Methode des freien Kopfes

Getting Things Done (kurz GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen.

GTD basiert auf dem Prinzip, dass eine Person ihre anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem notiert und somit den Kopf frei hat für Wichtigeres. Dieses System liefert kontextbezogene Aufgabenlisten für den Alltag. Die Person soll sich somit auf die Erledigung ihrer Aufgaben konzentrieren können, ohne befürchten zu müssen, etwas zu vergessen. Diese Selbstmanagement-Methode soll effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen.

Überblick

GTD - Übersicht

Die GTD-Grundsätze:

1. Sammle alle Tätigkeiten, die erledigt werden müssen, in einem logischen und vertrauenswürdigen System, außerhalb deines Kopfes.
2. Entscheide diszipliniert über jeglichen Input, den du in dein Leben lässt, damit du immer weißt, was der nächste Schritt ist.

GTD trennt Termine und Aufgaben. Termine werden in einem Kalender festgehalten und Aufgaben systematisch auf Kontextlisten geschleust. Der Kalender und die Kontextlisten sind die Hilfsmittel zur Bewältigung des Alltags. Die Bezeichnungen der einzelnen Kontextlisten legt jeder individuell fest. David Allen empfiehlt, sie nach den zur Erledigung der Tätigkeiten notwendigen Ressourcen zu benennen: Geeignete Namen der Kontextlisten sind beispielsweise „Telefon“, „Internet“ oder „Auto“. Bei einer wöchentlichen Durchsicht werden die Kontextlisten überprüft und auf den neuesten Stand gebracht.

Die Einführung von GTD beginnt mit einem vollständigen Zusammentragen aller „losen Enden“. Unter „losen Enden“ versteht David Allen alle Tätigkeiten, Ziele, Projekte, Verpflichtungen, welche im Umfeld oder im Kopf der jeweiligen Person noch unerledigt sind. Alle sogenannten „losen Enden“ werden erfasst, im Eingang gesammelt und in das System eingebunden.

GTD - 5 Phasen der Projektplanung

Alle Elemente des Eingangs, deren Bewältigung aus mehr als einer Tätigkeit besteht, werden als Projekt bezeichnet. Ein Projekt kann also aus zwei, aber auch aus hundert Tätigkeiten bestehen. Zwei Beispiele für ein Projekt im Sinne von GTD wären zum einen „Terminvereinbarung mit Frank in der Bar XYZ“ oder zum anderen „Diplomarbeit“. Das nicht so umfassende Projekt „Terminvereinbarung mit Frank in der Bar XYZ“ besteht aus mindestens 2 Tätigkeiten, nämlich „Frank anrufen“ und „Tischreservierung für 2 Personen in der Bar XYZ“.

Für jedes Projekt muss immer der jeweils nächste machbare Schritt formuliert werden und auf einer der Kontextlisten erscheinen. Dies garantiert, dass kein unbemerkter Stillstand für ein Projekt im System entsteht. Die Tätigkeit „Frank anrufen“ ist der „nächste Schritt“ des Projektes „Terminvereinbarung mit Frank in der Bar XYZ“ und würde im obigen Beispiel der Kontextliste „Telefon“ zugeordnet.

Bei der Bewältigung der Tätigkeiten sollte die „2-Minuten-Regel“ berücksichtigt werden: „Dauert eine Tätigkeit weniger als 2 Minuten, sollte sie umgehend erledigt werden“.

Projekte, bei denen erst in Zukunft eine Tätigkeit möglich ist, werden in einem Wiedervorlage-System, z. B. einer Wiedervorlage-Mappe, verankert (Tickler File).

Projekte oder Tätigkeiten, denen man im Augenblick bewusst nicht nachgeht, die aber interessante Projekte in Zukunft sein könnten, werden als „Vielleicht/Irgendwann“ kategorisiert und als Ideen aufbewahrt.

Die Pflege des Systems erfolgt mittels einer wöchentlichen Durchsicht. Hier werden die Termine des Kalenders geprüft, Erinnerungen in den Kalender geschrieben, der Fortschritt der Projekte begutachtet und neue notwendige Tätigkeiten ins System eingespeist.

Das GTD-System wird durch Listen (nicht zu verwechseln mit den oben erklärten „Kontextlisten“) ergänzt. Hier kann beispielsweise eine Liste mit langfristigen Zielen erstellt werden. Bei der Wochendurchsicht wird geprüft, ob alle hinzugekommenen Projekte mit den eigenen langfristigen Zielen im Einklang stehen. Es wäre auch eine Liste mit routinemäßigen Tätigkeiten denkbar, wie zum Beispiel „Büropost zum Sammelkorb bringen“ oder „Eintrag ins Fahrtenbuch schreiben“.

