellen Zeitpunkt am Markt verfügbaren Produktversionen.
   • Dabei sind ggf. spezielle Rechte und Pflichten zu berücksichtigen
     • Upgrade-/Downgrade-Rechte
     • Mehrfach-Nutzungsrechte eines Anwenders
     • Melde- oder Registrierungspflichten
3. Compliancecheck (engl. Compliance: Erfüllung): Abgleich des Softwareinventars mit dem Lizenzinventar, also eine Prüfung, ob für die installierte Software auch Lizenzen vorhanden sind (man spricht hier auch von der Erstellung einer Lizenzbilanz).
   • Ergebnis der Prüfung
     • Lizenzüberdeckung oder Überlizenzierung: Es gibt mehr Lizenzen als Software-Bereitstellungen oder -Installationen.
       • Je nach Grad der Überlizenzierung kann dies einen wirtschaftlichen Schaden für das Unternehmen bedeuten.
     • Lizenzunterdeckung oder Unterlizenzierung: Es gibt weniger Lizenzen als Software-Bereitstellungen oder -Installationen.
       • Je nach Lizenzvertrag können dabei bestimmte Stichtage für den Compliancecheck vereinbart sein, außerhalb derer kein Check erforderlich ist. Sind solche Stichtage nicht ausdrücklich vereinbart, ist ein fortlaufender Compliancecheck erforderlich.
       • Jede bei einem erforderlichen Compliancecheck festgestellte oder feststellbare Unterlizenzierung stellt einen Lizenzverstoß dar.

Unterschiedliche Hardware sowie unterschiedliche Betriebssysteme und Netzwerke müssen z. B. bei der Erfassung der installierten Software berücksichtigt werden. Bei der Erfassung der Lizenzen fehlen oft Prozesse, Lizenzen geregelt und strukturiert abzulegen. Verantwortlichkeiten müssen geklärt werden. Bei dem Aufbau der Datenbank spielt vor allem die Abbildung der Organisationsstruktur mit den verschiedenen Ebenen von Geschäftsbereichen und Kostenstellen eine Rolle.

Aufgrund dieser weitgreifenden Anforderungen umfasst Lizenzmanagement meist noch mehr Schritte als die oben genannten:

• Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Prozesse
• Klärung und Vergabe der Verantwortlichkeiten
• Bedarfsplanung und Beschaffung
• Commitment durch das Management (insbesondere Einkauf, IT, Controlling)

Des Weiteren gehört zum Lizenzmanagement eine genaue Betrachtung und Strukturierung der vorhandenen Lizenzen - das Vertragsmanagement. Softwareverträge bieten eine Fülle von Chancen (z. B. Auskunft darüber, bis wann ein Update kostenlos ist), aber auch Risiken für das Unternehmen. Innerhalb des Vertragsmanagements werden diese Daten (in der Regel ebenfalls in eine Datenbank) aufgenommen und somit der allgemeinen Planung zugänglich gemacht.

Abhängig von der Größe eines Unternehmens und der Vielfalt der eingesetzten Softwareprodukte und -versionen kann zur korrekten und wirtschaftlichen Realisierung eines Software-Lizenzmanagements der Einsatz eines speziellen Lizenzmanagement-Werkzeugs erforderlich sein.

Nutzen des Lizenzmanagements

• Schutz der Verantwortlichen vor wirtschaftlichen (offene und verdeckte finanzielle Verluste) und rechtlichen Risiken (Geld- und Gefängnisstrafen).
• Unberechtigte Installationen werden aufgedeckt und können unternehmensintern bereinigt werden, bevor juristische Folgen für das Unternehmen eintreten.
• Nutzer werden durch ordnungsgemäße Lizenznachweise für offiziell vorgenommene Installationen vor disziplinarischen Folgen eventueller Lizenzverstöße geschützt.
• Vor der Ausführung einer externen Bestellung werden zunächst die internen Lizenz-"Reserven" geprüft. Lizenzüberdeckung bzw. -unterdeckung werden hierdurch vermieden.
• Das genaue Wissen über die eigenen Software-Ressourcen bzw. eigentlich der Lizenzressourcen stärkt die Verhandlungsposition mit den Händlern und ermöglicht größere Rabatte.
• Gefälschte Lizenzen und Raubkopien, sowohl bei der Installation als auch bei der Nutzung, fallen eher auf und können den Herstellern gemeldet werden.
• Überwachung des Umgangs mit den Software-Ressourcen auf mögliche Risiken bei jeglichen Firmenverbindungen (z. B. Firmenübernahme, Firmenauflösung, Fusion, etc.)
• Bewusster Umgang mit der Ressource Software führt zu einer bedarfsgerechteren Verteilung der Software.
• Updatemanagement: weniger Probleme, Probleme werden schneller gelöst, weniger interner Supportaufwand.
• Vertragsmanagement: Maximales Ausnutzen der Chancen in den Lizenzen und besserer Schutz vor den Vertragsrisiken.
• Finanz- und steuerrechtliche Aspekte:
  • Nicht nur die Prozesse der Bedarfsplanung, der Beschaffung, Verwaltung der Lizenzen, Datenermittlung und Lizenzbilanzerstellung sind innerhalb einer Gesamtkonzeption eines unternehmensweiten Lizenzmanagements zu beachten und zu konzipieren, sondern auch finanz- und steuerrechtliche Aspekte.
  • So buchen z. B. die wenigsten Unternehmen deinstallierte bzw. verschrottete Software aus ihren Anlagenbeständen aus. Damit wird ein insgesamt höherer Bilanzbestand mitgeführt und versteuert, als tatsächlich vorhanden ist.
  • Darüber hinaus sind steuerrechtliche Aspekte beim Weiterverkauf von Software zu beachten, besonders zwischen verbundenen, jedoch wirtschaftlich eigenständigen Unternehmensteilen. Hier gilt im allgemeinen das „Arms length“ Prinzip:
    • Transaktionen zwischen verbundenen Gesellschaften sind auch für „gebrauchte“ Software so auszugestalten, wie sie unter den Bedingungen des freien Marktes zustande gekommen wären. Es muss also ein gewisser Aufschlag zum Lizenzpreis hinzugerechnet werden.
  • Neben den Steuern sind auch handelsrechtliche Aspekte zu beachten, wenn z. B. größere Lizenzpakete an verbundene Unternehmen ins Ausland verkauft werden. Bei hohen Einfuhrsteuern und zeitraubenden bürokratischen Hürden kann es ratsam sein, Software direkt im Einsatzland zu erwerben oder die Verträge dort abzuschließen.

Werden diese Aspekte frühzeitig mitbedacht oder sind sie zumindest schon im Bewusstsein der Rolleninhaber verankert, kann besser und frühzeitiger auf diese Fragestellungen reagiert werden, und es kann ein u. U. erheblicher Nutzen des Lizenzmanagements für ein Unternehmen erzielt werden.

Literatur

• Jan-Armin Reepmeyer, Frank Bensberg: Lizenzmanagement in lokalen Netzwerken - rechtliche Grundlagen, organisatorische Konzepte, Softwarewerkzeuge. Wirtschaftsinformatik 36. Jg.(6): 591-599 (1994).
• Torsten Groll: 1x1 des Lizenzmanagements. Praxisleitfaden für Lizenzmanager. Hanser Verlag, München 2009, ISBN 978-3-446-41828-8

Siehe auch

• Mehrfachlizenzierung

Einzelnachweise

1. ↑ "1x1 des Lizenzmanagements, S.42"
2. ↑ "1x1 des Lizenzmanagements, S.44"
3. ↑ "1x1 des Lizenzmanagements, ab S.46"