GTD stellt den Anspruch, den gesamten Alltag einer Person zu erfassen.

Prinzipien

GTD-Arbeitsablauf

Erfassen

Trage alles zusammen und lege es in den „Eingang“ (ähnlich wie ein Posteingang, meist in Form eines Korbes). Das Füllen des Eingangs dauert beim ersten Mal mehrere Tage. Später wird der Korb fortlaufend gefüllt und täglich geleert. Es kann mehrere Eingangskörbe geben (z. B. auch elektronische wie E-Mail-Eingang, Mailbox). Die Zahl der Eingangskörbe sollte möglichst niedrig, beziehungsweise gerade so hoch wie notwendig gehalten werden.

Durcharbeiten

Hier werden die Elemente des Eingangs durch das System geschleust. Beim Durcharbeiten muss man sich unter anderem folgende Fragen stellen, welche zur korrekten Einordnung der Elemente im System führen:

• Worum handelt es sich?
• Kann jetzt etwas unternommen werden?
• Was ist der nächste Schritt?
• Wie lange dauert diese Tätigkeit?
• Erledige ich die Tätigkeit selbst?

Beim Durcharbeiten gibt es folgende Richtlinien:

• Fang oben im Eingangskorb an
• Schleuse immer nur ein Element durchs System
• Lege ein Element nie in den Eingangskorb zurück

falls eine Handlung erforderlich ist,

• führe sie sofort durch, wenn sie weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt
• delegiere sie
• verschiebe sie als „nächsten Schritt“ auf eine der Kontextlisten

falls keine Handlung erforderlich ist,

• archiviere es als Referenzmaterial
• wirf es in den Müll
• kennzeichne es als „Vielleicht/Irgendwann“

Organisieren

David Allen gibt verschiedene Kategorien für die Zwischenlagerung der Elemente des Eingangs nach dem Durcharbeiten vor:

Nächste Schritte

Diese Elemente werden zu den Kontextlisten transportiert.

Projekte

Ein Element des Eingangs, welches zur Vollendung mehr als eine Tätigkeit erfordert. Formuliere für jedes Projekt immer einen „nächsten Schritt“, eine „Erinnerung“ im Kalender, oder ein „Warten auf“, damit ein Projekt nicht unbemerkt im System existieren kann.

Warten auf

Tätigkeiten, die an jemanden delegiert wurden.

Vielleicht/Irgendwann

Ideen, die vielleicht (also noch nicht entschieden) irgendwann (also ohne benennbaren Zeitpunkt) zu Projekten werden können. Beim Wochenrückblick werden aktuell gewordene in Projekte verwandelt, uninteressant gewordene entfernt.

Terminkalender

Der Terminkalender bildet den harten Zeitrahmen. Hier stehen nur Termine und Aktivitäten, die ausschließlich zu einem bestimmten Zeitpunkt/Zeitfenster möglich oder durchzuführen sind (z. B. bereits vereinbarte Besprechungen mit anderen Personen, gebuchte Reisetermine). Alles, was „sobald wie möglich“ erledigt werden soll, steht auf den Kontextlisten und nicht im Terminkalender. Hinweise auf Artikel zur Wiedervorlage aus den „Vielleicht/Irgendwann“- oder „Warten auf…“-Listen dürfen auch im Kalender notiert werden.

Referenzmaterial

Diese Kategorie enthält das Begleitmaterial für die tägliche Arbeit und kann individuell gestaltet werden. Das Referenzmaterial kann gleichzeitig als Archiv dienen oder nur Begleitmaterial zu aktuellen Projekten enthalten. Bei der materiellen Umsetzung dieser Kategorie gibt es ebenfalls mehrere Möglichkeiten, wie zum Beispiel Hängeregister, Rollschränke, Karteikästen oder Wiedervorlagemappen. Wie man diese Kategorie auch realisiert, es muss Spaß machen, Dinge dort abzulegen oder zu entnehmen und somit ist es jedem selbst überlassen, welche Möglichkeit man in Betracht zieht. Das Ablegen sollte allerdings möglichst einfach und schnell möglich sein ("2-Minuten-Regel"), damit sich kein Stapel mit abzulegenden Dingen bildet.

Durchsicht/Kontrolle

Ein Blick auf die Kontextlisten und in den Terminkalender erfolgt mindestens einmal täglich. Einmal in der Woche erfolgt die Wochendurchsicht. Es werden die Termine geprüft, die erfolgreich abgeschlossenen Tätigkeiten aus dem System genommen, mindestens ein nächster Schritt für jedes aktuelle Projekt festgelegt, der Eingangskorb ins System eingepflegt und neue Ziele und Projekte definiert und ebenfalls eingespeist.

Erledigen

Erledigung der nächsten Schritte, die auf der passenden Kontextliste aufgeführt sind. Die Sinnhaftigkeit des Systems kann man erkennen, wenn der Großteil der Zeit mit dem Erledigen verbracht werden kann.

Techniken und Werkzeuge

Grundsätzlich ist für die Anwendung von GTD kein Computer notwendig. Im englischsprachigen Raum sind besonders beliebte Materialien zur Umsetzung von GTD das Moleskine-Notizbuch, der Hipster PDA und der Karteikasten „43folders“.

Jedoch kann die Umsetzung mit Computerunterstützung erleichtert werden.

Zum einen ist eine Umsetzung mit vorhandener Software, z. B. mit PIM oder ähnlichem möglich. Andererseits gibt es inzwischen einige auf diese Arbeitsweise zugeschnittene Programme.

Eine unvollständige Liste:

Name	Plattform	Anmerkungen / Vollständigkeit	Lizenz
Airset	WWW
Backpack	WWW
d3	TiddlyWiki	Browserbasiert (auch offline)	Open Source
ExtGTD 1.0b	WWW	Ein kostenloses und einfach gehaltenes GTD-Online-Tool in deutscher Sprache. In der desktopähnlichen Anwendung lassen sich Tabelleninhalte, wie in Excel, durch einen Doppelklick in eine Zelle bearbeiten.
Chandler	Windows, Linux, Mac OS X, Online Service	Ein kostenloses und sehr gutes GTD Tool. Listen heißen Collections und Items können als Notes, Mail oder Calendereintrag verwendet werden. Siehe Chandler (PIM)	OpenSource, frei, Server ist auch für Eigeninstallation verfügbar
Coutdown	Windows, Linux, Mac OS X	Addon für den E-Mail-Client Thunderbird	Open Source
GTD-Matic	Windows	Bietet eine Inbox, ein Memofeld, die strukturierte Verwaltung von Projekten und Kontextlisten nach dem GTD-Prinzip sowie eine Kalenderansicht.	frei
gtd-php	WWW	Mehrere Kontexte pro „nächstem Schritt“ ermöglichen Matrix-Auswahl und Filtern nach Ressource und Kontext gleichzeitig. Ab V. 0.8 multiuserfähig. Demoumgebung	Open Source
iGTD	Mac OS X
Jello Dashboard	Javascript und HTML	funktioniert mit Outlook, kann in Outlook integriert oder als Standalone-Version betrieben werden.	frei
kGTD	Mac OS X	Sammlung von Skripten für den OmniOutliner
Midnight Inbox	Mac OS X
MonkeyGTD 3.0	TiddlyWiki	Browserbasiert (auch offline)	Open Source
MyActivities	WWW	Verwaltung von Miniprojekten/Aktivitäten in kleinen Gruppen (Soziale Kollaboration). MyActivities verfolgt den GTD Ansatz. Verschiedene Tools wie Todo-Liste, Writeboard, Messages/Forum und Fileverwaltung ermöglichen schnelles arbeiten.
MyLifeOrganized	Windows
OmniFocus	Mac OS X, iPhone
RTM	WWW	Online-GTD-Tool (Grundversion kostenlos) mit Sync-Möglichkeiten, Tagging, Veröffentlichungsmöglichkeiten uvm. (auf der WWDC ausgezeichnet)
Simplegtd	WWW
Things	Mac OS X, iPhone	Einfache Synchronisierung mit iPhone, TAGs, Zuständigkeitsbereiche, ästhetische Umsetzung für einfaches Handling
ThinkingRock	Java	Ab 2.0 sehr vollständige Umsetzung. Erweiterter Workflow für eingehende Aufgaben. Filtern/Sortieren nach allen GTD-Kriterien. Terminplanungsfunktionalität. Projektvorlagen.	CDDL
Toodledo	WWW	Online-Todoliste mit vielen AJAX-Features und Collobaration-Features	kostenlos (kostenpflichtig mit erweiterten Features)
Trog Bar	Windows	benötigt Outlook
Tracks	WWW		Open Source

Literatur

• David Allen: Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag. Piper 2004, ISBN 978-3-492-24060-4
• David Allen: So kriege ich alles in den Griff. Selbstmanagement im Alltag. Piper 2008, ISBN 978-3-492-25191-4

Weblinks

• GTD-Grundlagen-Artikelserie
• Interessanter Knol-Artikel über GTD auf Deutsch
• Vergleich von GTD Software (englisch)